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È inevitabile che le priorità di un imprenditore richiedano di spostare di tanto in tanto un appuntamento programmato. Tutto, dagli eventi personali a un cambiamento dell'ultimo minuto con un cliente di lunga data, può incidere sul tuo programma.
Comunicare in modo professionale con i clienti sui cambiamenti di orario o di data può rafforzare il tuo rapporto e l'integrità della tua attività, nonostante il cambiamento inaspettato. Continua a leggere per conoscere le migliori pratiche e un esempio di e-mail per riprogrammare gli orari delle riunioni.
Come riprogrammare un appuntamento
Non esistono due aziende o clienti uguali. Detto questo, ecco cinque buone pratiche da tenere a mente quando si deve riprogrammare un appuntamento già fissato.
1. Invia un aggiornamento il prima possibile
Contatta il cliente non appena sai di dover cancellare o riprogrammare l'appuntamento. Anche se gli imprevisti dell'ultimo minuto possono capitare, mettersi in contatto anticipatamente assicura che nessuno si senta colto di sorpresa e che abbia tutto il tempo di trovare una nuova data o un nuovo orario che si adatti ai suoi impegni.
Inoltre, fa loro capire che nel caso essi stessi dovranno in futuro annullare o ripianificare un appuntamento, saranno tenuti a osservare nei tuoi confronti la medesima cortesia professionale.
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2. Personalizza la comunicazione
Dedica il tempo necessario per personalizzare l'e-mail di riprogrammazione e qualsiasi altra comunicazione relativa al tono di voce e al cliente. Anche se i messaggi sono automatizzati, inviare qualcosa di personalizzato è un segnale di rispetto per il tempo e le esigenze del cliente.
Se effettui la riprogrammazione con Acuity Scheduling, vai alla sezione E-mail di riprogrammazione automatica per creare o aggiornare il modello di e-mail di riprogrammazione. Ogni volta che tu o un cliente riprogrammate un appuntamento, riceverete automaticamente un'e-mail per confermare la modifica dei dettagli dell'appuntamento.
3. Evita di dare troppe spiegazioni
Non è necessario entrare nei dettagli del motivo per cui un appuntamento si deve spostare. Il tono è facile da fraintendere via e-mail e un'eccessiva spiegazione della situazione potrebbe risultare dispersiva o poco professionale. Scusarsi per il cambiamento inatteso è ragionevole, ma pensa a che tipo di comunicazione preferiresti in una situazione simile.
Mantieni l'e-mail concisa e diretta, mettendo al primo posto il cliente e i suoi prossimi passi. Ad esempio, non dire: "Devo rimandare l'appuntamento perché il mio cane è stato malato nei giorni scorsi e domani è l'unico giorno in cui potrò andare dal veterinario". Prova invece così: "Devo spostare l'appuntamento di domani a causa di un imprevisto".
Il cliente riceve le informazioni di cui ha bisogno e sa che la situazione è sotto controllo.
4. Suggerisci alternative e chiarisci cosa accadrà dopo
Comunica nell'e-mail informazioni chiare su come il cliente può riprogrammare l'appuntamento. Se la riprogrammazione incide sul vostro lavoro insieme, ad esempio richiede una modifica delle scadenze, descrivi anche questo aspetto.
Per gli utenti di Acuity Scheduling, l'opzione Inserisci campo nei modelli di e-mail semplifica la condivisione delle fasi successive con i clienti. È possibile inserire l'orario del vecchio appuntamento e quello del nuovo se è stato riprogrammato manualmente. Se vuoi dare la possibilità di fissare un appuntamento autonomamente, puoi includere un link per riprogrammare.
5. Esprimi il tuo apprezzamento
La gratitudine è importante in questo processo. Un semplice ringraziamento dimostra ai clienti che apprezzi il loro tempo e la loro flessibilità. Quando li incontri per l'appuntamento fissato, ringraziali di nuovo all'inizio dell'incontro.
Creazione di un modello di e-mail di riprogrammazione
Utilizza le best practice suggerite in precedenza per creare un modello di e-mail di conferma della riprogrammazione. È possibile personalizzare la formattazione e il messaggio del modello in base alle esigenze, ma se l'e-mail è già in parte impostata ti aiuterà a inviare le notifiche più velocemente.
Ecco un esempio per iniziare.
Oggetto: Riprogrammazione del prossimo appuntamento
Gentile [Nome del cliente],
Per quanto possibile, cerchiamo sempre di evitare di riprogrammare l'appuntamento con un cliente.
Detto questo, purtroppo devo riprogrammare la nostra seduta alle [vecchio orario dell'appuntamento].
Per sua comodità, ho riprogrammato il nostro appuntamento per [nuovo orario]. Se l'appuntamento non è compatibile con i suoi impegni, faccia clic sul pulsante Riprogramma appuntamento qui sotto e scelga un orario più adatto.
Non esiti a contattarmi per qualsiasi domanda e grazie per la sua comprensione.
Nella speranza di averla presto con noi,
[Nome]
Automatizza l'e-mail di conferma della riprogrammazione
Se hai già un software di programmazione, non devi fare altro che inserire la copia in un modello di e-mail. Tieni presente che potresti volere modelli di e-mail diversi per appuntamenti diversi o copie di e-mail diverse per i casi in cui il cliente riprogramma qualcosa autonomamente.
Con Acuity Scheduling, accedi alle Impostazioni e-mail e seleziona Riprogrammazione. Da qui, potrai creare un modello generale per ogni tipo di appuntamento che offri o personalizzare ogni e-mail di riprogrammazione automatica per diversi servizi e situazioni.
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Questo post è stato aggiornato il 28 giugno 2023.