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I sistemi di pianificazione automatici possono trasformare in modo radicale l'operatività della tua impresa. Consentire ai clienti di gestire autonomamente gli appuntamenti è uno dei modi più efficaci per diminuire il tempo che dedichi all'espletamento di compiti amministrativi, e ti consente di concentrarti sul fornire un servizio di prima qualità.
Tuttavia, la configurazione del sistema di pianificazione in autonomia è utile solo se i clienti sanno utilizzarlo. Educare i clienti all'utilizzo di questo strumento è fondamentale per consentire una gestione fluida e senza intoppi della tua attività. Puoi implementare il processo in cinque semplicissimi passaggi.
In cosa consiste l'educazione dei clienti?
Si tratta di far capire ai clienti senza ombra di dubbio cosa ci si attende da parte loro, e viceversa. Una volta che avranno compreso quel è il modo che ti consente di lavorare al meglio, potranno collaborare con te in modo ancora più efficace.
Questa formazione iniziale da somministrare ai clienti permette di aumentare il grado di soddisfazione complessiva per i tuoi servizi, aumentando di conseguenza la fidelizzazione di lungo termine della clientela. Dopotutto, va sempre a vantaggio degli affari quando i clienti rispettano i limiti imposti e seguono i processi suggeriti.
I vantaggi della pianificazione in autonomia
La prenotazione in autonomia è un modo per dare maggior controllo ai clienti, e ti consente di risparmiare tempo prezioso.
A seconda delle impostazioni scelte, i clienti potranno prenotare i propri appuntamenti, annullarli o riprogrammarli. In sostanza, l'impostazione della pianificazione automatica equivale a dotarsi di una segretaria virtuale: il risultato finale per i clienti è una maggiore disponibilità e comunicazione affidabili, e meno oneri amministrativi per te.
1. Attivare la pianificazione in autonomia nella dashboard di Acuity Scheduling
Se desideri che i tuoi clienti prenotino un appuntamento, una lezione o un workshop con te online, è importante che tu abbia configurato le opportune impostazioni su Acuity Scheduling.
Nel tuo account di Acuity Scheduling, clicca su Disponibilità. Individua l'agenda o il gruppo di appuntamenti desiderato e clicca su Modifica disponibilità/limiti, quindi clicca su Limiti di pianificazione per i clienti.
Cerca l'impostazione Appuntamenti per fascia oraria. Questa impostazione è predefinita a 1, il che significa che solo una persona alla volta può prendere appuntamento con te. Se hai impostato il valore a 0, la pianificazione viene bloccata per tutti i clienti. Se lo porti a 4, possono essere presi quattro appuntamenti contemporaneamente.
Ecco alcune informazioni su come aggiornare le impostazioni di pianificazione.
2. Integrare la propria agenda online
La pubblicazione in diversi posti del link alla tua pagina di pianificazione ricorda ai clienti che possono prenotare online e facilita loro la possibilità di trovarti, prenotare e pagarti.
Incorporare il tuo strumento di pianificazione direttamente sul tuo sito Web è un modo eccellente per cominciare. Tuttavia, non dimenticare gli altri canali tramite i quali i potenziali clienti potrebbero trovarti. Un altro modo per eliminare gli ostacoli alla prenotazione è incorporare l'agenda online nei tuoi profili sui social.
Se hai una sede fisica o un ufficio esponi un cartello in cui comunichi ai clienti la possibilità di prenotare online, e inserisci un promemoria anche nel messaggio della segreteria telefonica. Basta una frase semplice, del tipo: "Buongiorno, avete chiamato [nome dell'attività o il tuo nome]. Se desiderate fissare un appuntamento, potete farlo con facilità tramite <inserisci il tuo link allo strumento di pianificazione>!"
Quanto più semplice sarà per i clienti prenotare online, tanto più alta sarà la probabilità che usino questo metodo.
3. Chiarire bene i metodi di prenotazione preferiti
Se desideri che i clienti prenotino esclusivamente online, comunicalo con chiarezza. Una volta pubblicato e testato il link di prenotazione in tutti i canali che utilizzi, è il momento di comunicarlo direttamente alla clientela.
Invia una breve e-mail in cui comunichi ai clienti che preferisci le prenotazioni online, e condividi il link alla pagina di pianificazione. Dopo aver inviato l'e-mail, aggiorna la firma e-mail con lo stesso link.
4. Comunicare ai clienti i vantaggi della pianificazione online
La pianificazione online consente a tutti di risparmiare tempo, anche se a volte per alcuni clienti può risultare difficile abbandonare le vecchie abitudini. Per ovviare a questo problema, prova a rendere il passaggio alla pianificazione online una transizione del tutto naturale, spiegando ai clienti in modo chiaro e diretto in che modo potranno risparmiare tempo e fatica:
Hanno la possibilità di prenotare con te tramite il tuo link di pianificazione, anche al di fuori dei tuoi consueti orari di lavoro.
Possono sapere subito quando sei disponibile, invece di ascoltare un elenco di orari.
Possono annullare e prenotare nuovamente al sorgere di qualche problema, evitando di doverti rincorrere al telefono ogni dieci minuti.
Consente loro di controllare le modalità con cui vogliono lavorare con te.
Prova in prima persona l'esperienza dei clienti quando pianificano gli appuntamenti autonomamente tramite il tuo link.
5. Creare dei codici coupon per la pianificazione online
Quando crei un nuovo codice coupon personalizzabile, generi uno sconto che può essere riscattato solo online. Avrai il controllo totale sui dettagli degli sconti, dalla data di scadenza dei codici al numero di volte in cui possono essere utilizzati.
Ad esempio, potresti offrire 10 € di sconto sulla prossima sessione alle prime dieci persone che ti invieranno un'e-mail. Impostando il limite del codice a 10 unità, questo non sarà più valido dopo che i dieci aventi diritto lo avranno riscattato.
Si tratta di un'iniziativa eccellente per spingere le persone a prenotare online, perché puoi consegnare il codice coupon con una piccola nota: "Inserisci questo codice al momento della prenotazione online per risparmiare X% sulla tua prossima sessione". Questo approccio personalizzato è un incentivo molto efficace per aiutare i clienti ad adottare il tuo nuovo metodo di prenotazione.