Nozioni di base sulla contabilità per i proprietari di piccole imprese

Secondo uno studio condotto dalla U.S. Bank, l'82% delle imprese fallisce a causa di una cattiva gestione del flusso di cassa. Le pratiche contabili corrette sono essenziali per ogni piccolo imprenditore che voglia gestire le proprie finanze in modo efficace e puntare al successo.

La contabilità delle piccole imprese comprende le pratiche finanziarie per tracciare, gestire e capire le finanze di un'azienda, come l'inventario e il monitoraggio dei flussi di cassa. Leggi per scoprire le principali procedure contabili che i proprietari di piccole imprese devono conoscere. 

Per capire meglio questo concetto, useremo l'esempio di Sarah, un'imprenditrice indipendente che ha appena lanciato la sua attività di e-commerce di gioielli artigianali su Squarespace. Con alcune conoscenze di base sulla contabilità, Sarah può tenere traccia delle sue entrate e delle sue uscite, analizzare il suo flusso di cassa e prendere decisioni finanziarie intelligenti per contribuire al successo della sua attività.

1. Scegliere un software per la contabilità 

Quando si sceglie un software per la contabilità per la propria piccola impresa, è importante considerare alcuni fattori. 

• Convenienza: considera il numero di persone che devono accedere al software per la contabilità e le funzionalità di cui hai bisogno rispetto al costo. L'ideale è scegliere un software che possa crescere con te. 

• Integrazioni: le capacità di integrazione del software scelto possono farti risparmiare tempo nella gestione manuale della contabilità o dell'inventario. Ad esempio, un software che si integri con il servizio clienti, con il software di gestione dell'inventario e che possa sincronizzare automaticamente le vendite da Squarespace. 

• Opzioni basate sul cloud: un software per la contabilità basato sul cloud memorizza in modo sicuro i dati contabili online. Il software gestionale basato sul cloud è vantaggioso se hai altri dipendenti o un commercialista o un contabile a contratto, perché anche loro hanno la possibilità di accedere da qualsiasi luogo.

Le più diffuse opzioni di contabilità basate sul cloud, come Xero e MYOB, dispongono di funzioni pensate per i titolari di piccole imprese, come dei report che consentono di supervisionare tutte le aree del'azienda. Collegando altre applicazioni aziendali, questi software contabili possono fungere da centro del tuo ecosistema digitale.

Scegliere le integrazioni per il software per la contabilità

Una corretta scelta di integrazioni contabili può aiutarti a preservare l'accuratezza e a risparmiare tempo. In particolare, se hai un'attività in proprio come il nostro esempio, Sarah, le integrazioni possono essere utili per verificare ulteriormente le cifre che tieni sotto controllo.

Ad esempio, con le integrazioni di Amaka per la contabilità, puoi sincronizzare agevolmente le transazioni di Squarespace direttamente con il tuo software gestionale. Questa operazione elimina l'inserimento manuale e garantisce che informazioni importanti come vendite, commissioni, pagamenti e tasse siano aggiornate in entrambi i sistemi. Dati accurati e in tempo reale ti aiutano a rispettare le procedure ottimali per la contabilità e a monitorare correttamente i flussi di cassa e i livelli delle scorte. 

Quando dovrai pagare le tasse, potrai avere la certezza che il tuo software per la contabilità sia già in possesso di registri di vendita aggiornati e dettagliati. Per un'impresa individuale come quella di Sarah, la gestione dell'accuratezza dei dati e delle aliquote fiscali è una parte importante per mantenere la conformità fiscale, quindi un'integrazione può semplificare il processo di preparazione delle imposte nel suo complesso. Tramite Amaka, è possibile sincronizzare Squarespace con Xero e MYOB. 

2. Impostare il proprio piano contabile

Un piano contabile serve a suddividere in categorie tutte le transazioni della tua azienda. Se ben organizzato e accurato, il piano contabile consente di conoscere ogni aspetto delle finanze che riguardano la tua azienda, dalla disponibilità di liquidità alle spese regolari o irregolari, fino allo stato dei debiti. Si compone di cinque tipi di conti principali. 

1. Attività: risorse possedute che hanno un valore economico futuro, come contanti, crediti, inventario, attrezzature, immobili e così via. 

2. Passività: debiti o obblighi nei confronti di terzi, come debiti, stipendi, prestiti bancari, ipoteche o altro.

3. Patrimonio netto: Il credito vantato dai proprietari/azionisti della tua azienda; l'interesse nelle attività dopo aver dedotto le passività

4. Ricavi: i ricavi derivanti dalle attività aziendali, tra cui vendite, servizi, interessi, dividendi, ecc. 

5. Spese: i costi sostenuti per generare ricavi, come ad esempio gli stipendi dei dipendenti, le materie prime, la pubblicità, l'affitto, le utenze, ecc.

Quando apri il tuo piano contabile, le diverse categorie finanziarie rientreranno in uno dei cinque tipi di conto principali. Alcune delle categorie principali che potresti dover prendere in considerazione sono: 

• Liquidità (risorse)

• Crediti/debiti (passività)

• Inventario (risorse) 

• Costi dei prodotti venduti (COGS) (ricavi) 

• Imposta sulle vendite (entrate) 

• Ricavi da spedizione/consegna (ricavi)

• Costi di spedizione/consegna (spese)

• Costi di imballaggio (spese)

Per Sarah, ad esempio, alcuni conti importanti per la sua attività di gioielleria comprendono i costi di spedizione e imballaggio, le entrate derivanti dalle spedizioni, le commissioni per i gateway di pagamento e gli abbonamenti. 

