Come automatizzare il modulo di richiesta di appuntamento in 5 passi

Uno dei migliori strumenti per automatizzare l'intero processo di prenotazione degli appuntamenti è la creazione di un modulo standard di accettazione dei clienti. Se hai bisogno di informazioni aggiuntive quando i clienti prenotano un appuntamento, l'automatizzazione e la personalizzazione dei moduli di prenotazione renderà più efficiente la tua attività.

L'abbinamento del tuo Squarespace con Acuity Scheduling consente di impiegare moduli efficienti e altamente personalizzabili. Puoi adattarli completamente al tuo tipo di attività, in modo da avere tutte le informazioni necessarie per offrire ai clienti la migliore esperienza possibile. Ad esempio: 

• Gli stilisti possono chiedere ai clienti di caricare immagini di ispirazione. 

• I life coach possono chiedere ai clienti di indicare i loro obiettivi a breve e a lungo termine. 

• I petsitter possono ottenere l'indirizzo di domicilio dei loro clienti.

1. Decidi cosa chiedere

Inizia con una lista di informazioni che vuoi conoscere sui tuoi clienti. Le informazioni possono essere le seguenti: 

• Il loro compleanno (in modo da poter inviare loro un buono sconto)

• Il nome del loro cane

• Se soffrono di allergie

• Documenti da caricare, e altro ancora 

Cerca di concentrarti sui dettagli che renderanno migliore la loro esperienza migliore e che ti permetteranno di minimizzare i tempi morti.

Poi, raggruppa le domande in base al tipo di appuntamento che desiderano prenotare. Ad esempio, un riparatutto potrebbe avere alcune domande da porre ogni volta che qualcuno prenota ("Qual è il suo indirizzo?") e altre specifiche per i singoli tipi di appuntamento ("C'è un rubinetto esterno che posso usare con la mia idropulitrice?"). Ogni gruppo di domande sarà un modulo separato, che potrai assegnare a tipi di appuntamenti specifici.

Con Acuity, al momento della prenotazione chiedi sempre ai clienti il loro nome, numero di telefono e indirizzo. Per raccogliere ulteriori informazioni o creare moduli per diversi tipi di appuntamento, crea un modulo personalizzato da aggiungere al flusso di prenotazione.

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2. Imposta i moduli per i nuovi clienti

Con i clienti nuovi è bene porre delle domande che invece non è consuetudine fare ai clienti ormai fidelizzati. Ad esempio, un agopuntore potrebbe voler sapere se il cliente si è già sottoposto a trattamenti di agopuntura in precedenza; un personal trainer potrebbe invece voler conoscere gli obiettivi di fitness del futuro cliente. Oppure, potrebbe interessarti sapere come si è trovato il cliente con te.

Può essere utile creare un tipo di appuntamento separato rivolto esclusivamente ai nuovi clienti. Dopo averlo creato, redigi un modulo che contenga le domande specifiche da porre a un nuovo cliente e configuralo in modo che compaia ogni qual volta qualcuno prenota i tuoi servizi per la prima volta.

A seconda del tipo di attività che svolgi, puoi gestire questi appuntamenti con i nuovi clienti senza sostanziali differenze rispetto a quelli con la clientela fidelizzata, oppure offrire appuntamenti esplorativi/iniziali specializzati. Uno psicoterapeuta potrebbe ad esempio richiedere una sessione iniziale un po' più lunga, in cui esplorare gli obiettivi del cliente e le modalità che preferisce, mentre una palestra potrebbe offrire una consulto gratuito di 30 minuti che include una panoramica dei corsi disponibili e un tour della struttura.

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3. Pensa alla presentazione

Successivamente, decidi in che modo desideri che le domande siano poste al cliente. Ad esempio, è possibile raggruppare in sezioni eventuali ulteriori domande dopo i campi ordinari per il nome e le informazioni di contatto? Ad esempio, un fotografo di matrimonio potrebbe suddividere il modulo di prenotazione in diverse sezion, una per le domande di base, una per i dettagli specifici del matrimonio, una per le informazioni relative ai novelli sposi e una sulle preferenze estetiche e sceniche.

Gli utenti di Acuity possono utilizzare queste decisioni per determinare i campi del titolo e della descrizione dei nuovi moduli. Il titolo e la descrizione appariranno sopra le domande del modulo. In questo modo si crea una sorta di stacco visivo, grazie alla separazione dei moduli personalizzati dai campi del nome, del numero di telefono e dell'indirizzo e-mail. Se per il tuo brand punti invece a un'estetica meno elaborata, più lineare, potresti lasciare questi campi vuoti per creare un flusso continuativo di domande.

Il calendario e i moduli per la prenotazione degli appuntamenti possono essere integrati direttamente nel tuo sito web. Così facendo, potrai adeguare lo stile della pagina ai caratteri e ai colori del tuo brand. Inoltre, sarà più facile per i potenziali clienti passare dalla conoscenza tua e dei tuoi servizi alla pagina di prenotazione.

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4. Crea dei moduli e decidi quando mostrarli al cliente

Una volta definita la struttura di base dei moduli da sottoporre al cliente, è possibile impostarli e collegarli ai diversi tipi di appuntamento. Se hai intenzione di dare al vostro modulo un nome e una descrizione, inizia con queste informazioni. Poi, aggiungi le domande a cui vuoi che i clienti rispondano.

Per consentire la prenotazione automatica degli appuntamenti, pubblica un calendario interattivo su una pagina dedicata del sito. Da qui potrai personalizzare la pagina per adattarla al tuo brand, e fornire qualsiasi informazione aggiuntiva che i clienti potrebbero voler conoscere prima di prenotare i tuoi servizi, come ad esempio la policy di cancellazione. A seconda del software di pianificazione che utilizzerai, avrai la possibilità di allegare moduli diversi per ciascun tipo di appuntamento, in modo che i clienti possano vivere un'esperienza fluida e senza sconnessioni.

Gli utenti di Acuity possono utilizzare il campo "Mostra questo modulo durante la pianificazione" per selezionare quali tipi di appuntamento ricevono quale modulo. Una volta fatto clic su "Salva modulo" o "Salva domanda e modulo", il nuovo modulo sarà attivo nello strumento di pianificazione.

5. Visualizza le risposte dei clienti

Acuity aggiunge automaticamente le risposte dei clienti alle informazioni dell'appuntamento prenotato. Quando l'appuntamento si avvicina, apri queste note per rivedere le risposte e prepararti all'incontro.

Ricorda inoltre che i moduli possono essere modificati in qualunque momento. Se durante gli incontri con i clienti emergono domande frequenti, o se ti ritrovi a porre al cliente la stessa domanda appuntamento dopo appuntamento, forse è il caso di aggiungerla ai moduli. Quanto più dettagliata sarà la preparazione che puoi ottenere con l'onboarding automatizzato del cliente, tanto più produttivo sarà il tempo che spenderai con lui. 

Sei pronto ad automatizzare la prenotazione degli appuntamenti?