5 esempi di e-mail per l'onboarding dei clienti per la tua piccola impresa

L'onboarding dei clienti è un sistema utilizzato per:

• Accogli nuovi clienti con cui instaurare una relazione d'affari.

• Definisci il modo in cui trascorrerete il vostro tempo insieme.

• Raccogliere informazioni aggiuntive prima dell'appuntamento o della lezione.

• Aiutare i clienti a sentirsi informati e seguiti.

Una efficace esperienza di onboarding per i nuovi clienti è un aspetto importante per mantenere e far crescere un'azienda di successo. Essendo una delle prime comunicazioni che i nuovi clienti intrattengono con te, le e-mail di onboarding possono offrire loro un'esperienza migliore. In questo modo si crea fiducia nel tuo marchio, i clienti si sentono ben accetti e ricevono tutte le informazioni importanti di cui hanno bisogno, semplificando il tuo flusso di lavoro.

Che cos'è un'e-mail di onboarding?

Quando si parla di servizi o lezioni, le e-mail di onboarding si riferiscono alla sequenza di e-mail che vengono inviate ai clienti quando fissano un appuntamento con te. Di solito sono automatizzate. Un esempio di questo tipo in un'attività basata sui prodotti è la notifica di spedizione.

Sebbene sia necessario un po' di tempo per impostare i modelli di e-mail di onboarding, questi possono farti risparmiare molto tempo in futuro.

Acuity Scheduling dispone di sei modelli di e-mail predefiniti e precaricati. Personalizza queste sei e-mail per creare dei modelli di onboarding per i tuoi clienti. Eventualmente, avrai la possibilità di crearne altri.

Le sei e-mail chiave da creare per l'onboarding dei clienti sono:

• 1 e-mail di conferma iniziale

• 2 e-mail di promemoria

• 1 e-mail di conferma dell'annullamento

• 1 e-mail di conferma della nuova prenotazione

• 1 e-mail di follow-up/richiesta di testimonianza

Nota: le seguenti e-mail sono puramente esemplificative. Personalizza le informazioni per applicarle direttamente alla tua attività e segui le procedure ottimali per le e-mail, nonché tutte le altre leggi e normative applicabili.

1. E-mail di conferma iniziale

Le e-mail di conferma iniziali vengono inviate immediatamente dopo che un cliente ha prenotato un servizio o un appuntamento. Queste e-mail di onboarding forniscono al cliente tutte le informazioni importanti per la sua sessione.

• Chi incontrerà: ad esempio, se incontrerà te o un tuo collaboratore

• Per quale motivo vi incontrate: che tipo di servizio ha prenotato o che cosa si aspetta

• Quando avverrà l'incontro: incluso il fuso orario, soprattutto se lavori con i clienti da remoto

• Dove avverrà l'incontro: l'indirizzo fisico esatto o il link alla sala riunioni virtuale

• Perché ha prenotato: un breve promemoria di ciò che si aspetta di ottenere dal tempo che trascorrerete insieme

• Come fare domande o riprogrammare: il tuo numero di telefono, l'e-mail e i link per fissare dei nuovi appuntamenti

Occorrono circa 60 secondi per effettuare direttamente queste modifiche in Acuity Scheduling, la formattazione è preimpostata per mostrarti l'elegante risultato prima dell'invio e tutte le e-mail sono personalizzabili in base al tipo di appuntamento. 

Potrebbe risultare utile creare un modello di e-mail di conferma separato per i nuovi clienti che funga anche da e-mail di benvenuto. Prima di approfondire gli aspetti della prenotazione, inizia con un caloroso messaggio di benvenuto per mostrare il tuo apprezzamento e condividere eventuali consigli utili per i nuovi clienti. 

Esempio di e-mail di conferma iniziale

Invio automatico: subito dopo la prenotazione

Oggetto: l'appuntamento è fissato

Vedi altri esempi di e-mail di conferma

2. Brevi e-mail di promemoria

Fai in modo che i clienti non dimentichino il tuo appuntamento e riduci le mancate presenze. Proprio come l'e-mail di conferma iniziale, quelle di promemoria condividono i dettagli chiave dell'appuntamento. 

Ecco gli elementi fondamentali di un'e-mail di promemoria:

• Chi si incontra

• Per quale motivo avviene l'incontro

• Quando avviene l'incontro

• Dove avviene l'incontro

• Perché è stata effettuata la prenotazione

• Come fare domande o riprogrammare

Non è necessario ripetere la prima e-mail per confermare tutti i dettagli. In ogni caso, includi le informazioni chiave dell'incontro e ricorda ai clienti come contattarli se hanno bisogno di assistenza. Utilizza l'automazione delle e-mail per inviare un promemoria qualche giorno prima dell'appuntamento e un secondo promemoria il giorno dell'appuntamento.

