Come definire un processo di evasione degli ordini

Una volta che il cliente ha effettuato l'acquisto, inizia un nuovo processo: l'evasione dell'ordine. Si tratta del processo che intercorre tra la comparsa dell'ordine nel sistema aziendale e l'arrivo del prodotto nella cassetta della posta. 

L'evasione degli ordini rappresenta un aspetto importante per qualsiasi azienda, soprattutto in un momento in cui la velocità e la convenienza sono sinonimo di un buon servizio. I clienti hanno bisogno di sapere quando arriva il loro pacco e molti si aspettano di poterlo monitorare fino alla porta di casa. Un processo di evasione inadeguato può comportare un costo per l'azienda e portare a una perdita di clienti. 

Di seguito, vedremo cosa comporta il processo, perché l'evasione degli ordini è importante, alcune opzioni che puoi scegliere per evadere gli ordini e alcuni consigli per rendere il processo efficace e senza intoppi. 

Che cos'è un processo di evasione degli ordini?

Il processo di evasione dell'ordine si attiva dopo che un cliente effettua un acquisto. Una volta effettuato il pagamento online e confermato l'ordine, si passa all'evasione dell'ordine stesso: 

• Controllo dell'inventario

• Ritiro e imballaggio degli articoli

• Etichettatura per la spedizione o l'organizzazione di ritiro in sede/consegna locale

• Consegna o ritiro della spedizione

• Gestione delle consegne, compresa la tracciabilità ed eventuali resi 

Per eseguire tutte le fasi del processo di evasione degli ordini senza intoppi, l'inventario deve essere disponibile, qualcuno (o qualcosa) deve essere presente per prelevare e imballare il contenuto, e tu e un partner logistico efficace dovete spedire l'ordine. Dovrai anche coordinarti con un partner per le consegne, sia che si tratti di una consegna locale o di un ritiro, sia che si tratti di un corriere per le spedizioni. 

Inoltre, ricorda che l'evasione dell'ordine non si conclude sempre con un pacco recapitato a casa. Le vendite di eCommerce negli Stati Uniti hanno superato i 1.000 miliardi di dollari nel 2022 e il 16,5% di queste vendite si è concluso con un reso. L'evasione comprende anche l'elaborazione e la tracciabilità dei resi.

Perché un processo di evasione degli ordini è importante?

Il processo di evasione degli ordini è importante per diversi motivi, il principale dei quali è il servizio al cliente. Quando si effettua un ordine online, il cliente è disposto ad aspettare per ricevere il suo acquisto, invece di recarsi in un negozio per ritirarlo immediatamente. In molti casi, il tipo di prodotto che sta ordinando non è disponibile in un negozio tradizionale, ma questo non significa che le sue aspettative per un servizio efficiente e veloce vengano meno. 

Quasi due terzi dei clienti in tutto il mondo e in diverse categorie si aspettano che il loro ordine arrivi entro un giorno. 

In definitiva, un solido processo di evasione degli ordini garantisce che i tuoi clienti ricevano esattamente ciò che desiderano nei tempi da loro previsti. Assicurarsi che i tempi di consegna siano chiari e il più possibile aggiornati aiuta a garantire la soddisfazione dei clienti. 

Un processo di evasione efficace e ben oliato consente anche di risparmiare tempo. In tal modo, avrai più tempo per concentrarti su altre attività aziendali e, con la crescita dell'attività, il processo di evasione non ti rallenterà. 

3 opzioni di evasione degli ordini 

Le aziende e gli imprenditori che desiderano sviluppare il proprio business online e il processo di evasione degli ordini hanno a disposizione diverse opzioni. Ognuna ha i propri vantaggi e le proprie sfide. Tutto dipende dalle tue esigenze, come le dimensioni della tua base di clienti e la posizione o l'inventario.

