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La maggior parte dei proprietari di piccole imprese e degli imprenditori individuali scrivono ogni e-mail partendo da zero. È un istinto comprensibile: il tocco personale è ciò che attira i clienti e li fa tornare. Le ore che dedichi alle e-mail sottraggono tempo alla crescita della tua attività. E quando ti ritrovi a scrivere da zero ogni messaggio, è più difficile essere coerenti e tenere traccia dei dettagli importanti.
I modelli di e-mail professionali ti fanno risparmiare tempo e ti aiutano a mantenere il tuo stile. Che tu stia contattando potenziali clienti, dando seguito a riunioni o confermando ordini, il modello giusto comunica il tuo messaggio in modo chiaro ed efficace. Questa guida include modelli per situazioni aziendali comuni, con suggerimenti per personalizzarli in base alle tue esigenze specifiche.
L'importanza dei modelli di e-mail professionali
Le e-mail mostrano ai clienti il lato umano della tua attività. Avere modelli pronti all'uso per situazioni comuni aiuta in diversi modi.
Risparmia tempo. I modelli danno un punto di partenza per poter rispondere rapidamente senza compromettere la qualità.
Mantieni il tuo branding coerente. I modelli aiutano a mantenere lo stesso tono in tutte le e-mail, rendendo più riconoscibile l'identità del brand.
Riduci gli errori. I modelli già scritti e modificati evitano errori di battitura o messaggi poco chiari che possono far apparire poco professionale.
Ottieni risposte migliori. Le e-mail chiare e mirate hanno maggiori probabilità di ottenere i risultati che desideri, che si tratti di programmare una riunione, confermare una vendita o ottenere informazioni.
Riduci lo stress. Sapere cosa dire in ogni situazione facilita la comunicazione e dà più spazio mentale per altre parti della tua attività.
Quando progettati con cura, i modelli di e-mail aziendali costruiscono fiducia, dimostrano professionalità e fanno avanzare le relazioni commerciali.
11 modelli e-mail essenziali per piccole imprese
Questi modelli coprono le situazioni aziendali più comuni che potresti incontrare. Ricordati di adattarli in base al tono del tuo brand e alle tue esigenze specifiche. È importante essere professionali, ma con i clienti potresti usare un tono più informale rispetto a quello di partenza indicato di seguito. Una volta trovata una versione che ti piace, salva una copia o automatizza i messaggi più comuni per rendere l'invio delle e-mail più veloce e semplice.
1. Contatto o presentazione a freddo
Quando usarlo: quando ci si rivolge per la prima volta a un potenziale cliente, partner o contatto di networking
Oggetto: [Nome del contatto comune] mi ha suggerito di contattarti OPPURE Domanda veloce su [argomento specifico]
Salve [Nome]
[Contatto comune] mi ha informato che potresti avere interesse a discutere di [argomento/servizio/collaborazione].
Sono [Il tuo nome] di [La tua azienda]. Aiutiamo [descrizione del cliente ideale] con [vantaggio chiave del tuo servizio].
Ho notato [qualcosa di specifico sulla loro attività] e ho pensato che potremmo avere un'opportunità di collaborazione.
Avresti tempo per una telefonata di 15 minuti la prossima settimana? Sono disponibile nelle seguenti fasce orarie: [fornisci 2-3 opzioni specifiche].
Non vedo l'ora di conoscerti,
[Tuo nome]
[Tuo titolo]
[Tua azienda]
[Numero di telefono]
[Sito web]
[Profilo LinkedIn]
Perché funziona: inviare questa e-mail dimostra attenzione e preparazione, non è un semplice messaggio di massa. Dimostra la tua credibilità e dimostra che hai fatto delle ricerche, inoltre menzionare qualcosa di specifico sull'attività del destinatario lo fa sentire apprezzato.
