Suggerimenti per siti web dedicati ad aziende che prendono appuntamenti

I titolari di aziende che lavorano su appuntamento condividono il loro tempo con i clienti. Di conseguenza, l'esperienza del cliente riveste un ruolo fondamentale nella chiusura di una vendita. In che modo puoi assicurarti che i tuoi clienti ricevano un'esperienza positiva durante la prenotazione di un appuntamento?

Oltre alle prenotazioni di persona, hai la possibilità di accettare e gestire nuovi appuntamenti tramite:

• E-mail

• Telefono

• Inviti al calendario

• Piattaforme per conferenze

• Software di pianificazione

La soluzione che ti offre il miglior supporto e che offre ai tuoi clienti la massima libertà d'azione è un software di prenotazione self-service che si integra con il tuo sito web. Con il miglior strumento di prenotazione, puoi offrire un ottimo servizio ai tuoi clienti e gestire la tua attività con maggiore efficienza.

La scelta di un software per la prenotazione di appuntamenti

Un software di prenotazione self-service è la scelta migliore per le piccole imprese, perché consente di risparmiare tempo e risorse. Tu stabilisci gli orari in cui sei disponibile e i clienti possono fissare gli appuntamenti per conto proprio. In questo modo, potrete trovare una fascia oraria adatta a entrambi senza sprecare tempo in e-mail e telefonate. 

Un ottimo software di pianificazione online si collega anche alla posta elettronica, al telefono, al calendario e alle piattaforme di conferenza dei tuoi clienti. In questo modo, anziché inviare tutti i messaggi manualmente, i promemoria degli appuntamenti e gli inviti al calendario vengono visualizzati automaticamente. 

La scelta del software di pianificazione più adatto alla tua attività dipende dalle funzionalità che ti servono per ampliare la tua base clienti. Oltre alla possibilità di fissare autonomamente gli appuntamenti, cerca funzionalità come:

• Possibilità di personalizzazione, per poter aggiungere i colori del marchio e i loghi.

• Flussi personalizzabili per l'onboarding e il follow-up, affinché i tuoi clienti possano essere seguiti prima e dopo l'appuntamento.

• Supporto per diverse forme di guadagno, come la vendita di pacchetti a pagamento in aggiunta agli appuntamenti ordinari.

• Accesso a un'app che consenta di gestire gli appuntamenti e i pagamenti dei clienti anche durante gli spostamenti.

Scopri di più sulla scelta del software per appuntamenti più adatto alla tua azienda

Procedure ottimali per la prenotazione di appuntamenti online

Assicurati di fornire ai clienti le informazioni di cui hanno bisogno per prenotare tranquillamente. Rifletti sulle informazioni fondamentali che vorrebbero conoscere prima di prenotare con un'azienda come la tua. Ecco qualche soluzione per convincere i nuovi clienti a prenotare con te.

• Comunica con chiarezza l'identità della tua azienda. Il modo migliore per abbinare la piattaforma di pianificazione alla tua attività è integrarla direttamente nel tuo sito web. Così facendo, i visitatori potranno informarsi su di te e prenotare nuovamente. In ogni caso, personalizzare la piattaforma di pianificazione è un'ottima idea. Aggiungi il tuo logo, uno sfondo e i tuoi colori di testo per garantire un forte legame con il marchio. 

• Elenca i dettagli degli appuntamenti in modo chiaro. Aggiungi ogni tipo di appuntamento offerto e una descrizione chiara per ciascuno di essi per far sì che i clienti possano scegliere autonomamente il tipo di prenotazione più adatto a loro.

• Esponi i prezzi degli appuntamenti. Aggiungi le tariffe dei tuoi servizi per consentire ai clienti di individuare le opzioni più adatte ai loro obiettivi e al loro budget. Se i prezzi variano, indica una tariffa iniziale o una fascia di prezzo indicativa.

• Indica la durata degli appuntamenti. Stabilisci la durata di ogni riunione o servizio.

• Condividi la tua politica di rimborso e di cancellazione. Una politica di rimborso e cancellazione ben definita serve a tutelare te e i tuoi clienti. Indica il termine di cancellazione, gli oneri e includi qualsiasi altra politica.

Vedi un esempio di politica di cancellazione

Come sfruttare al massimo lo strumento di pianificazione

Affida al tuo sistema di prenotazione il grosso delle attività amministrative quotidiane e predisponi delle automazioni che seguano le procedure ottimali per fissare gli appuntamenti con i clienti. Avrai così la certezza che i tuoi clienti vengano seguiti al meglio anche quando non parli direttamente con loro. 

