Per molti nuovi freelance, occuparsi del processo di pagamento può sembrare complicato. Nell'impiego tradizionale, i dettagli del tuo reddito vengono ordinati per te dal datore di lavoro: stipendio o salario sono predeterminati, il pagamento è automatico nelle date stabilite e le imposte vengono detratte automaticamente dai versamenti. In qualità di freelance, sei responsabile della gestione di ogni fase di questo processo, quindi è logico che molti freelance non sappiano nemmeno da dove iniziare.
In questo articolo scoprirai le basi per poter gestire le entrate derivanti dall'attività di freelance, come ad esempio: il calcolo delle tariffe, la stesura delle fatture e la gestione delle tasse nel modo più appropriato.
Pagare le tasse come freelance
(Nota: le informazioni contenute in questa guida si intendono a scopo informativo e non devono essere considerate una consulenza fiscale. Ti consigliamo di consultare le leggi fiscali della tua area di residenza e di consultare i tuoi consulenti fiscali).
Poiché i clienti freelance non elimineranno le imposte come invece avrebbe fatto un datore di lavoro tradizionale dalla tua busta paga, pagare le imposte in modo accurato e puntuale come freelancer è una tua responsabilità al 100%. Prima ancora di iniziare a calcolare le tue tariffe, è importante capire come pagare le imposte come freelance e in che modo ciò dovrebbe influire sulle tariffe stesse.
Negli Stati Uniti il periodo delle tasse arriva una volta all'anno, giusto? Per i freelance non è così. Se guadagni come freelance, è buona norma affrontare il periodo delle tasse quattro volte l'anno. Il modo più semplice per gestire tutto questo è stimare le imposte dovute e pagare l'IRS alla fine di ogni trimestre. Potresti anche incorrere in una penale se paghi solo le imposte annualmente come freelance. Inoltre, pagare le imposte a trimestre può aiutarti a gestire le tue finanze in modo più semplice: pagare importi più piccoli quattro volte all'anno può essere meno oneroso rispetto alla fatica necessaria per assicurarti di avere denaro sufficiente per pagare una grande somma una volta all'anno.
Il modo in cui decidi di affrontare il monitoraggio, il risparmio e la dichiarazione delle tasse dipende da te, ma ecco alcuni punti di partenza utili:
In genere è buona norma risparmiare almeno il 25% di ogni pagamento da freelance per pagare le tasse trimestrali.
Monitorare il tuo reddito freelance renderà in qualche modo la gestione delle imposte molto più semplice. Per esempio, puoi raccogliere tutte le fatture pagate in un unico posto, oppure utilizzare un'estensione del software di contabilità per rimanere organizzati. Alcuni clienti potrebbero inviarti un modulo fiscale 1099, ma non è obbligatorio, quindi è opportuno non affidarsi alla ricezione di quel modulo e tenere traccia del tuo reddito con i tuoi metodi.
Ovunque sia basata la tua attività di freelance, assicurati di effettuare ricerche e rispettare i requisiti fiscali della tua zona, in quanto possono variare in base alla città, allo stato, alla contea o al paese.
Ulteriori consigli per la gestione della contabilità
Calcolo delle tariffe freelance
Ci sono molti fattori che entrano nel calcolo di quanto dovresti addebitare come freelance. È importante considerarli tutti quando si stabiliscono le tariffe iniziali. Nel corso del tempo, potrai - e dovrai - aumentare le tue tariffe per tenere il passo con l'inflazione, il tuo livello di esperienza e le tariffe di mercato nel settore di riferimento.
Il calcolo della tariffa iniziale deve tenere conto di tre categorie principali: ciò che si deve guadagnare, ciò che si vuole guadagnare e ciò che i clienti sono disposti a pagare.
Quanto devi guadagnare. Questa categoria comprende tutto ciò che è assolutamente necessario per poter pagare ogni mese. Ciò può includere: affitto o pagamenti ipotecari, bollette, spese alimentari, spese aziendali (come software, attrezzature o affitti di spazi), assicurazione sanitaria, tasse (almeno il 25% del tuo reddito) e risparmi. Se stai pensando di iniziare a lavorare come freelance part-time in aggiunta a un lavoro a tempo pieno, prendi queste considerazioni con un grano di sale, ma non sottovalutarti.
Cosa vuoi guadagnare. Lo standard di vita confortevole di ogni persona varia, ma è probabile che tu sappia già qual è il tuo. Prendi in considerazione i tipi di acquisti e le attività che sai già portarti una migliore qualità di vita, oltre ad altri acquisti che hai in mente, come risparmiare per i viaggi o per impegni più importanti come l'acquisto di una casa o la creazione di una famiglia.
Quali sono i clienti disposti a pagare. Questo dipende dalla domanda e dall'attuale tariffa di mercato che i clienti tipici del tuo settore si aspettano di pagare per il tipo di servizi che offri. La tariffa potrebbe essere compresa in un intervallo, all'interno del quale dovrai usare il tuo giudizio e la conoscenza delle tue capacità ed esperienza per determinare in quale punto di tale intervallo si colloca il tuo lavoro. Cerca quali sono le tariffe competitive che i freelance del tuo settore stanno addebitando per valutare un punto di partenza.
