Le spedizioni per le piccole imprese: punti di attenzione e suggerimenti utili

Che un'azienda stia spedendo il suo primo pacco o il milionesimo, capire le linee guida dei vari spedizionieri e conoscere le opzioni più vantaggiose a disposizione è un aspetto di primaria importanza. Ad esempio, l'inserimento di dimensioni errate dei pacchi può causare rettifiche onerose e ritardi nelle consegne. Inoltre, il soddisfacimento delle aspettative dei destinatari, per quanto riguarda le comunicazioni e le opzioni di spedizione, è in grado di aumentare la loro soddisfazione e di incrementare le vendite. 

Ecco alcuni fattori che incidono sui costi di spedizione e come trovare spedizioni economiche per le piccole imprese, tenendo conto della sostenibilità e della sicurezza.

I fattori a cui prestare attenzione 

La misurazione e la pesatura dei pacchi è una delle fasi più importanti dell'intera procedura di spedizione,poiché l'inserimento di dati non corretti può generare ritardi e comportare l'applicazione di sovrapprezzi salati da parte dello spedizioniere. 

In aggiunta, è fondamentale conoscere la differenza tra le diverse tempistiche di consegna dei vari spedizionieri, ovvero conoscere con certezza quando un pacco verrà consegnato. In questo modo sarà possibile fornire delle finestre di consegna precise e tenere alto il livello di soddisfazione dei clienti. 

Le dimensioni del pacco 

La lunghezza di un pacco non è altro che la misura del suo lato più lungo; nulla di diverso da quando si misurano le dimensioni qualsiasi altro oggetto. Lo stesso vale per la larghezza e l'altezza. La differenza maggiore appare quando viene richiesto di aggiungere la misura della circonferenza. 

La circonferenza si calcola con la seguente equazione: (2 x larghezza) + (2 x altezza). Non tutte le spedizioni richiedono l'inserimento di questo dato (spesso viene chiesto solo per le spedizioni più voluminose), ma per alcuni corrieri è un dato vincolante. Ad esempio, per una confezione larga 10 centimetri e alta 8, la circonferenza sarà pari a 36 centimetri.

Circonferenza = (2 x larghezza) + (2 x altezza)

36 = (2 x 10) + (2 x 8) 

Peso DIM e peso effettivo 

Il costo di spedizione verrà calcolato a seconda del peso effettivo del pacco o del suo peso dimensionale, o volumetrico (DIM). Il peso effettivo è il numero che si legge sulla bilancia quando si pesa il pacco,mentre il peso DIM misura la quantità di spazio che esso occupa. Il peso fatturabile è il peso utilizzato per il calcolo della tariffa di spedizione.

Per calcolare il peso fatturabile del pacco si procede come segue:

1. Si misura la lunghezza, la larghezza e l'altezza della scatola, arrotondandoli al numero intero più vicino. Con questo procedimento, 12,7 centimetri vengono arrotondati a 13, mentre 5,2 centimetri si arrotondano a 5 centimetri.

2. Per ricavare il volume del pacco si moltiplicano le misure di lunghezza, larghezza e altezza.

3. Se il volume del pacco è inferiore a 28.317 centimetri cubi, il costo verrà calcolato sul peso effettivo. 

4. Se il volume del pacco supera i 28.317 centimetri cubi, bisogna dividere questo valore per un numero specifico fornito dal vettore (normalmente 5.000) per calcolare il peso DIM. 

5. Poi, bisogna confrontare il peso DIM con il peso effettivo dell'imballaggio. L'importo addebitato verrà calcolato sul maggiore dei due.

Per le spedizioni effettuate con USPS, il volume va diviso per ....Per le spedizioni UPS e FedEx, il volume va diviso per ... 

Le tempistiche di consegna 

Uno studio condotto da ShipStation mostra che il 34% dei clienti si aspetta che i propri ordini arrivino entro 3-4 giorni, mentre il 28% dei clienti si aspetta che l'ordine sia recapitato entro 2 giorni. In breve, i clienti vogliono mettere le mani sulle loro preziose scatole il prima possibile,ed è qui che entrano in gioco le opzioni di spedizione in giornata e di spedizione notturna. 

Quando si parla di spedizione in giornata significa che l'azienda spedisce un pacco nello stesso giorno in cui è stato ordinato, ma questo non vuol dire che verrà recapitato nel medesimo giorno della spedizione. Con la spedizione notturna, invece, il pacco verrà recapitato il giorno successivo all'ordine. 

Se un cliente è alla ricerca di un regalo dell'ultimo minuto o ha bisogno di un articolo che arrivi in fretta, offrire le opzioni di spedizione notturna e in giornata può essere un punto di distinzione della tua azienda dalla concorrenza. 

Distanza di consegna 

La maggior parte dei vettori suddivide gli Stati Uniti in regioni o in zone di spedizione. Le zone sono determinate misurando distanza in miglia tra il punto di origine e quello di destinazione di una data spedizione. Il tragitto percorso da un pacco è uno dei fattori che incide di più sul costo di spedizione. Maggiore è la distanza percorsa da un pacco, più alto sarà il costo sostenuto per spedirlo. Abbiamo accluso di seguito le zone utilizzate da USPS. In alternativa, è possibile usare anche anche l'apposito calcolatore messo a disposizione da USPS. 