1. Evasione in autonomia (o in azienda) 

La prima opzione di evasione è quella che riguarda l'azienda o l'imprenditore. In questo caso è incluso praticamente tutto ciò che riguarda il processo di evasione dell'ordine, tranne la consegna vera e propria, che di solito viene gestita da un corriere di tua scelta. In base alla tua attività, potresti anche offrire il ritiro in negozio o la consegna locale, soprattutto per gli articoli fragili come le composizioni floreali o gli alimenti.

L'evasione in autonomia è ideale per i piccoli team che possono gestire da soli il volume degli ordini. Molti marchi diretti al consumatore iniziano con questo tipo di evasione, inscatolando gli ordini fino a tarda notte. 

Il vantaggio di questa opzione è rappresentato dalle spese ridotte (non è necessario pagare un magazziniere per tenere in ordine l'inventario o imballare gli articoli). Si tratta di un approccio molto pratico al processo di evasione degli ordini, il che significa che puoi sapere esattamente dove e cosa si trova in magazzino e imballarlo in modo tempestivo. È anche personale: puoi personalizzare le scatole e aggiungere sorprese agli ordini che i clienti amano. 

Tuttavia, l'evasione in autonomia può richiedere molto tempo. Se la tua attività sta crescendo oltre questa fase, potrebbe valere la pena di valutare altre opzioni. 

2. Evasione affidata a terzi 

Molte aziende di eCommerce scelgono di rivolgersi a terzi per l'evasione degli ordini; in alcuni casi si parla di logistica di terze parti (3PL). Le aziende che forniscono servizi di logistica di terze parti si occupano dell'intero processo di evasione degli ordini, immagazzinando, tracciando e imballando le scorte di magazzino e spedendo gli ordini. 

Questa è l'opzione migliore per le aziende che effettuano un numero consistente di vendite online e che non hanno più tempo da dedicare all'evasione in autonomia. Esistono diversi servizi di evasione tra cui scegliere, in base ai prezzi e alle sedi dei magazzini.

I vantaggi dell'utilizzo di una società di servizi 3PL consistono nel fatto che non bisogna tenere conto di aspetti come il personale stagionale, come potrebbe accadere nel caso dell'evasione in autonomia. Inoltre, esternalizzando l'imballaggio, la spedizione e l'immagazzinamento dell'inventario, recupererai più tempo e spazio.

Il rovescio della medaglia di questa opzione riguarda lo scarso controllo fisico sull'elaborazione, l'imballaggio e la spedizione dell'ordine. Infatti, le società di servizi 3PL hanno una propria infrastruttura di evasione degli ordini che semplifica il lavoro delle aziende, ma è importante fare le dovute verifiche su ogni potenziale partner logistico per assicurarsi che i tuoi ordini arrivino ai clienti velocemente e in buone condizioni. 

3. Dropshipping 

Per gli imprenditori che si affacciano per la prima volta al mondo dell'eCommerce, e in particolare per quelli con spazio limitato per le scorte o i fondi iniziali, il dropshipping è un'altra possibile scelta. 

In pratica, il dropshipping toglie all'imprenditore quasi tutta la parte fisica dell'eCommerce. Con il 3PL, il tuo inventario o i tuoi prodotti vengono inviati a un magazzino per essere spediti da un'azienda. Con il dropshipping, l'inventario viene reperito e conservato da un produttore o grossista terzo che si occupa dell'evasione degli ordini. 

Il dropshipping è un modo a basso costo e a basso impegno per chiunque sia interessato all'eCommerce. L'aspetto negativo, tuttavia, consiste nella dipendenza dai tempi, dagli strumenti di pianificazione e dalla disponibilità di terzi. Se succede qualcosa che causa un ritardo nella spedizione, è difficile controllarlo se operi in dropshipping. Inoltre, a meno che tu non stia ordinando prodotti personalizzati, come la stampa su richiesta, sceglierai da un catalogo e dovrai diversificare la tua attività e i tuoi prodotti da quelli di venditori simili.