La corretta definizione di un piano contabile renderà molto più semplice il monitoraggio delle finanze della tua azienda. Se hai collegato Squarespace al tuo software per la contabilità con Amaka, l'integrazione creerà automaticamente tutti i tipi di conti e le sottocategorie pertinenti. Questi conti possono anche essere personalizzati in base alle esigenze specifiche del tuo negozio. 

3. Tracciare le entrate e le uscite 

Un'adeguata attività di registrazione è fondamentale per i proprietari di piccole imprese che vogliono seguire le proprie finanze. È importante documentare tutto: entrate, vendite, spese, fatture, bollette e altro ancora. Ad esempio, supponiamo che Sarah voglia allestire una postazione di lavoro a casa per la sua attività o che pranzi con qualcuno che gestisce una fiera di piccole imprese locali. Dovrebbe conservare le ricevute di questi acquisti e annotare la finalità di queste spese. 

Grazie a una documentazione ben definita, Sarah può creare facilmente i principali rendiconti finanziari, come il rendiconto economico in cui tenere traccia delle entrate e delle uscite, lo stato patrimoniale in cui riepilogare attività e passività e il rendiconto dei flussi di cassa in cui verificare gli introiti e le uscite di denaro dalla sua attività. Controllare regolarmente le entrate e le uscite contribuisce a garantire che il flusso di cassa venga utilizzato nel modo più appropriato e ad apportare modifiche in caso contrario. 

Tieni presente che può essere richiesto l'utilizzo di un metodo di contabilizzazione specifico, in base al luogo in cui svolgi la tua attività e ai tuoi ricavi. Puoi utilizzare il metodo di cassa, in cui i ricavi e le spese vengono riconosciuti quando vengono ricevuti o pagati. In alternativa, puoi utilizzare il metodo dell'accredito, in cui i ricavi e le spese vengono riconosciuti al momento della transazione, anche se i contanti non sono ancora arrivati o partiti dalla tua banca. Controlla le normative specifiche del luogo in cui svolgi la tua attività. 

Con un'integrazione per la contabilità, molte di queste operazioni diventano automatiche perché tale integrazione inserisce automaticamente i dati relativi alle vendite, alle commissioni e ai versamenti. Anche se all'inizio può sembrare scoraggiante, con l'aiuto dell'automazione la tenuta dei registri diventa un processo fluido, in grado di aiutarti a tenere sotto controllo le tue entrate e le tue uscite.

4. Analizzare e gestire il flusso di cassa

Analizzare con cura il flusso di cassa è importante, perché la liquidità che si ha a disposizione determina le decisioni che si prenderanno per la propria attività. Osservando i dati relativi alle entrate e alle uscite nel tempo, puoi iniziare a prevedere il flusso di cassa futuro. È un modo per identificare con largo anticipo le potenziali carenze di liquidità, in modo da poter intervenire per evitare problemi. Inoltre, puoi prevedere quando avrai più liquidità a disposizione da investire nella tua attività.

Ad esempio, se Sarah rileva un aumento significativo delle vendite durante le festività, può organizzarsi e stanziare le risorse finanziarie per i casi in cui le vendite potrebbero rallentare una volta terminato il periodo delle festività. Dopo le feste, Sarah può analizzare le vendite totali e gli articoli più venduti. In questo modo, potrà prevedere il periodo delle vacanze del prossimo anno. Se il budget lo consente, potrebbe assumere un collaboratore stagionale per aiutarla a gestire le vendite. 

Tenere sotto controllo l'inventario con gli strumenti per la contabilità può anche migliorare il tuo flusso di cassa. Il segreto sta nell'utilizzare i dati finanziari per creare strategie che favoriscano il numero di clienti abituali, per assicurarsi di non avere scorte in eccesso o non ordinate o per accantonare fondi di emergenza per i cali delle vendite stagionali.

Ad esempio, sapere quali sono i prodotti che vengono regolarmente acquistati insieme può aiutarti a identificare gli articoli che puoi consigliare ai clienti esistenti per incoraggiare gli acquisti successivi. Oppure puoi vedere come si comportano i diversi prodotti nel corso dell'anno per organizzare al meglio il tuo inventario.

Con un'analisi frequente del flusso di cassa, puoi individuare i problemi prima che si verifichino e mantenere la tua azienda sana dal punto di vista finanziario. Prova a fare un controllo mensile o bisettimanale, se non più frequente.

Vuoi migliorare la tua strategia per la tua piccola impresa? Scopri altre risorse sul blog di Squarespace. In alternativa, visita il blog di Amaka per maggiori informazioni sull'e-commerce e sulle integrazioni finanziarie. 

Nota: Questo articolo di Making It è stato creato in collaborazione con Amaka. Non è da intendersi come consulenza finanziaria o legale professionale. Per una comprensione approfondita dei propri obblighi, consultare la normativa o affidarsi a un professionista certificato.