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7 Procedure consigliate ed esempi di fatturazione

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Ogni interazione con i clienti è un'opportunità per rafforzare il proprio rapporto con loro, e il processo di pagamento non è da meno. Un processo di pagamento fluido e chiaro ti fa apparire professionale e lascia un'impressione positiva a chiunque lavori con te. 

Oltre alle informazioni di base che ogni fattura dovrebbe contenere, come i servizi forniti e i dati del cliente, esistono dei modi per migliorare l'esperienza dei clienti e semplificare il flusso di lavoro. Ecco sette procedure consigliate ed esempi di fatture per iniziare.

1. Usa un design chiaro

Sebbene la fattura debba essere possibilmente adattata alla tua azienda e al tuo marchio, è importante dare priorità alle informazioni principali da trasmettere al cliente. Quando inserisci i tipi di caratteri o i colori del tuo marchio, assicurati che sia comunque facile trovare e leggere informazioni importanti come i termini di pagamento e i prezzi.

Un modo semplice per personalizzare una fattura mantenendo un design pulito consiste nell'aggiungere il proprio logo alle fatture. In questo modo, avrai una fattura personalizzata per il tuo marchio senza sacrificare la chiarezza.

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2. Creare fatture dettagliate e accurate

Inserisci nella fattura tutto ciò che i tuoi clienti potrebbero aver bisogno di sapere per ridurre al minimo la confusione e limitare il numero di domande a cui dovrai rispondere durante l'elaborazione delle fatture. La fattura deve indicare chiaramente le seguenti informazioni (o contenere link che rimandino alle stesse):

  • Nome e recapiti del cliente

  • Nome e recapiti della tua azienda

  • Numero di fattura

  • Data di emissione della fattura

  • Servizi forniti al cliente

  • Prezzo, dettagliato per ogni servizio

  • Eventuali imposte, costi aggiuntivi o sconti

  • Importo totale dovuto

  • Termini di pagamento

  • Data di scadenza del pagamento

  • Politiche per ritardo o mancato pagamento

Inserendo questi dettagli ben leggibili nella fattura, definirai delle chiare aspettative tra te e il cliente. Inoltre, la presenza di informazioni e istruzioni chiare ti permetterà di ricevere il pagamento più facilmente.

Consigli per definire il costo dei propri servizi

3. Invia le fatture in modo tempestivo

È meglio inviare le fatture ai clienti subito dopo l'incontro o la consegna dei servizi. Questo ti permette di ricevere i pagamenti più velocemente e di inserire subito la fattura nella loro lista di cose da fare, mentre sei ancora in cima ai loro pensieri.

Cerca anche di inviare la fattura con largo anticipo rispetto alla data di scadenza del pagamento. A seconda della prassi del tuo settore, assicurati che i clienti abbiano un lasso di tempo ragionevole per farti pervenire un pagamento. In alcuni settori sono comuni da pochi giorni a una settimana, mentre per altri settori o per i clienti aziendali la tempistica tipica è di 30 giorni.

4. Agevola il pagamento

Delle opzioni di pagamento semplici e familiari offrono ai tuoi clienti flessibilità e li aiutano a sentirsi sicuri riguardo alla protezione delle loro informazioni di pagamento. Collega il tuo strumento di fatturazione a un elaboratore di pagamento comune, come Stripe, PayPal o Square, oppure offri altre opzioni di pagamento digitale. 

Se incontri clienti di persona, puoi proporre pagamenti in loco con un lettore di carte di credito o tramite un collegamento mobile sicuro. Se il tuo elaboratore di pagamento richiede meno informazioni per completare l'acquisto, sarà più facile e veloce per i clienti pagare la tua fattura.

5. Definisci politiche di pagamento chiare

Politiche chiare e facilmente applicabili stabiliscono le aspettative per i clienti e proteggono il tuo tempo e il tuo flusso di cassa come titolare di una piccola impresa.Le fatture devono includere dettagli riguardo a:

  • Modalità di pagamento

  • Metodi di pagamento accettati 

  • Sanzioni per ritardo o mancato pagamento

  • Commissioni per cancellazione o mancata presenza

  • Pagamenti successivi, se si addebita un acconto o un importo rateizzato

  • Modalità di contatto in caso di domande o dubbi

Fai presente i tuoi termini di pagamento ogni volta che si presenta un problema. Il fatto di averli scritti dovrebbe semplificare ogni potenziale domanda o problema nel processo di fatturazione. I tuoi termini hanno valore solo se li fai rispettare.

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6. Automatizza la operazioni di fatturazione e invio di ricevute

Un valido strumento di pianificazione può automatizzare il processo di fatturazione e farti risparmiare il tempo speso a monitorare e inviare manualmente i documenti di ogni pagamento. Squarespace ti permette di inviare le fatture e tenerne traccia, inoltre, può aiutarti a gestire i promemoria e le ricevute di pagamento. 

Se utilizzi anche Acuity Scheduling per gestire il tuoi calendario, puoi automatizzare anche la gestione degli appuntamenti. Puoi impostare la tua disponibilità e consentire ai clienti di fissare, riprogrammare o cancellare i loro appuntamenti. Acuity invia automaticamente e-mail per confermare le prenotazioni e le modifiche degli appuntamenti e per ricordare ai clienti le prenotazioni successive.

Puoi sempre visualizzare e gestire le fatture online se desideri gestirle personalmente, e il tuo software di fatturazione può occuparsi di tutto il resto.

7. Connettiti con i tuoi clienti

L'intero processo di fatturazione e pagamento è una pratica comune del servizio e dell'assistenza ai clienti, tuttavia l'aggiunta di un tocco personale può contribuire a fidelizzare i clienti. Potrebbe essere la semplice aggiunta di un piccolo messaggio di ringraziamento in ogni fattura. Oppure considera la possibilità di inserire un codice sconto nelle fatture dopo un certo numero di incontri.

Anche se le fatture sono automatizzate, un messaggio di ringraziamento per i clienti e l'invito a contattarti per domande o per lasciare una recensione sulla tua azienda aggiunge un po' di calore a una comunicazione altrimenti transazionale. 

Esempio di fattura per i clienti

Se utilizzi un software di fatturazione, dovresti avere già dei modelli che ti aiutano a creare una fattura professionale inserendo i dati principali del tuo cliente. È comunque sempre utile avere un punto di riferimento per vedere come altri imprenditori gestiscono la propria attività fatturazione. Ecco un esempio che puoi consultare e personalizzare in base alle tue esigenze.

Tieni presente che questi esempi sono solo a scopo didattico e non devono essere considerati come consigli legali o finanziari.

Questa fattura riporta chiaramente:

  • Nome e recapiti dell'azienda

  • Recapiti del cliente

  • Numero di fattura

  • Data della fattura e data di scadenza

  • Servizi e prezzi dettagliati, compresa l'imposta sulle vendite

Il titolare dell'azienda ha aggiunto anche un messaggio personale in cima alla fattura. Con una fattura digitale, è possibile includere qualsiasi informazione aggiuntiva sui metodi e sulle politiche di pagamento nel testo della notifica e-mail che viene inviata ai clienti o inserire un link alle informazioni sul proprio sito web.

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