Gestione del tempo per i freelance

Una volta acquisiti i primi clienti e aver intrapreso ufficialmente il viaggio da freelance è il momento di assicurarsi che i tuoi orari siano predisposti a tuo favore. La gestione del tempo è fondamentale per il tuo successo di freelance. Non gestire il proprio tempo in modo efficace può portare a consegnare i progetti in ritardo o incompleti, con conseguenti tensioni nei rapporti con i clienti e un minore potenziale di referenze. Una scarsa gestione del tempo da parte dei freelance va di pari passo con lo squilibrio tra lavoro e vita privata, che porta a un deterioramento della salute mentale e al burnout, che poi si ripercuote su uno scarso rendimento lavorativo. 

La buona notizia è che, in quanto capo di te stesso, il tuo tempo è sotto il tuo controllo e hai il potere di abbandonare abitudini di gestione del tempo malsane o inefficaci. Stabilire abitudini di gestione del tempo da freelance dall'inizio può aiutarti a prepararti per il successo lungo il percorso. Dall'organizzazione di una routine quotidiana efficace all'impostazione delle aspettative con i clienti, scopri come gestire il tuo tempo come freelancer e come prevenire il burnout. 

Organizzazione di una routine efficace

Una delle chiavi per trovare l'equilibrio di freelance non risiede in calendari, elenchi di cose da fare prioritari o hack di produttività. Tutti questi strumenti di gestione del tempo sono davvero necessari per tenere traccia di tutto ciò che c'è da fare e mantenere gli impegni. Tuttavia, la vera chiave del successo della gestione del tempo a lungo termine dei freelance è nel modo in cui organizzi ogni giorno e ogni settimana. 

Identificare e classificare i compiti

Diventare un freelance significa ricoprire molti ruoli, quindi è comprensibile che molti freelance facciano fatica a trovare abbastanza tempo nella giornata per fare tutto ciò che devono o vogliono fare. Il trucco consiste nell'iniziare a identificare le grandi categorie di compiti o attività della tua vita, per poi modellare su di esse i programmi giornalieri e settimanali. Queste categorie dovrebbero includere il tuo lavoro da freelance (ad esempio, il lavoro con i clienti, il marketing, le attività amministrative, le telefonate con i clienti e il networking), la tua vita personale (ad esempio, faccende domestiche, cura della persona, responsabilità familiari, socializzazione, relax, hobby) e il tuo lavoro quotidiano (se applicabile). 

Tracciare il programma giornaliero

Una volta identificate le componenti fondamentali delle tue giornate, costruisci un programma giornaliero in grado di recepire tutte le categorie generali dell'elenco e gli impegni di tempo richiesto da ciascuna di esse per aiutarti a raggiungere una vita equilibrata. Non deve essere un programma granulare che elenchi le voci specifiche della tua lista di cose da fare. Si tratta invece di un approccio olistico alla giornata che struttura blocchi di tempo per categorie specifiche e li programma nei momenti della giornata più ottimizzati. 

Diamo un'occhiata più da vicino a questo approccio in azione: supponiamo il caso di un freelance single, a tempo pieno, che si dedica alla corsa e ha una vita sociale attiva. Ti piace alzarti la mattina presto e sai, grazie a esperimenti passati, che di solito riesci a lavorare al meglio al mattino e a concentrarti sul lavoro con i clienti nel corso della giornata.

In questa ipotesi, il tuo progetto di routine quotidiana potrebbe avere questo aspetto: 

• Mattina presto: cura della persona e corsa

• Mattina: lavoro per i clienti

• Mezzogiorno: pausa personale

• Pomeriggio: marketing e attività amministrative

• Tardo pomeriggio: chiamate ai clienti e di networking

• Prima serata: faccende personali

• Sera: socializzazione e relax

Una volta messo a punto questo piano, è possibile avere ogni giorno una maggiore granularità con gli elementi specifici della tua lista di cose da fare da inserire in ogni blocco temporale categorizzato. A partire da questo piano di base, potresti espandere il progetto in una variante per ogni giorno della settimana. Per esempio, magari il lunedì, il mercoledì e il venerdì corri al mattino prima di iniziare il lavoro, mentre negli altri giorni mediti. O forse sai che hai bisogno di più tempo per lavorare con i clienti durante la settimana e meno tempo per le chiamate, così puoi passare ogni giorno da un'attività del tardo pomeriggio all'altra. 

Questo processo può aiutarti a identificare ciò che apprezzati di più nel lavoro e nella vita privata, oltre ai momenti in cui ti senti più produttivo e presente in ogni attività durante la giornata e la settimana. Inoltre, ti aiuta a ridurre al minimo il passaggio da un compito all'altro, migliorando l'attenzione durante ogni blocco di tempo della giornata. 

