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Se devi ospitare un evento aziendale fuori sede o un incontro intimo tra amici, un sito web per eventi è un modo eccellente per valorizzare l'esperienza degli ospiti. Alcuni trovano che il sito conferisca un carattere ufficiale agli eventi occasionali, mentre altri lo usano per promuovere il proprio marchio. Altri ancora apprezzano la possibilità di ottenere informazioni sul pubblico o di vendere facilmente biglietti e merchandising in un unico posto.
Non importa quale sia l'uso che deciderai di fare del tuo sito: trattalo come se fosse uno strumento pubblicitario. I siti per eventi hanno lo scopo di promuovere al meglio il tuo evento e, soprattutto, di convincere le persone a partecipare. Se vuoi creare un nuovo sito web per eventi, questo manuale ti aiuterà a iniziare.
Vantaggi della creazione di un sito web per un evento
L'obiettivo finale di un sito web per eventi è promuovere il tuo evento. Dovrebbe anche soddisfare due importanti obiettivi:
Condividere le informazioni necessarie come la data, l'ora e la località
Motivare gli ospiti a iscriversi o ad acquistare i biglietti
Più ti dedichi alla realizzazione del tuo sito, più ne trarrai vantaggio. Per le aziende, questo può tradursi in vantaggi reali come:
Notorietà del marchio: i siti web per eventi rendono gli eventi più incisivi diffondendo la notizia in lungo e in largo. Se mantieni il design coerente con il tuo branding, creerà associazioni più forti con la tua attività.
Clienti informati: i siti web per eventi aiutano gli ospiti a tenersi informati. Puoi pubblicare aggiornamenti man mano che emergono nuovi dettagli. Inoltre c'è molto spazio per condividere informazioni sugli argomenti degli eventi, le attività, gli ordini del giorno e così via.
Informazioni sul pubblico: sapere in che modo i visitatori interagiscono con il tuo sito può aiutarti a rispondere alle loro esigenze. Utilizza questi dati per individuare ciò che funziona e dove c'è margine di miglioramento, come ad esempio quali sono i tipi di evento più popolari.
Opportunità di sponsorizzazione: i siti web per eventi non si limitano a condividere un evento, ma mettono in mostra le persone che vi partecipano. Usa i dati del tuo sito per rafforzare la tua proposta e convincere uno sponsor che il tuo evento merita di essere sostenuto.
Migliore comunicazione: una pagina Domande frequenti può far risparmiare tempo, sia per te che per i tuoi ospiti. Le FAQ risparmiano loro la fatica di cercare i fatti e tu risparmi tempo rispondendo a un minor numero di e-mail. Le persone apprezzano anche il fatto che gli host dedichino del tempo a rispondere alle loro domande.
Creare un sito web per eventi in 5 passaggi
Che tu stia creando un sito web di una pagina per un evento unico o un sito per eventi o ritiri in corso, ci sono alcuni elementi chiave da includere nel design. Ecco alcuni passaggi per iniziare.
1. Seleziona un builder di siti web o aggiungi una pagina a un sito esistente
Un modo rapido per rendere il tuo sito operativo è utilizzare un builder di siti web. Una solida piattaforma di siti web avrà una selezione di modelli o altri strumenti che eliminano ogni dubbio sulla progettazione. La maggior parte di tali strumenti si occupa anche di dettagli tecnici come l'hosting web e la sicurezza.
Ecco altri motivi che rendono un builder di siti web una buona opzione:
Strumenti di gestione degli eventi: gli strumenti di RSVP o di biglietteria integrati semplificano le iscrizioni online e consentono di tenere traccia del numero dei partecipanti e di dettagli come le restrizioni alimentari.
Web design già pronto: progettare il design di un sito può richiedere molto tempo, soprattutto per coloro che non hanno le risorse o le conoscenze necessarie. I modelli predefiniti, in genere, includono le funzionalità necessarie per un evento. In alternativa, puoi utilizzare uno strumento come il Kit di design Squarespace con IA per creare un sito per eventi personalizzato in pochi minuti.
Pacchetto completo: con il giusto strumento per il sito web, puoi gestire ogni parte della promozione del tuo evento in un unico posto. Anziché utilizzare piattaforme diverse per raccogliere le iscrizioni, riscuotere i pagamenti e inviare gli aggiornamenti, risparmierai tempo se potrai fare tutto con un unico account.
2. Decidi se creare una pagina di destinazione o un sito web
Vuoi che il sito del tuo evento susciti un'ottima impressione immediata. Ma è necessario che sia un sito completo?
Come ripasso, una pagina di destinazione è una pagina web indipendente in cui vengono venduti o spiegati prodotti o servizi. È ideale per promuovere un progetto unico, è più facile da creare e richiede meno manutenzione. Un sito web, invece, racconta una storia più completa. Puoi dedicare un'attenzione particolare ai relatori e agli argomenti e presentare più incontri.
Se hai già un sito, l'aggiunta di una pagina potrebbe essere utile. In definitiva, la differenza è data dalla durata dell'evento: più è grande o più è lungo, più è necessario avere a disposizione uno spazio per spiegarlo. Più è piccolo, meno spazio è necessario.
Considera questi fattori quando cerchi di decidere tra una pagina di destinazione e un sito web.
Durata del progetto: quanto durerà questo evento? Si tratta di un evento una unico o di qualcosa che ospiterai a lungo termine, su base settimanale o mensile? Più l'evento è lungo e coinvolgente, più è probabile che tu abbia bisogno di un sito web per spiegarlo.