• Zona 1: Destinazioni non locali entro 50 miglia statutarie 

• Zona 2: Destinazioni nel raggio di 51-150 miglia statutarie 

• Zona 3: Destinazioni nel raggio di 151-300 miglia statutarie 

• Zona 4: Destinazioni nel raggio di 301-600 miglia statutarie 

• Zona 5: Destinazioni entro un raggio di 601-1.000 miglia statutarie 

• Zona 6: Destinazioni nel raggio di 1.001-1.400 miglia statutarie 

• Zona 7: Destinazioni nel raggio di 1.401-1.800 miglia statutarie 

• Zona 8: Destinazioni nel raggio di 1.801 miglia statutarie 

• Zona 9: Destinazioni all'interno degli Stati aderenti al Trattato di Libera Associazione o verso codici di avviamento postale assegnati per circostanze eccezionali*

Per stabilire le varie zone in anticipo, è possibile utilizzare l'apposita tabella messa a disposizione da USPS. 

*La disposizione non si applica ai codici postali a tre cifre nell'intervallo 962-969. 

Come creare una politica di spedizione

Come trovare opzioni di spedizione convenienti  

Una volta imballati e preparati gli ordini da spedire, è il momento di prendere la successiva, importante decisione del processo di spedizione, ovvero la scelta del corriere e del servizio di trasporto. Il servizio scelto non solo deve essere in linea con le aspettative dei clienti, ma deve anche essere risultare economicamente conveniente. Negli Stati Uniti le opzioni principali sono USPS, UPS e FedEx, che offrono diverse opzioni tra cui scegliere. 

USPS 

USPS offre alle piccole imprese una serie di opzioni di spedizione, tra cui Priority Mail®, uno dei servizi più diffusi. Tra le caratteristiche del servizio Priority Mail® figurano: 

• Tracciabilità gratuita con USPS 

• Finestra di consegna di 1-3 giorni lavorativi 

• $100 di assicurazione inclusa per le spedizioni aventi diritto 

USPS offre inoltre gratuitamente il materiale di imballaggio, che può essere spedito direttamente al proprio domicilio o in azienda. I materiali potrebbero non essere sempre disponibili presso l'ufficio postale locale, quindi è buona norma usare lo il tool localizzazione di USPS per trovare gli uffici più vicini. Grazie all'estensione estensione ShipStation, gli utenti di Squarespace possono risparmiare fino all'84% sulle tariffe di spedizione al dettaglio di USPS.

UPS

UPS offre agli esercenti anche diversi servizi di trasporto, tra cui UPS® Ground. UPS Ground offre: 

• Tracciabilità gratuita con UPS® 

• Consegna con data limite in 1-5 giorni

• Informazioni gratuite di tracciabilità della spedizione, 24/7

UPS offre anche la possibilità di ordinare il materiale d'imballaggio e di spedizione online; per inserire l'ordine è necessario accedere al proprio account o creare un nuovo nome utente. La registrazione dell'account è gratuita. Una volta abilitato l'account, sarà possibile ordinare i materiali necessari a seconda della tipologia. I materiali ordinabili includono: 

• Etichette, moduli e adesivi per la spedizione 

• Scatole e imballaggi

• Buste di spedizione 

• Plichi per spedizioni espresse 

Se preferisci rifornirti di scatole, etichette e moduli alla vecchia maniera, puoi usare il tool di localizzazione The UPS Store® per trovare il punto vendita più vicino e per ricevere assistenza. Con l'estensione ShipStation, è possibile utilizzare UPS su ShipStation per risparmiare fino al 82%* sulle tariffe giornaliere (servizi internazionali), fino al 73% per i servizi UPS 2nd Day Air® e Next Day Air® e fino al 78% sulle spedizioni con UPS® Ground. 

*Sconti sulle tariffe giornaliere UPS. Le tariffe sono limitate alle spedizioni dagli Stati Uniti. Le tariffe e gli eventuali sconti applicabili sono soggetti a modifiche in qualsiasi momento e senza preavviso.

FedEx 

Come per gli altri vettori, FedEx offre agli esercenti una selezione di servizi tra cui scegliere, tra cui FedEx® Ground. Le caratteristiche di FedEx® Ground includono: 

• Tracciabilità FedEx gratuita 

• Consegna in 3-7 giorni per le Hawaii e l'Alaska 

• Consegna in 1-5 giorni per gli Stati Uniti contigui

Per ordinare gratuitamente gli imballaggi da FedEx, è necessario creare un account gratuito e inserire i dati di una carta di credito. FedEx dispone inoltre punti di consegna FedEx Office e FedEx Authorized ShipCenters, dove è possibile acquistare i materiali di imballaggio di persona e ricevere assistenza per il confezionamento e la spedizione dei colli. 

