Come configurare un'e-mail per la tua azienda

Un indirizzo di posta elettronica aziendale è un'e-mail speciale che termina con il nome di dominio specifico del tuo sito web. La creazione di un indirizzo e-mail personalizzato per la tua azienda o il tuo marchio consente di migliorare le relazioni con i clienti e la loro esperienza. 

La maggior parte dei titolari di aziende acquista un indirizzo e-mail professionale tramite il proprio provider di hosting web o presso un provider di posta elettronica.

Come ottenere un dominio e-mail per la propria attività

Per configurare un dominio e-mail personalizzato, è necessario:

1. Scegliere un host di posta elettronica. Confronta i prezzi e cerca di sfruttare la convenienza. La scelta più semplice consiste nell'utilizzare un client di posta elettronica che già utilizzi o nell'abbinare l'e-mail personalizzata al piano di hosting del tuo sito web.

2. Collegare o trasferire il dominio del sito web. Se le aziende sono diverse, potresti dover trasferire o collegare il tuo nome di dominio personalizzato al tuo host di posta elettronica. Per la sicurezza in rete, è necessario che i provider di hosting coincidano.

3. Scegliere gli indirizzi e-mail. È possibile che la tua attività richieda diversi account di posta elettronica. Oltre a quello personale, potrebbe servirti un account per le richieste di informazioni generali e le FAQ. Questi indirizzi potrebbero somigliare a yourname@yourbusinessname.com e hello@yourbusinessname.com.

4. Impostare l'inoltro. A volte, gestire diversi account di posta elettronica può risultare complicato, specialmente per i titolari di piccole imprese. Puoi migliorare la tua organizzazione configurando l'inoltro delle e-mail dalla tua e-mail aziendale generale al tuo indirizzo e-mail aziendale individuale.

Se il dominio del tuo sito web e l'host dell'indirizzo e-mail coincidono o sono integrati, è possibile configurare facilmente nuovi indirizzi e-mail. Ad esempio, se acquisti il tuo dominio su Squarespace e utilizzi Google Workspace come host per il tuo indirizzo e-mail aziendale, non dovrai preoccuparti qualora dovessi trasferire un nuovo dominio. Inoltre, ogni piano Squarespace Business o Plus comprenderà automaticamente anche Google Workspaces nel prezzo.

Perché sarebbe opportuno configurare un indirizzo e-mail aziendale

Un indirizzo e-mail personalizzato con il nome della tua azienda e il tuo dominio conferisce legittimità, comunica affidabilità e fa sentire i clienti più a loro agio nell'acquistare o prenotare i tuoi servizi.

Inoltre, avere un indirizzo email aziendale dedicato ti aiuta a mantenere l'organizzazione. Le conversazioni con il servizio clienti e le discussioni con i fornitori rimarranno separate dalle tue e-mail personali, evitando confusione e garantendo una gestione più efficiente delle comunicazioni. 

Scegliendo una piattaforma come Squarespace, avrai accesso anche a strumenti per campagne di e-mail marketing, conferme di appuntamenti e codici sconto. Collegare un account di posta elettronica a un dominio personalizzato consente ai clienti di riconoscere facilmente il tuo marchio fin dalla prima e-mail che invierai.

Dal nome della tua azienda e dal logo personalizzato al nome di dominio prescelto, ogni interazione del cliente con la tua attività rappresenta un'ulteriore opportunità di vendita.

Quali sono i vantaggi di un indirizzo e-mail aziendale?

In aggiunta alla fiducia dei clienti e all'aspetto professionale, un indirizzo e-mail aziendale ti aiuta a gestire la tua attività con maggiore efficienza. Considera che i vari servizi di hosting di e-mail offrono caratteristiche diverse, quindi, scegli l'azienda di hosting in base alle esigenze della tua azienda o del tuo marchio. 

I principali vantaggi che derivano da un indirizzo e-mail di dominio sono:

• Maggiore sicurezza: i titolari di aziende trasmettono informazioni sensibili e stipulano accordi che richiedono un livello di sicurezza affidabile. I servizi di hosting professionale di e-mail offrono le misure di sicurezza di cui hai bisogno.

• Organizzazione più semplice: puoi gestire tutti gli account di posta elettronica aziendale e gli alias su tutti i dispositivi.

• Archiviazione trasparente: la maggior parte degli host di posta elettronica aziendale consente di archiviare le e-mail e i file nel cloud e di accedervi da qualsiasi dispositivo. Grazie a questa possibilità, potrai disporre automaticamente di un registro completo di tutte le comunicazioni aziendali.

• Strumenti di collaborazione: alcuni pacchetti di hosting, come quello offerto da Google Workspace, dispongono di funzioni che consentono di organizzare la propria azienda in fase di avviamento o di far crescere il proprio team. È possibile aggiungere altri account man mano che il team cresce e ottenere l'accesso agli strumenti di GSuite con il proprio account Google.

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Questo post è stato aggiornato il 4 aprile 2023.