Impostazione di diversi tipi di tariffe freelance
Una volta elencate tutte le tue spese mensili (sia necessarie che desiderate), determina la tariffa minima e le ore minime al mese per raggiungere la retribuzione minima di cui hai bisogno ogni mese per vivere in modo confortevole.
Analizziamo in pratica il problema: supponiamo che la tua professione sia quella di web designer e che il tuo costo totale della vita sia attualmente di 3.000 dollari al mese. Se intendi svolgere l'attività di freelancer a tempo pieno, considerandola la tua unica fonte di reddito, dovrai fissare una tariffa che ti faccia raggiungere almeno quella soglia minima. Hai anche fatto delle ricerche e hai scoperto che i web designer con il tuo livello di esperienza si fanno pagare circa 75 dollari l'ora.
Per guadagnare almeno 3.000 €/mese, ecco le opzioni tariffarie più comuni e il loro funzionamento in questo scenario:
Addebita una tariffa oraria di 75 € per i progetti che già sai ti ci vorranno almeno 40 ore per il completamento. Le tariffe orarie sono comuni, ma assicurati sempre di tenere traccia delle ore dedicate a ciascun cliente. Alcuni clienti potrebbero chiedersi come sia stato allocato il tuo tempo quando arriva il momento di pagare, ed è utile per la tua gestione del tempo sapere quanto stai impiegando per completare compiti specifici.
Stabilisci una tariffa fissa per ciascuno dei tuoi servizi che ti aiuterebbe a raggiungere quel reddito minimo. Ad esempio, se sai che la progettazione di un logo richiede in genere circa sette ore, potresti farti pagare 600 €/logo, sapendo che dovrai prenotare almeno cinque clienti che hanno bisogno di un logo ogni mese.
Accordati per una commissione di deposito mensile con i clienti abituali. Questa opzione non solo ti aiuta a costruire una base di clienti stabile, ma potrebbe anche contribuire a soddisfare i requisiti di reddito minimo in modo più affidabile. Questo aprirebbe il tuo potenziale di guadagno e ridurrebbe il rischio in fase di preventivo per altri clienti.
Ad esempio, potresti chiedere a uno dei tuoi clienti un anticipo mensile di 3.000 €, sapendo che richiede circa 10 ore di lavoro a settimana. Con la sicurezza che i tuoi requisiti minimi di reddito saranno soddisfatti con quell'unico cliente a 40 ore al mese, avrai ancora molta disponibilità per accettare altri clienti, applicare loro altre tariffe e guadagnare oltre il tuo reddito minimo mensile.
Secondo un sondaggio di Statista del 2019, circa il 48% dei freelance utilizza una struttura a tariffa fissa, mentre il 29% stabilisce esclusivamente tariffe orarie e il 23% utilizza una struttura ibrida che alterna tariffe fisse e orarie, in base al progetto. Indipendentemente dalla struttura più adatta a te, è importante citare sempre una tariffa aggiuntiva per le urgenze. Le tariffe per le urgenze devono essere almeno il doppio della tariffa normale, in quanto si applicano solo ai progetti che richiedono tempi di consegna inferiori a 24 ore.
Ricorda che, a prescindere dalle tariffe stabilite, queste rappresentano solo la tua base di partenza. Man mano che il tuo pubblico, le tue competenze e la tua reputazione cresceranno, avrai la possibilità di aumentarle.
Gestione della fatturazione freelance
Dopo aver impostato le tariffe e abbandonato il tuo primo cliente, dovrai essere pronto a inviare la tua prima fattura a quel cliente. La fatturazione è il modo più comune per ricevere pagamenti come freelance. Una fattura è un documento che indica i servizi che stai completando e il prezzo di tali servizi che il tuo cliente ha accettato di pagare. Potrai quindi inviare la fattura pro-forma al tuo cliente in formato PDF o utilizzare un software di gestione della fatturazione. Assicurati sempre che le opzioni per i metodi di pagamento siano chiare per i clienti, in modo che sappiano come farti pervenire il denaro.
Le fatture sono piuttosto semplici, ma è importante essere meticolosi sul modo in cui si scrive una fattura da freelance, poiché l'inserimento di dettagli fondamentali è essenziale per essere pagati in modo accurato e puntuale. Le due parti più importanti di una fattura sono i termini di pagamento e l'importo dovuto. Scopri di più su questo argomento di seguito.
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Quali sono i diversi termini di pagamento delle fatture?
È normale inviare una fattura nel momento stesso in cui hai firmato un contratto con un cliente o hai completato i servizi. L'opzione scelta dipende dal tipo di termini di pagamento accettati e dal tipo di tariffa su cui si applica l'addebito. Ad esempio, se si applica una tariffa fissa o un acconto fisso, è possibile inviare subito la fattura. Se addebiti una tariffa oraria, è consigliabile attendere l'invio della fattura finché non avrai calcolato il numero effettivo di ore lavorate per quel cliente, non solo una stima.
