Come gestire le scorte per il tuo negozio online

Quando configuri il tuo negozio online, è importante sviluppare una chiara strategia di gestione dell'inventario eCommerce. 

Per "scorte" intendiamo qualsiasi bene materiale che metti in vendita, mentre per "gestione delle scorte" intendiamo il processo di organizzazione e controllo di tali beni man mano che si muovono lungo la catena logistica. Una strategia mirata alla gestione delle scorte dell'eCommerce ti assicura di avere a disposizione una quantità di prodotti fisici sufficiente a soddisfare gli ordini nel periodo compreso tra il momento in cui ordini i prodotti e quello in cui li vendi. 

Un buon sistema di gestione dell'inventario dell'eCommerce contribuisce a mantenere i livelli delle scorte in linea con la domanda dei tuoi prodotti. Inoltre, consente di ridurre al minimo i costi di magazzino, a tutto vantaggio del ritorno sull'investimento (ROI). 

La presenza di un sistema di gestione dell'inventario e di analisi assicura di non perdere di vista le vendite e i resi e semplifica le operazioni di verifica delle scorte disponibili.

Stabilire come rifornire l'inventario

La gestione delle scorte di magazzino si basa su due metodi principali: 

1. Affidare l'attività a dropshipper o a fornitori di stampa su richiesta di terze parti

2. Provvedere allo stoccaggio e alla conservazione del proprio inventario

Collaborare con fornitori terzi

I fornitori di stampa su richiesta o dropshipping consentono di effettuare vendite online senza inventario. Con questo metodo non dovrai sostenere i costi di affitto e di gestione del tuo magazzino. Di conseguenza, i costi di avviamento sono più bassi. 

Il dropshipping e la stampa su richiesta sono anche più scalabili rispetto alla gestione del tuo inventario, poiché non devi preoccuparti di aumentare lo spazio del magazzino man mano che la tua attività cresce.

In ogni caso, ricorrere a fornitori terzi presenta anche degli svantaggi. I due aspetti principali da tenere a mente sono:

1. Non avrai alcuna visibilità sui tuoi prodotti, pertanto dovrai affidare a terzi la gestione del magazzino per il controllo della qualità e la tracciabilità dell'inventario. Pianifica una strategia di assistenza clienti nell'eventualità che si verifichino problemi durante l'evasione o la spedizione degli ordini. 

2. I costi legati all'evasione degli ordini sono solitamente più alti quando si ricorre a fornitori terzi. Al momento di definire la tua strategia di spedizione ed evasione, confronta i costi. Le piccole aziende, che hanno pochi ordini d'acquisto, dovrebbero evitare di rivolgersi a terzi.

Squarespace offre alcuni strumenti per il dropshipping e la stampa su richiesta per aiutarti a iniziare a gestire l'inventario della tua attività di eCommerce. 

Scopri di più sulla logistica di terze parti (3PL)

Gestione autonoma delle scorte

I vantaggi derivanti dalla gestione dell'inventario possono superare gli svantaggi. Quando si sceglie di gestire l'inventario in proprio, si ha un maggiore controllo sulla qualità dei prodotti. 

Le dimensioni fisiche del magazzino dipendono dalle dimensioni dei prodotti, dalla loro tipologia e dalla quantità che è necessario stoccare per un dato intervallo di tempo. 

Se commercializzi prodotti di grandi dimensioni, oppure hai bisogno di tenere molti prodotti in magazzino, potresti aver bisogno di acquistare o affittare dei locali in un magazzino fuori sede. Le opzioni a disposizione qui sono più di una: affittare un locale da adibire parzialmente a magazzino, oppure sacrificare a questo scopo una stanza inutilizzata della tua casa. Esiste anche la possibilità di rivolgersi a una società che affitta garage o spazi di deposito a tariffe inferiori rispetto a un magazzino. 

Ricorda di considerare le condizioni ambientali del luogo che ospiterà gli articoli dell'inventario, soprattutto se i tuoi prodotti devono essere conservati entro specifici intervalli di temperatura. 

Gestione delle scorte

La creazione di una soluzione di gestione dell'inventario che risponda alle esigenze della tua azienda si basa su tre aspetti fondamentali:

1. Organizzazione

2. Previsione

3. Ispezione/controllo 

Questi sistemi centrali, una volta creati, ti aiuteranno a gestire gli ordini e il flusso di lavoro di evasione con maggiore efficienza. Inoltre, la possibilità di registrare tutte le operazioni di cui sopra garantisce una maggiore affidabilità dei report sull'inventario e sulle vendite.