Scopri altri consigli per trovare clienti con l'approccio a freddo
2. Benvenuto od onboarding
Quando usarlo: dopo che qualcuno diventa cliente, acquirente o abbonato
Oggetto: Ti diamo il benvenuto in [La tua azienda]! Iniziamo
Salve [Nome],
grazie per aver scelto [il tuo prodotto composto da servizi]. Siamo felici che tu sia qui.
Ecco cosa puoi aspettarti:
[Primo passo nel processo di onboarding]
[Secondo passo ]
[Terzo passo]
Ecco alcune risorse utili per iniziare:
[Link alle FAQ]
[Link alla guida relativa]
In caso di domande, rispondi a questa e-mail o contatta il nostro team di assistenza all'indirizzo [e-mail di assistenza].
Non vediamo l'ora di lavorare con te!
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[La tua azienda]
Perché funziona: questo modello stabilisce aspettative chiare e fornisce un valore immediato, aiutando i nuovi clienti a sentirsi supportati fin dal primo giorno. Riduce l'incertezza che le persone spesso provano dopo aver effettuato un acquisto o un impegno. Includi solo le informazioni più essenziali per evitare di sovraccaricare nuovi clienti.
Scopri altri esempi di e-mail di onboarding dei clienti
3. Promemoria
Promemoria per gli appuntamenti
Quando usarlo: alcuni giorni prima degli appuntamenti programmati per ridurre le assenze
Oggetto: Promemoria: l'appuntamento il [Data] alle [Orario]
Salve [Nome],
questo è un promemoria sul tuo prossimo appuntamento:
Data: [Data]
Ora: [Ora]
Luogo: [Luogo o link alla riunione virtuale]
Scopo: [Breve descrizione]
[Includere eventuali istruzioni o materiali di preparazione che dovresti portare/recensire]
Se hai bisogno di riprogrammare, fammi sapere con almeno 24 ore di anticipo rispondendo a questa e-mail o chiamando al [numero di telefono].
Mi auguro di vederti presto e fammi sapere se hai qualche domanda.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[La tua azienda]
Promemoria di pagamento
Quando usarlo: Due o tre giorni prima della data di scadenza
Oggetto: Sollecito di pagamento per fattura #[Numero]
Salve [Nome]!
Ti ricordiamo che la fattura n. [Numero] per un importo di [importo] deve essere pagata entro il [data di scadenza].
Puoi pagare tramite uno di questi metodi:
[Metodo di pagamento uno]
[Metodo di pagamento due]
[Metodo di pagamento tre]
Ho allegato una copia della fattura. Se hai già inviato il pagamento, ignora questo messaggio.
In caso di domande, non esitare a contattarmi.
Grazie,
[Il tuo nome]
[La tua azienda]
Perché funziona: questi modelli sono diretti ma gentili, fornendo tutte le informazioni necessarie senza sembrare esigenti. Nei promemoria degli appuntamenti, includi solo i dettagli rilevanti per la riunione specifica.
Scopri come utilizzare i promemoria di testo per ridurre le assenze
4. Grazie
Quando usarlo: dopo riunioni, acquisti o aver ricevuto assistenza
Oggetto: Grazie per [azione specifica]
Salve [Nome],
Grazie per [azione specifica].
[Includi una o due frasi con dettagli specifici sul perché hai apprezzato la sua azione e il suo impatto positivo]
[Menziona i passaggi successivi o come pensi di proseguire]
Grazie ancora per il tuo [supporto/collaborazione/tempo]. Non vedo l'ora di continuare questa collaborazione in futuro.Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[La tua azienda]
Perché funziona: mostrare gratitudine rafforza le relazioni professionali e dimostra attenzione ai dettagli. Questo semplice messaggio fa sentire le persone apprezzate e ricordate, soprattutto se lo invii poco dopo l'interazione. Includi sempre dettagli specifici su ciò per cui le ringrazi. Sii breve ma cordiale.
5. Follow-up
Follow-up della riunione
Quando usarlo:il prima possibile dopo le riunioni e gli eventi di networking
Oggetto: Follow-up del nostro incontro del [Data]
Ciao [Nome],
Grazie per aver trovato il tempo di incontrarmi [oggi/ieri/in data]. Mi è piaciuto molto discutere [breve menzione dell'argomento] e saperne di più su [qualcosa di specifico dalla conversazione].