Ecco qualche esempio di come risparmiare tempo e allo stesso tempo offrire un'esperienza di alto livello ai clienti.

Impostare pagamenti e acconti automatici

Evita di perdere tempo con la fatturazione o l'elaborazione dei pagamenti. Accetta pagamenti e acconti tramite un elaboratore di pagamento come Stripe, Paypal o Square. 

Inoltre, richiedere un acconto o i dati della carta di credito in anticipo ti permette di tutelarti da eventuali perdite. In un sondaggio condotto tra il pubblico, l'84% degli utenti di Acuity Scheduling ha dichiarato che l'accettazione di un deposito riduce le assenze e le cancellazioni. I tuoi clienti sono più propensi a rispettare i loro appuntamenti e il pagamento avviene anche in caso di cancellazione all'ultimo minuto.

Ecco alcuni consigli per ridurre le assenze

Inserisci il tuo modulo di accettazione nella prenotazione

In base al tipo di attività che svolgi, potrebbe tornare utile ottenere informazioni sui clienti prima del primo appuntamento. Anziché passare da un'e-mail all'altra o perdersi in estenuanti conversazioni telefoniche, crea e invia automaticamente un questionario di accettazione personalizzato. 

Con Acuity puoi predisporre un modulo di accettazione personalizzato per ogni tipo di appuntamento offerto. In seguito, puoi integrarlo nel processo di prenotazione online o impostarlo in modo che venga inviato automaticamente dopo la prenotazione da parte dei clienti.

Potresti anche ottenere dei riscontri migliori da parte dei clienti, perché avranno il tempo di riflettere sulle loro risposte.

Personalizzare le e-mail per tipo di appuntamento

Personalizzare l'aspetto e il tono delle e-mail di prenotazione può aiutarti a stabilire relazioni durature con i tuoi clienti. Comincia con un modello predefinito in cui inserire i dettagli più importanti, poi aggiungi un tocco di personalità con colori, immagini o un tono di voce più personale. 

Questa nota personale aggiuntiva ti aiuterà a farti notare nelle caselle di posta dei clienti e a ricordargli cosa li ha spinti a scegliere di lavorare con te. Si tratta inoltre di un ottimo espediente per entrare in contatto con i clienti anche quando non spedisci personalmente le e-mail. 

Visualizza alcuni esempi di e-mail dei clienti

Inviare promemoria automatici per gli appuntamenti

I promemoria riducono il rischio che un cliente non si presenti all'appuntamento. Secondo il nostro sondaggio, i tuoi clienti hanno l'89% di probabilità in più di partecipare all'appuntamento se ricevono un promemoria automatico via e-mail o SMS. Un messaggio cordiale di promemoria, da inviare poco prima dell'orario dell'appuntamento, può essere particolarmente efficace. 

Procedure ottimali per i promemoria via SMS

Prenotare appuntamenti online in modo facile

Più è facile per le persone prenotare appuntamenti e lezioni con te, più è probabile che lo faranno. Fai in modo che la tua agenda sia accessibile da qualsiasi luogo in cui sei presente professionalmente, per consentire ai nuovi clienti di scoprire e prenotare i tuoi servizi. 

Ecco alcuni posti da cui iniziare a promuovere la tua agenda, oltre al sito web della tua azienda.

• Social media: un link alla tua pagina di pianificazione aiuta i potenziali clienti a effettuare nuove prenotazioni durante la navigazione. Per facilitarne l'accesso, aggiungi il link alla tua pagina con link nella bio. Con Acuity Scheduling puoi collegare il tuo calendario direttamente al tuo profilo. 

• E-mail per i clienti: aggiungi il link per la prenotazione nella firma della tua e-mail aziendale e nel piè di pagina di qualsiasi e-mail di marketing o newsletter. Questa semplice accortezza ti aiuterà a rimanere nella mente dei clienti e può far crescere il numero di prenotazioni.

• Biglietti da visita: aggiungi un link per il tuo sito web o per la tua pagina di pianificazione sui tuoi biglietti da visita. Questi strumenti cartacei sono un'ottima risorsa per mantenere viva la connessione con i potenziali clienti. Assicurati che il tuo link sia facile da leggere e da scrivere.

• Sede fisica: se disponi di una sede fisica, incoraggia i clienti a prenotare con un apposito biglietto stampato. Prendi in considerazione la possibilità di realizzare un codice QR personalizzato che conduca direttamente alla tua pagina di prenotazione, in modo che gli utenti possano eseguirne facilmente la scansione e fissare un appuntamento con te.

Consigli per lanciare un sito web per la tua attività

Questo post è stato aggiornato il 18 aprile 2023.