Come calcolare e impostare le spese di spedizione

Spedire in modo sostenibile

Secondo il 5 Gyres Institute, negli Stati Uniti viene riciclato solo i 10l 4}% delle 300 milioni di tonnellate di plastica prodotte ogni anno. Uno studio di ShipStation ha rilevato che il 66% dei clienti ha dichiarato che, se disponibili, prenderebbe in considerazione opzioni di spedizione sostenibili, un incremento del 3% rispetto al 2022.  

È possibile spedire in modo sostenibile utilizzando imballaggi ecologici ogni volta che sono disponibili, e chiedendo ai clienti di riutilizzare le scatole per i resi. La maggior parte dei corrieri offre anche la possibilità di ritirare i pacchi a domicilio, evitando di dover recarsi di persona al punto di raccolta più volte alla settimana. 

È inoltre fondamentale tenere sotto controllo l'inventario per evitare eccessi di scorte e lo sprechi negli imballaggi. Un'idea che vale la pena considerare è dotarsi di un cestino per la carta riciclata, in modo da riciclare le scatole invece di gettarle nella spazzatura. 

Assicurare o non assicurare?

Molti servizi di spedizione offrono opzioni di copertura assicurativa. Tuttavia, per gli articoli di valore unitario più elevato, il consiglio è di optare per un'assicurazione aggiuntiva da parte di un vettore o di una assicurazione privata, per garantirsi e garantire ai clienti la massima tranquillità. I clienti, poi, fanno pesare la loro opinione: 

• Il 15% dei clienti ha dichiarato di essere meno propenso ad acquistare da un'azienda che non offre l'assicurazione. 

• Il 45% dei clienti ha dichiarato di essere meno propenso ad acquistare nuovamente da un'azienda se il pacco è stato smarrito durante il trasporto. 

• Il 56% dei clienti ha dichiarato di essere meno propenso ad acquistare nuovamente da un'azienda se il pacco era danneggiato o mal confezionato. 

Dato il rischio che un pacco venga perso durante il trasporto o, purtroppo, che venga rubato da qualche dipendente infedele, l'assicurazione sulle spedizioni sta diventando sempre meno qualcosa di opzionale e sempre più un obbligo. L'allineamento alle aspettative dei clienti, inoltre, può anche condurre a un aumento delle vendite. 

Come spedire articoli speciali 

La spedizione di articoli speciali, come gli alimenti deperibili e prodotti che necessitano di ghiaccio secco, come i gelati, richiede una serie di linee guida e regolamenti specifici. Ad esempio, gli alimenti che marciscono o si deteriorano rapidamente di solito non sono spedibili, ed è importante notare che gli alimenti vengono spediti a proprio rischio e pericolo. 

Consigli per la spedizione di articoli deperibili 

• Preparare i pacchi per diverse ore di viaggio.

• Utilizzare gel, plastica e gommapiuma per mantenere al fresco i prodotti. 

• Le merci deperibili vanno spedite con corriere espresso o con l'opzione di spedizione notturna. 

• È consigliabile suggerire al cliente di abilitare le notifiche di spedizione, in modo da essere avvisati non appena l'articolo deperibile giunge a destinazione.

Spedizioni con ghiaccio secco 

Il ghiaccio secco è utile per la spedizione di alimenti congelati, come ad esempio i gelati. Il ghiaccio secco può essere acquistato presso aziende specializzate o anche in alcuni negozi di alimentari. 

Due delle cose più importanti da tenere presente quando si maneggia il ghiaccio secco sono l'uso di guanti e l'evitare di chiudere ermeticamente le spedizioni; il ghiaccio secco può causare ustioni e può far scoppiare il pacco. Inoltre, i corrieri raccomandano di preparare le spedizioni per un periodo di transito di almeno 30-40 . Per ulteriori informazioni sulla spedizione con ghiaccio secco, il consiglio è visitare il sito web dello spedizioniere, oppure di contattarlo direttamente. 

Scopri di più sulla spedizione di articoli speciali

Scegliere un software di spedizione

Man mano che l'azienda cresce, l'aggiunta di un software per le spedizioni al proprio pacchetto tecnologico può aiutare a lavorare in modo più efficiente e a tenere sotto controllo i costi e la redditività.

Squarespace offre un'estensione in collaborazione con ShipStation, una piattaforma di gestione degli adempimenti che semplifica e automatizza il processo di spedizione. Gli esercenti che usano ShipStation hanno diritto inoltre a tariffe di spedizione scontate, e possono integrare i principali canali di vendita, i marketplace, i sistemi di gestione dell'inventario, gli ERP e altro ancora. Grazie ai flussi di lavoro a scansione, alle automazioni di importazione, alle spedizioni all'ingrosso e a molte altre funzioni, è possibile raccogliere gli ordini da qualsiasi punto di vendita e stampare rapidamente le etichette di spedizione. 

Nota: questo articolo di Making It è stato creato in collaborazione con ShipStation e si rivolge soprattutto ai lettori statunitensi.