Esempio di prima e-mail di promemoria

Invia automaticamente: 72 ore prima dell'appuntamento

Oggetto: il vostro appuntamento è tra 72 ore

Esempio di seconda e-mail di promemoria

Invia automaticamente: il giorno dell'appuntamento, almeno due ore prima

Oggetto: Ci vediamo oggi per il nostro appuntamento

3. E-mail di riprogrammazione

Le e-mail di nuova prenotazione servono a confermare i cambiamenti all'appuntamento richiesti e a ricordare le informazioni più importanti. Quasi come prima, potresti includere:

• Quale appuntamento è stato modificato

• Per quando era fissato l'appuntamento

• La data e l'ora del nuovo appuntamento

• Dove ci si incontrerà

• Perché si richiede questo appuntamento

• Come è possibile riprogrammare, grazie ai pulsanti integrati nel tuo link Acuity

In Acuity Scheduling è già stato caricato un modello di base per un'e-mail di ripianificazione. Come gli altri modelli, puoi personalizzarlo in base al tuo tono di voce e al tuo design di e-mail marketing preferito.

Leggi i nostri consigli per il cambio di programma per i clienti

Esempio di e-mail di conferma di riprogrammazione

Invio automatico: subito dopo la ripianificazione dell'appuntamento

Oggetto: l'appuntamento è stato rinviato

4. E-mail di disdetta

Le e-mail di annullamento confermano gli appuntamenti annullati con i clienti e costituiscono un promemoria del vostro incontro mancato. La tua e-mail probabilmente riporterà molti componenti già inclusi in precedenza, solo strutturati in modo leggermente diverso.

• Cosa il cliente ha annullato (quale tipo di servizio aveva prenotato)

• Per quando era fissato l'appuntamento con te

• Dove avverrà l'incontro (l'indirizzo fisico esatto o il link alla sala riunioni virtuale)

• Perché dovrebbe prenotare di nuovo (rapido promemoria dei vantaggi di lavorare con te)

• Come può prenotare di nuovo con te (link alla tua pagina di pianificazione)

Questa comunicazione fa parte della prima impressione che farai ai clienti tanto quanto qualsiasi altra operazione della tua strategia di onboarding. Trasforma le tue e-mail di annullamento in un'occasione per fidelizzare i clienti. 

Dimostra di aver capito il motivo dell'annullamento e sottolinea che ti piacerebbe rivedere il cliente in futuro, facendo riferimento a ciò che puoi fare per lui.

Se è opportuno per la tua azienda, prova ad aggiungere una precisa Call-to-Action che invita a prenotare nuovamente o a contattare i clienti quando sono pronti.

Impara a scrivere una politica di cancellazione

Esempio di e-mail di annullamento dell'onboarding

Invio automatico: subito dopo l'annullamento dell'appuntamento

Oggetto: L'annullamento è confermato

5. E-mail di follow-up e richiesta di testimonianza 

Le e-mail di follow-up automatizzate sono un modo efficace per intrattenere la comunicazione con i clienti e le testimonianze possono aiutarti a sviluppare ulteriormente la tua attività. Oltre a garantire la soddisfazione dei tuoi clienti (dato che riceverai un feedback sui tuoi servizi), le testimonianze sono un ottimo strumento di marketing.

Le testimonianze ti consentono di condividere le caratteristiche principali e i vantaggi di lavorare con te, con la garanzia delle parole dei clienti paganti. La richiesta di una testimonianza ti dà l'opportunità di confrontarti con i tuoi clienti alla fine del loro percorso e ti offre nuovi modi per mettere in evidenza i tuoi punti di forza.

Esempio di richiesta di testimonianza

Invio automatico: da uno a tre giorni dopo l'appuntamento

Oggetto: Come è andata?

Ciao [NOME],

Sono passati alcuni giorni dal nostro appuntamento e volevo sapere come ti trovi in merito a [LAVORO FATTO INSIEME]. Tengo molto al feedback dei clienti e mi piacerebbe che tu mi dedicassi qualche minuto per condividere la tua esperienza di lavoro con me.

Grazie mille. Restiamo in contatto!

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Questo post è stato aggiornato il 6 giugno 2023.