Organizzazione delle scorte

Quando crei un sistema di organizzazione per il tuo inventario, puoi concentrarti su questi quattro aspetti prioritari: 

1. Categorizzazione

2. Freschezza

3. Convenienza

4. Ordine

Per cominciare, definisci le categorie di prodotti che vendi. Quindi, raggruppa gli articoli simili. Se ad esempio gestisci un negozio che vende abbigliamento e accessori, potresti immagazzinare i capi di vestiario in una sezione, i gioielli in un'altra e così via. All'interno di ciascuna categoria potresti poi suddividere i prodotti in ulteriori sottocategorie, ad esempio variazioni di colore del medesimo tipo di orecchino. Se vendi i medesimi prodotti ma in misure e taglie differenti, suddividi le scorte anche in base alle dimensioni. 

La freschezza dell'inventario è nota anche come metodo "first in, first out" (FIFO; letteralmente, "primo a entrare, primo a uscire"). La metodologia FIFO consiste nell'organizzare i prodotti in modo che quelli più vecchi si trovino davanti e quelli nuovi in fondo. Si tratta di un metodo particolarmente importante per chi vende prodotti deperibili, come alimenti o trucchi, in quanto riduce al minimo la possibilità di trovare prodotti scaduti. Anche se non vendi prodotti deperibili, questo metodo assicura che gli articoli non rimangano sugli scaffali per troppo tempo. 

Poi, organizza il tutto in modo pratico: identifica i tuoi bestseller e conservali nelle immediate vicinanze della tua stazione di evasione ordini. Ciò potrebbe significare la rimozione di tali elementi dalle loro categorie più ampie e la creazione di una sezione dedicata ai bestseller, oppure l'organizzazione delle sezioni categorizzate in modo tale che i bestseller siano in primo piano in ogni sezione. Questo tipo di organizzazione creerà maggiore efficienza nel processo di evasione degli ordini. 

Un'organizzazione ordinata costituisce l'ultimo tassello del tuo inventario. Uno spazio di stoccaggio ordinato ti aiuterà a preservare la qualità dei tuoi prodotti e delle loro confezioni, ma anche a controllare i livelli delle scorte e a capire subito quanto spazio disponibile esiste per accogliere e sistemare i nuovi prodotti in arrivo. 

Previsione delle scorte

La previsione delle scorte non è altro che il termine tecnico che descrive il metodo di gestione dello stock più affidabile per evitare carenze o eccessi delle scorte. Spesso ci si riferisce a questo concetto in termini di previsione della domanda, che è il processo in cui si valutano determinati fattori per predire che cosa i clienti andranno ad acquistare in futuro. 

Lo strumento di previsione delle scorte più importante di tutti è un software per la gestione delle scorte, che aiuta ad esempio ad effettuare analisi approfondite sui dati di vendita. Per predire la domanda, è possibile prendere in considerazione elementi quali i trend stagionali e la tempistica delle attività di marketing implementate. 

Tieni conto degli ordini passati dei clienti, delle tendenze e del marketing per decidere come stabilire il momento in cui riordinare i prodotti. Il punto di riordino corrisponde alla quantità minima di ogni prodotto che puoi avere senza esaurirlo. 

I programmi per la gestione dell'inventario dispongono di una funzionalità che avvisa quando le scorte scendono al di sotto del punto di riordino prestabilito. 

Ad esempio, se vendi maglioni artigianali, i tuoi dati storici sulle vendite e le tendenze stagionali indicano che di solito vendi circa 15 maglioni di taglia media ogni mese, da settembre a marzo. Questa media aumenta a 30 maglioni al mese nel periodo antecedente alle festività, nei mesi di novembre e dicembre, per poi scendere bruscamente a cinque al mese da aprile fino ad agosto. 

Supponiamo che in questo esempio tu voglia aggiornare il punto di riordino in base alla stagionalità del prodotto. Il tuo punto di riordino potrebbe essere di 10 unità a settembre, 20 unità a novembre e solo tre unità a maggio. 

Quando le scorte di maglioni scenderanno sotto le 10 unità a settembre, come farai a sapere quanti maglioni ordinare? Per automatizzare anche questa parte dell'inventario, imposta un livello massimo di scorte per ogni prodotto. 