Come promesso, ecco [risorsa menzionata nell'incontro]:
[Link o allegato]
[Ulteriori informazioni, se necessario]
I prossimi passi di cui abbiamo discusso sono:
[Punto d'azione uno] entro [scadenza]
[Punto d'azione due] entro [scadenza]
In caso di domande, non esitare a chiedere.
In attesa di [prossima interazione],
[Il tuo nome]
[La tua azienda]
Nessuna risposta di follow-up
Quando usarlo: almeno tre o cinque giorni lavorativi dopo il primo messaggio
Oggetto: Follow-up su [oggetto dell'e-mail precedente]
Salve [Nome],
Spero che stia bene. Volevo fare un follow-up sulla mia precedente e-mail riguardo a [breve promemoria dell'argomento].
Mi rendo conto che hai impegni, quindi sto verificando se hai avuto modo di prendere in considerazione [la domanda o la proposta specifica].
Ecco i punti chiave:
[Breve riepilogo del punto principale uno]
[Breve riassunto del secondo punto principale]
Potresti fornire un feedback o farmi sapere se hai bisogno di ulteriori informazioni?
Grazie per il tempo,
[Il tuo nome]
[La tua azienda]
Perché funziona: questi modelli rafforzano le relazioni professionali registrando gli accordi e fornendo valore dopo l'interazione. Dimostra che stavi ascoltando e che sei affidabile. Per i follow-up delle riunioni, invia il messaggio entro 24 ore, mentre la conversazione è ancora fresca. Per i follow-up successivi alla mancata risposta, mantieni breve il messaggio, inserendo solo una domanda chiara o un Call-to-Action.
6. Conferma
Quando usarlo: dopo aver ricevuto ordini, registrazioni o completato transazioni
Oggetto: Conferma: Il tuo [ordine/registrazione/appuntamento] con [La tua azienda]
Ciao [Nome],
Grazie per [ordine/registrazione/appuntamento] con [La tua azienda].
Ecco una conferma dei tuoi dati:
[Ordine/Registrazione/Appuntamento] #: [Numero di riferimento]
Data: [Data]
[Includi altri dettagli rilevanti come i prodotti ordinati, l'orario dell'appuntamento o le informazioni sull'evento]
[Se applicabile: passaggi successivi o cosa possono aspettarsi]
Se hai domande o hai bisogno di modifiche, contattaci all'indirizzo [informazioni di contatto].
Grazie per aver scelto [La tua azienda].
[Il tuo nome]
[La tua azienda]
Perché funziona: le e-mail di conferma offrono tranquillità e riducono le domande di supporto. I tuoi clienti si sentono più tranquilli quando hanno una prova scritta dei dettagli importanti. Ricordati sempre di mettere i numeri di riferimento e le info più importanti specifiche per il tipo di conferma, tipo le informazioni sulla spedizione e le date di consegna previste per gli ordini fatti online.
Ottieni altri esempi di e-mail di conferma
7. Fattura
Quando usarlo: Quando richiedi il pagamento di prodotti o servizi
Oggetto: Fattura #[Numero] da [La tua azienda]
Salve [Nome],
in allegato trovi la fattura n. [Numero] per [breve descrizione dei prodotti/servizi] per un importo di [importo totale].
Riepilogo fattura:
Fattura #: [Numero]
Data di emissione: [Data]
Data di scadenza: [Data]
Importo da pagare: [Importo]
Il pagamento può essere effettuato tramite:
[Metodo di pagamento uno]
[Metodo di pagamento due]
[Metodo di pagamento tre]
In caso di domande su questa fattura, non esitare a contattarmi.