Interazione con l'utente: sapere come vuoi che le persone utilizzino il sito può anche aiutarti a decidere. Ha lo scopo di stabilire la tua presenza online o semplicemente di promuovere l'evento? Una pagina di destinazione è l'ideale se il tuo obiettivo è promuovere l'evento, perché è mirata e semplice.
Costruzione del brand: se l'obiettivo del tuo sito è quello di affermare il tuo marchio, è probabile che avrai bisogno di un sito web. Un sito offre più spazio per approfondire argomenti, raccontare la propria storia e proporsi come persona competente.
3. Aggiungi funzionalità essenziali
Ora che il sito del tuo evento è attivo e funzionante, è il momento di aggiungere le funzionalità e i dettagli giusti. I seguenti elementi possono portare il tuo sito molto lontano:
Informazioni chiave: i dettagli fondamentali dell'evento, come data, orario e luogo, devono essere chiaramente indicati sulla homepage. Consigliamo di posizionare queste informazioni sopra la piega, nella parte visibile non appena l'utente accede al sito. Se l'evento è virtuale, assicurati di indicare la piattaforma che verrà utilizzata e di fornire istruzioni chiare su come accedere.
Descrizioni dell'evento: descrizioni accattivanti dipingono un quadro di ciò che ci si può aspettare e incoraggiano le iscrizioni. Assicurati di creare descrizioni chiare e concise, con un forte Call-to-Action per favorire la vendita dei biglietti o le iscrizioni.
RSVP o acquisto del biglietto: Facilita la visualizzazione delle opzioni di iscrizione o i livelli, e permetti di registrarsi, confermare la presenza (RSVP) o acquistare un biglietto da qualsiasi parte del sito web.
Immagini di alta qualità: le foto ben illuminate e a fuoco non sono solo belle da avere, ma migliorano l'esperienza dell'utente. Inoltre, le immagini creano atmosfera e aiutano a posizionare un marchio, il che contraddistingue gli eventi.
Pagina Domande frequenti: le pagine delle FAQ incrementano la SEO di un sito. L'inserimento di parole chiave pertinenti aiuta il tuo sito ad essere visualizzato nelle query di ricerca specifiche, migliorando il suo posizionamento. Inoltre, le pagine delle domande frequenti strategiche rimandano a pagine rilevanti dello stesso sito, aiutando i motori di ricerca a indicizzare i tuoi contenuti.
Design ottimizzato per i dispositivi mobili: le persone apprezzano i siti reattivi, facili da navigare, aspetto che li spinge a navigare più a lungo. Punti bonus se sono veloci con combinazioni di colori e tipografia che non appesantiscono gli occhi.
Link ai social media: Il collegamento ai profili social offre alle persone un motivo per continuare a interagire con il tuo brand. Prendi in considerazione l'idea di inserire alcune anteprime social pertinenti laddove sia opportuno.
Informazioni di contatto: la trasparenza favorisce la fiducia e dimostra agli ospiti che ci tieni a creare un'esperienza positiva. È utile fornire un indirizzo e-mail, un modulo di contatto e/o un numero di telefono dove gli utenti possano raggiungerti facilmente.
4. Promuovete il tuo sito web
Ora che hai finito di creare il tuo sito, è il momento di diffondere la notizia. Ecco alcuni metodi collaudati per promuovere il tuo evento.
Content marketing: dai post sul blog alle dirette streaming fino ai video teaser, aggiungere contenuti coinvolgenti al tuo sito e condividerli con il tuo pubblico è un modo semplice per mantenere alto l'interesse delle persone.
Hashtag: su piattaforme social come Instagram e Twitter, gli hashtag consentono a chiunque di seguire un evento. Il trucco è incoraggiare i partecipanti al tuo evento a condividerlo e a inserirlo nei loro post, per incoraggiare le iscrizioni a quelli futuri.
Concorsi: i concorsi sono un ottimo modo per attirare l'attenzione delle persone. Organizza un concorso a premi con qualcosa di ambito, come biglietti gratuiti o pass VIP, e di certo aumenterai la visibilità del tuo evento.
Marketing via e-mail: anche un messaggio ben congegnato e su misura per il pubblico giusto può essere efficace. Con un oggetto che vada dritto al punto, avrai la garanzia che i clienti apriranno il messaggio e continueranno a leggerlo.
Annunci a pagamento: se stai organizzando un grande evento, potresti voler utilizzare annunci mirati per raggiungere un pubblico più ampio. Puoi sperimentare diversi formati di annunci per mantenere alta l'attenzione, come annunci video o display, e molte piattaforme pubblicitarie offrono strumenti che ti aiutano a monitorare le performance degli annunci.
5. Mantieni aggiornati i partecipanti
L'evento si è concluso, ma ora che hai conquistato il tuo pubblico, è bene tenerlo impegnato. Questo può suscitare interesse per eventi futuri. Inoltre, in questo modo puoi generare contatti commerciali e acquisire maggiori informazioni sul pubblico.
In particolare, è utile mantenere il tuo sito aggiornato con i contenuti che gli ospiti desiderano vedere. Un post sul blog o una e-mail che riassuma l'evento può indirizzare i lettori al tuo sito. Lì potrai pubblicare foto e video scaricabili che le persone vorranno condividere online.
Più materiale condividerai, più persone risponderanno, favorendo la nascita di una community di utenti affezionati. Una volta consolidata, potrai organizzare al meglio il tuo prossimo evento.