Nel caso in oggetto, questa soglia potrebbe essere pari a 20 maglioni a settembre. Un livello massimo di scorte riduce il rischio di ritrovarsi con scorte invendute. Per scorte invendute si intendono prodotti stoccati in eccesso che non si riesce più a vendere, solitamente perché risultano obsoleti. I maglioni di Capodanno degli anni precedenti sono da considerarsi come scorte invendute. 

Quando si impostano i punti di riordino e i livelli massimi delle scorte è opportuno includere il lead time, ossia i tempi tecnici. Il lead time è l'intervallo di tempo che intercorre tra il momento in cui ordini altre scorte da un fornitore e il momento in cui le ricevi effettivamente. Se non si tratta di ordinare prodotti già pronti, la gestione della catena di approvvigionamento richiede un po' di tempo. Considera i tempi di consegna di tutti i materiali e i tempi di creazione in modo da poter rispettare le scadenze previste per i tuoi ordini.

Inventariazione delle scorte

Un controllo dell'inventario è il momento in cui si contano fisicamente tutte le unità presenti in magazzino per verificare che corrispondano alle quantità attualmente presenti nel software di gestione dell'inventario. Anche avendo a disposizione il migliore programma di gestione delle scorte accade frequentemente che gli articoli vadano smarriti, si danneggino oppure siano inseriti a sistema in modo non corretto. Per questo motivo è consigliabile inventariare le scorte a intervalli regolari.

È utile programmare sessioni di inventariazione con cadenze regolari. Specialmente nel caso in cui si dispone di scorte considerevoli o il magazzino è dislocato in luoghi diversi, oppure durante i periodi in cui gli ordini o i resi aumentano di volume, è facile collocare i prodotti nei posti sbagliati o inserire i numeri errati nel programma.

Le verifiche aiutano a confrontare il conteggio fisico con il registro digitale e a tenere in ordine gli articoli. Supportano anche il processo di riordino, dato che nel corso di un'inventario è possibile rilevare che si è scesi al di sotto del punto di riordino di un dato prodotto senza che il sistema abbia registrato tale quantità.

Esistono diversi modi per fare l'inventario. Uno dei metodi più diffusi consiste nell'effettuare un conteggio completo dell'inventario alla fine dell'anno o ogni trimestre, più o meno nel periodo in cui si presentano le dichiarazioni dei redditi.

Un'alternativa è condurre un inventario ciclico, scegliendo una categoria diversa ogni settimana e confrontando il risultato del conteggio con le cifre registrate. In questo modo, è possibile effettuare controlli su base continuativa ed evitare il fastidio di una verifica di fine anno.

L'inventariazione contribuisce a mantenere il controllo qualitativo delle proprie scorte. Vendi merci deperibili? Se stai usando il metodo FIFO, potrai controllare con facilità le date di scadenza dei prodotti nelle file anteriori degli scaffali. Vendi articoli fragili? Gli inventari regolari consentiranno di verificare che nessun articolo risulta danneggiato accidentalmente. 

Configurare il software per la gestione delle scorte

Il software di gestione delle scorte dovrebbe essere il punto centralizzato del controllo scorte del tuo eCommerce. Questo tipo di programma ti aiuterà a sincronizzare l'inventario per più punti vendita online. Ciò significa che puoi vedere i livelli di inventario in tempo reale nei negozi online come Squarespace Commerce e qualsiasi marketplace online popolare, il tutto da un'unico pannello di controllo. 

Molti strumenti offrono anche la possibilità di creare codici a barre per i tuoi prodotti. La scansione dei codici a barre rende il conteggio dei prodotti più efficiente e meno manuale, eliminando così il rischio di errori.

Squarespace Commerce comprende anche uno strumento di importazione prodotti che facilita notevolmente il trasferimento delle tue scorte da un marketplace online al tuo negozio Squarespace. In questo modo, i tuoi clienti potranno effettuare l'acquisto indipendentemente dal luogo in cui troveranno il tuo prodotto.

Indipendentemente dal software che deciderai di acquistare per gestire le tue procedure, considera di affidare la supervisione delle operazioni di gestione del magazzino a una sola persona. Il responsabile designato avrà pertanto una visuale completa del tuo magazzino e dei livelli delle scorte e avrà tutte le informazioni necessarie per definire le procedure di accettazione della merce, le procedure per l'inventario e per gestire il cruscotto del software gestionale.

Le informazioni contenute in questo post sono state aggiornate il 15 marzo 2023.