Come scegliere il processo di evasione degli ordini

La scelta del processo di evasione degli ordini più adatto a te e alla tua azienda dipende da una serie di fattori importanti. Quando ricerchi le opzioni di evasione, prendi in considerazione aspetti quali le tue esigenze attuali, i costi, l'ubicazione e i tuoi valori.

• Esigenze aziendali: se riesci a gestire il tuo volume di ordini, è probabile che non avrai bisogno di servizi 3PL. Ma se ti stai espandendo rapidamente, potrebbe essere intelligente impostare uno strumento di evasione degli ordini in grado di crescere con te.

• Costo: in che misura coprirai i costi di evasione con il prezzo del prodotto? E le tariffe di spedizione? Hai previsto un partner di terze parti nel tuo budget? Assicurati di trovare un equilibrio tra la convenienza e le aspettative di prezzo dei clienti e i tuoi profitti.

• Ubicazione: la posizione dei tuoi magazzini è importante non solo per la velocità di consegna, ma anche per i costi di spedizione. Alcuni 3PL spediscono da magazzini diversi a seconda della posizione del cliente, così che possa ricevere la spedizione il prima possibile.

• Mission e valori: potresti voler cercare partner per l'evasione degli ordini che condividano i tuoi stessi valori e la tua mission. Per esempio, potresti lavorare con un fornitore 3PL attento all'ambiente o evitare il dropshipping perché tieni molto alla vendita di articoli fatti a mano.

Leggi l'elenco completo dei fattori da considerare per la spedizione

Procedure ottimali per l'evasione degli ordini 

È normale apportare delle modifiche per capire quale sia il processo di evasione più adatto alla tua attività. Ecco alcune considerazioni comuni da tenere in considerazione mentre aggiorni e gestisci il tuo.

• Dai la priorità alla qualità della spedizione. Rivolgersi a un corriere di fiducia è fondamentale. Una volta che il pacco non è più nelle tue mani, spetta al corriere farlo arrivare al cliente. Se i tuoi pacchi vengono regolarmente danneggiati o persi, prendi in considerazione l'idea di cambiare partner. 

• Tieni sotto controllo l'inventario. Usa un sistema di fiducia per monitorare i livelli delle scorte. Un inventario basso o pari a zero può avere un forte impatto sui tuoi clienti, soprattutto se hanno già pagato per qualcosa che hai accidentalmente venduto in eccesso.

• Preparati per i picchi di vendita stagionali. Le promozioni stagionali e le stagioni possono influenzare il volume degli ordini e i tempi di spedizione. Durante le festività natalizie, ad esempio, molte aziende definiscono le aspettative dei clienti annotando le scadenze degli ordini per garantire le consegne nelle festività.

• Prendi in considerazione 3PL che utilizzano l'automazione. L'intelligenza artificiale (AI) può aiutare a ridurre i tempi di consegna per i clienti e a frenare eventuali errori umani. Questo si può manifestare con partner che utilizzano un robot per prelevare e imballare gli articoli da spedire o con un software di evasione che sa qual è il magazzino più vicino al cliente. 

• Investi nel tuo rapporto con gli spedizionieri. Se collabori con altri soggetti, è importante instaurare un rapporto e mantenerlo. In questo modo puoi potenzialmente mantenere bassi i costi, assicurarti di ricevere tempistiche precise sull'arrivo delle spedizioni per i tuoi clienti e aiutarti a rimanere aggiornato su eventuali conflitti o problemi con le consegne. 

• Massima trasparenza con i clienti. È importante avere una chiara politica di spedizione e consegna a cui i clienti possano fare riferimento. In caso di problemi o ritardi, invia e-mail o messaggi di notifica ai clienti. Anche se potrebbero avere a portata di mano un link per il tracking, è meglio che gli aggiornamenti siano forniti da te. 

• Pensa con una mentalità globale. Ricorda che la spedizione internazionale può comportare costi per l'acquirente al momento della consegna. Inoltre, se spedisci a livello internazionale, fattori politici, ecologici e altri fattori esterni possono influire sul funzionamento delle spedizioni e delle catene di approvvigionamento.