Grazie,
[Il tuo nome]
[La tua azienda]
Perché funziona: questo modello è chiaro e professionale pur mantenendo un tono amichevole. Fornisce tutte le informazioni essenziali in primo piano, in modo che i clienti possano capire facilmente cosa pagano e come. Allega sempre il documento di fattura effettivo con tutti i dettagli e rendi il processo di pagamento il più semplice possibile.
Scopri di più sulle migliori pratiche di fatturazione
8. Richiesta di recensione o testimonianza
Quando usarlo: dopo aver completato un progetto o consegnato un prodotto o servizio
Oggetto: Ci piacerebbe ricevere il tuo feedback sulla tua recente esperienza
Ciao [Nome],
Come trovi [il prodotto o il servizio che hai fornito]?
Il tuo feedback ci aiuta a migliorare il nostro [tipo di servizio o prodotto]. Potresti condividere la tua esperienza con una rapida recensione? Ci vogliono solo due minuti.
Puoi lasciare la tua recensione qui: [Link alla piattaforma di recensioni o al modulo per le testimonianze]
Grazie per il tuo supporto e per aver scelto i nostri prodotti.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[La tua azienda]
Perché funziona: questo modello rende la richiesta semplice e specifica, spiegando perché le recensioni sono importanti senza essere invadenti. Mandalo quando pensi che i clienti siano più soddisfatti (di solito da tre a sette giorni dopo la consegna dei prodotti o quando finisci un servizio).
Scopri di più sulla raccolta di recensioni dai clienti
9. Promozione o sconto
Quando usarlo: quando si offrono offerte speciali a clienti o abbonati esistenti
Oggetto: Offerta speciale per [certa categoria di clienti]: [Breve descrizione dell'offerta, come "Risparmia 50 EUR su qualsiasi acquisto"]
Ciao [Nome],
volevo informarti di un'offerta speciale che abbiamo creato per te:
[Descrizione chiara dell'offerta, dello sconto o della promozione]
Per utilizzare questa offerta:
[Fase uno: "Usa il codice LOYALTY20 al pagamento"]
[Fase due]
Questa offerta scade il [data di scadenza].
Grazie per aver scelto [La tua azienda].
Migliori saluti
[Il tuo nome]
[La tua azienda]
[P.S. Aggiungere eventuali termini e condizioni se necessario]
Perché funziona: questo modello crea un senso di esclusività che motiva l'azione. Le persone reagiscono bene quando si sentono scelte apposta per un'offerta. Dare una scadenza chiara fa aumentare il coinvolgimento, e mettere in evidenza il valore in euro dello sconto (tipo “Risparmia 50 €”) spesso funziona meglio degli sconti in percentuale per gli articoli più costosi.
Scopri come sviluppare una strategia di sconti per la tua attività
10. Risposta del servizio clienti
Quando usarlo: quando si affrontano domande, problemi o reclami dei clienti
Oggetto: in merito a [domanda o feedback] su [problema specifico]
Salve [Nome],
grazie per aver contattato [breve descrizione del problema o della domanda]. Grazie per avercelo segnalato.
[Esprimi sincera comprensione ed empatia per la loro situazione]
[Fornisci una risposta diretta alla loro domanda o una spiegazione di come affrontiamo il loro problema]
Ecco come risolviamo questo problema:
[Step 1]
[Fase due]
[Step 3]
In caso di altre domande, non esitare a contattarmi direttamente. Sono qui per aiutarti.
Grazie per la pazienza.
Cordiali saluti
[Il tuo nome]
[La tua posizione]
[La tua azienda]
[Informazioni di contatto]
Perché funziona: questo modello trasforma le preoccupazioni dei clienti in opportunità, riconoscendo i sentimenti e offrendo soluzioni chiare. Rispondi entro 24 ore e concentrati sulla risoluzione del problema piuttosto che spiegare cosa è andato storto. Per questioni complesse, fornisci passaggi chiari e attuabili invece di lunghe spiegazioni.