I termini di pagamento rappresentano l'accordo che tu e il cliente avete preso sui tempi di pagamento attesi. Alcuni dei termini di pagamento più comuni sono:
Fatturazione ai clienti per 100% del pagamento dovuto a una data futura specificata. In genere, i freelance impostano queste fatture come fatture a 30 giorni, e ciò significa che il pagamento scade 30 giorni dopo l'emissione della fattura.
Fatturazione ai clienti per una percentuale del pagamento anticipato. A seconda del progetto e del rapporto precedente con il cliente, i freelance possono addebitare un anticipo del 50% e il restante 50% a 30 giorni, o in casi più rari possono addebitare il 100% in anticipo.
Per i servizi a contatto con i clienti e basati su appuntamenti, come alcuni tipi di fotografia, coaching o consulenze strategiche, i freelance potrebbero rinunciare del tutto alla fatturazione e addebitare i servizi tramite un software di pianificazione online. Ad esempio, con Acuity Scheduling, puoi impostare i tuoi servizi e le tue tariffe in base al servizio, quindi condividerli tramite uno strumento di pianificazione online sul tuo sito web o sui social media. Da qui, i clienti possono semplicemente pagarti al momento della prenotazione tramite carta di credito.
Cosa deve contenere la fattura di un freelance?
Gli elementi chiave di una fattura per freelance comprendono:
Informazioni di identificazione. Includi il nome, l'indirizzo e le informazioni di contatto sia per te che per il cliente nella parte superiore della fattura.
Servizi. Crea delle voci in cui scrivi i tipi di servizi che secondo il contratto hai concordato di completare per quel cliente.
La tua tariffa. Accanto a tali servizi, indica la tariffa concordata (fissa, oraria, ibrida, deposito) per ciascuno di essi. Se si tratta di un servizio a ore, aggiungi una colonna per il numero di ore lavorate per ogni servizio. Se applicabile, sostituisci la tariffa normale con la tariffa urgente per tutti i servizi che hai deciso di completare entro 24 ore.
Importo totale dovuto. Sulla base di queste tariffe (moltiplicate per le ore lavorate, se applicabile alla tua struttura tariffaria), calcola l'importo totale dovuto da quel cliente.
Data di emissione. Aggiungi la data di emissione della fattura al cliente.
Data di scadenza. Indica chiaramente la data in cui il cliente deve pagarti il totale della fattura senza incorrere in una commissione di mora. Ad esempio, se hai accettato il 50% di anticipo e il 50% al completamento, segnala entrambe le date di scadenza. Se hai concordato il pagamento a 30 giorni, segnati 30 giorni dalla data di emissione.
Commissione di mora. Indica la commissione di mora che verrà addebitata al cliente se non ricevi il pagamento entro la data di scadenza concordata. La commissione di mora deve essere chiara sia nelle fatture che nei contratti con i clienti. Se un cliente invia il pagamento oltre i termini concordati, hai il diritto di addebitargli una tariffa forfettaria o una percentuale dell'importo dovuto. Ad esempio, si possono impostare i termini di pagamento come a 30 giorni con una tassa di mora del 10% se non si riceve il pagamento entro 30 giorni dalla fatturazione al cliente.
Consulta altre procedure consigliate per le fatture dei clienti
Essere pagati con precisione e puntualità
Indipendentemente da come e quando scegli di essere pagato, alla fine spetta a te tutelarti e assicurarti di essere pagato con precisione e puntualità.
Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti in questo senso:
Tieni traccia del tempo dedicato a ciascun progetto in un foglio di calcolo o in un software apposito. Se applichi una tariffa oraria, questo aspetto è fondamentale, in quanto è buona norma comunicare ai clienti l'andamento orario. Ma anche se addebiti una tariffa fissa, per te è utile sapere quanto tempo stai dedicando a determinati progetti o compiti. Se scopri che stai dedicando più tempo del previsto, quei dati potrebbero aiutarti a capire come aumentare le tue tariffe o l'efficienza nel modo in cui lavori.
Impara a sostenerti. Il tuo tempo e le tue capacità sono preziosi e meriti di essere pagato in modo equo e tempestivo. L'impostazione delle aspettative in merito alle scadenze dei pagamenti dovrebbe essere sufficiente per la maggior parte dei clienti, ma a volte potrebbe esserci bisogno di ricordare loro le commissioni di mora ed esortarli a pagarti. Ricorda che se lavori con un cliente che costantemente non ti paga in tempo o non ti paga affatto, puoi tranquillamente interrompere il rapporto.
Tieni presente che la maggior parte dei freelance impara in corso d'opera. Nessuno è solo. Gli errori sono normali: sii paziente con te stesso e con i tuoi clienti e correggi la rotta con gentilezza quando scopri quali metodi funzionano meglio per te. Una volta che avrai gettato le basi per stabilire le tue tariffe e imparare a scrivere una fattura, dovresti essere pronto per iniziare a cercare i tuoi primi clienti.