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Quando i clienti prenotano un appuntamento con te, c'è sempre il rischio che non si presentino all'orario pianificato. Indipendentemente da quanto sia grande la tua offerta di servizi, i clienti probabilmente perderanno l'appuntamento occasionale, a meno che non siano in atto misure di sicurezza. Uno dei modi più semplici ed efficienti per prevenire e ridurre gli appuntamenti con mancate presenze è inviare ai clienti un semplice promemoria automatico via SMS.
In meno di due minuti, puoi impostare promemoria testuali per risparmiarti lo stress mentale e amministrativo delle mancate presenze in futuro.
Perché funzionano i promemoria testuali
Nel mondo di oggi, la maggior parte delle persone è continuamente inondata di e-mail in arrivo ed è facile perdere messaggi importanti. I promemoria testuali ignorano le caselle di posta elettronica sovraffollate e raggiungono direttamente i tuoi clienti. Anche se i promemoria testuali provengono da un numero di telefono che non è il tuo, è comunque un modo personale per entrare in contatto con i tuoi clienti individualmente.
Le e-mail e i promemoria testuali non si escludono a vicenda: sono strumenti complementari che stabiliscono le aspettative con il cliente, assicurando che entrambi otteniate il massimo dal vostro tempo insieme.
Quanti promemoria testuali inviare
Le procedure consigliate relative agli SMS si basano sul rispetto del tempo e dello spazio personale dei tuoi clienti, poiché i messaggi di testo tendono ad essere una forma di comunicazione più personale, riservata a familiari e amici.
A differenza delle e-mail di promemoria che possono essere filtrate, ordinate e lette in un momento conveniente, gli SMS vengono ricevuti in tempo reale, direttamente sui telefoni dei tuoi clienti. Un promemoria testuale per l'appuntamento è sufficiente. Se ti sembra difficile comunicare tutti i dettagli del promemoria richiesti in un unico messaggio, vale la pena di prendere in considerazione le e-mail di conferma, dove c'è più spazio per aggiungere informazioni vitali su ciò che i clienti possono aspettarsi.
Quando inviare promemoria testuali
Sebbene le e-mail di promemoria degli appuntamenti possano essere inviate nel corso di diversi giorni o settimane, gli SMS sono indicativi di impegni più urgenti e hanno più successo se inviati immediatamente prima dell'orario dell'appuntamento. Come regola generale, invia un promemoria circa due ore prima di un appuntamento pianificato.
Questo lasso di tempo si è dimostrato efficace perché offre un tempo sufficiente per consentire ai clienti di annullare, ripianificare l'appuntamento o riorganizzare la giornata, se necessario. Allo stesso tempo, tuttavia, la notifica è anche abbastanza vicina alla data effettivamente concordata per non essere dimenticata nuovamente.
Fondamenti sul contenuto del promemoria testuale
I promemoria testuali sono promemoria brevi e amichevoli per i tuoi clienti. Non hanno lo scopo di ripetere tutte le informazioni scambiate tra di voi. A differenza delle e-mail, i messaggi sono strumenti di comunicazione destinati a comunicare informazioni essenziali. Le informazioni logistiche e dettagliate devono essere incluse nei modelli di e-mail per l'onboarding. Tali e-mail definiscono le aspettative e spiegano chiaramente come sarà lavorare con te.
Con Acuity Scheduling, i promemoria testuali vengono generati automaticamente in base all'oggetto scelto per la prima e-mail di promemoria dell'appuntamento. In questo modo, non devi preoccuparti del linguaggio da utilizzare per creare un promemoria testuale efficace: verrà creato automaticamente. Tutto quello che devi fare è pianificare il promemoria del tuo messaggio di testo per inviarlo al momento giusto.