11. Carrello abbandonato
Quando usarlo: quando i clienti aggiungono articoli al carrello online ma se ne vanno senza completare l'acquisto
Oggetto: Hai dimenticato qualcosa? Il tuo carrello ti aspetta
Salve [Nome],
abbiamo notato che hai lasciato alcuni articoli nel carrello: [Nome del prodotto] - [Breve descrizione o prezzo]
I tuoi articoli sono stati salvati e sono pronti per essere acquistati quando vuoi.
[Facoltativo: includi una foto dell'articolo]
Per rendere tutto più facile, ecco un'offerta speciale per te: [codice sconto] per uno sconto del 10% sul tuo ordine (valido per le prossime 48 ore).
Clicca qui sotto per tornare al carrello:
[Pulsante: Completa l'acquisto]
Se hai domande o hai bisogno di aiuto con il tuo ordine, rispondi a questa e-mail o contattaci all'indirizzo [informazioni di contatto].
Buon shopping!
[Il tuo nome]
[La tua azienda]
Perché funziona: questo modello ricorda gentilmente ai clienti gli articoli a cui erano interessati, facilitando al contempo il processo di acquisto. Per ottenere risultati ottimali, invialo entro 24 ore dall'abbandono del carrello. Personalizzalo con dettagli e immagini dei prodotti e valuta la possibilità di offrire un incentivo, come uno sconto a tempo limitato o la spedizione gratuita.
Scopri di più sulle e-mail per i carrelli abbandonati
Migliori pratiche per le e-mail aziendali
Oltre a utilizzare i modelli, segui questi suggerimenti per rendere le e-mail aziendali più efficaci e risparmiare tempo.
Personalizza il contenuto. I modelli offrono una struttura, ma è sempre meglio personalizzare i dettagli chiave per ogni destinatario. Usa il loro nome, fai riferimento alla vostra ultima conversazione e adatta il tono in base al vostro rapporto. Questo piccolo sforzo fa sentire le persone apprezzate e ti aiuta a ottenere più risposte.
Automatizza in modo strategico. Imposta sequenze di e-mail automatizzate per le comunicazioni di routine, come e-mail di benvenuto, conferme degli ordini e promemoria degli appuntamenti. In questo modo, la tua attività funziona senza intoppi e hai il tempo di dedicarti a interazioni più personalizzate.
Scrivi righe dell'oggetto che le persone vogliono aprire. L’oggetto della e-mail determina se viene letta. Rendilo specifico, pertinente e interessante senza usare tattiche clickbait. Aggiungere il nome del destinatario o parlare della vostra ultima conversazione può alzare le probabilità che l'e-mail venga aperta.
Progetta per la leggibilità. Usa paragrafi brevi, molto spazio bianco e un tipo di carattere pulito e professionale nel design della e-mail. Formatta le informazioni importanti con grassetto o punti elenco per farle risaltare.
Sii breve. Rispetta il tempo del destinatario arrivando subito al punto. Cerca di scrivere al massimo tre o cinque paragrafi brevi, utilizzando elenchi puntati per suddividere il testo quando opportuno.
Includi un chiaro passo successivo. Ogni e-mail aziendale dovrebbe contenere un Call-to-Action. Fai capire chiaramente al destinatario cosa vuoi che faccia dopo, che sia rispondere, cliccare su un link o prendere una decisione.
Correggi le bozze prima di inviarle. Gli errori minano la professionalità. Correggi sempre le e-mail prima di inviarle o utilizza uno strumento di correzione per individuare gli errori.
Esegui il test su tutti i dispositivi. Assicurati che le tue e-mail siano ben fatte e che i link funzionino bene sia su computer che su dispositivi mobili, perché tantissime persone leggono le e-mail sul cellulare.
Firma in modo appropriato. Scegli firme e-mail che corrispondano alla relazione e al contesto. Le chiusure professionali come "Cordiali saluti", "Distinti saluti" o "Grazie" funzionano bene in contesti aziendali.
Segui attentamente la situazione. Se non ricevi risposta, invia un paio di promemoria cortesi anziché presumere il peggio o inviare più messaggi di follow-up troppo rapidamente.
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