Trovare libertà e sicurezza nella routine

Lo scopo di questo esercizio non è creare routine che sembrino rigide e limitanti, ma trovare libertà e sicurezza nelle routine che funzionano meglio per il tuo stile di vita unico. Creando dei limiti e un equilibrio nel modo in cui utilizzi il tuo tempo, è più probabile che riesci a essere presente e a ridurre il burnout. Mantenere una routine può aiutarti a costruire abitudini muscolari mentali che ti addestrano a concentrarti maggiormente sulla categoria di attività a cui hai assegnato tempo e meno tempo a preoccuparti di dover fare qualcos'altro in quel momento. Questo fa una grande differenza non solo nel modo in cui ci si concentra sul lavoro, ma anche nel modo in cui si riesce a vivere pienamente la propria vita personale.

Rispettare il tuo tempo e la tua energia

Anche con la routine pianificata nel modo più ponderato, la vita e il lavoro sono imprevedibili, quindi è inevitabile che ci siano momenti in cui il tuo programma verrà stravolto con lo spettro del burnout. Il modo in cui affronti tempi come questi determina l'efficacia con cui puoi battere il burnout e tornare in pista. 

Inizia rispettando il tuo tempo e la tua energia, esattamente come li senti al momento, senza giudicare o trovare delle scuse. Poniti alcune domande fondamentali: 

• Hai assunto più responsabilità lavorative o personali di quelle che puoi realisticamente sostenere? Considera a quali cose puoi dire no in modo fattibile e fai pratica a dire di no più spesso ai progetti e ai piani che non ti servono. 

• Quando è stata l'ultima volta che hai programmato le ferie? Anche se le finanze potrebbero risentirne un po', prenditi una pausa per un giorno, un weekend o anche una settimana intera o più. Il tempo per ricaricarsi è prezioso per la tua salute e per l'energia in generale, e ciò significa che sarai in grado di mostrare a te stesso e ai tuoi clienti quando sarai di nuovo disponibile. 

• Hai programmato una pausa, ma poi hai finito per lavorare comunque perché hai dovuto fare subito qualcosa che sembrava urgente? La prossima volta, programma il tempo libero e rimani fedele al tuo piano, qualsiasi cosa accada. Se non rispetti il tuo tempo, è meno probabile che anche i tuoi clienti lo faranno. Comunica sempre ai clienti quando ti prenderai un periodo di ferie prolungato, in modo da stabilire le aspettative, e poi immergiti completamente nel tuo tempo libero, lontano da tutti gli aspetti del lavoro di freelance. 

Se sei in burnout perché stai lavorando part-time in aggiunta alla tua normale giornata di lavoro, impostare un obiettivo può aiutarti per smettere di lavorare come freelance o per abbandonare il tuo lavoro dipendente e fare il freelance a tempo pieno. Sapere che c'è una fine in vista per destreggiarsi tra i due lavori può aiutarti a gestire la tua salute mentale e, nel frattempo, a individuare le opportunità di equilibrio. 

Definire le aspettative con i clienti

Man mano che lavori su come organizzare e rispettare il tuo tempo, è altrettanto importante stabilire aspettative con i clienti in merito alla tua disponibilità. Quando si parla di aspettative del cliente, è importante farsi valere in due aree principali: l'ambito del progetto del cliente e la tua disponibilità come freelance. 

Gestione delle richieste dei clienti al di fuori dell'ambito concordato

Occasionalmente, potresti avere dei clienti che richiedono più cose rispetto a quelle descritte nell'ambito di progetto del tuo contratto. Ad esempio, se lavori come graphic designer e hai acconsentito a consegnare tre varianti del logo e il cliente richiede due variazioni aggiuntive, è giunto il momento di rivendicare il rispetto del tuo tempo, di puntare all'accordo contrattuale e, a seconda della tua disponibilità, di rifiutare o di richiedere un accordo e un compenso aggiuntivo per i materiali aggiuntivi. 

Andare oltre l'ambito concordato senza un compenso aggiuntivo può generare risentimento, con conseguenti ripercussioni sul rapporto con il cliente. Inoltre, se improvvisamente hai più lavoro in programma di quello che avevi in mente, ciò può compromettere la tua pianificazione, influenzare il tuo lavoro con altri clienti e portare al burnout. 

Gestione delle aspettative di disponibilità

Il modo più semplice per assicurarsi che i clienti sappiano quando sei disponibile è quello di essere chiari sui tuoi orari di lavoro all'inizio del rapporto con il cliente. Ricordati di controllare il tuo programma, quindi se riesci ad affrontare con successo tutte le tue attività da freelance lavorando solo dalle 8 alle 16 dal lunedì al mercoledì, non devi fare altro che spiegarlo ai clienti nelle tue prime conversazioni. Potresti anche inserire nel contratto che sei raggiungibile solo via e-mail in determinati momenti. Se addestri i clienti a non aspettarsi una risposta da te al di fuori di quei giorni e di quelle ore, allora non dovrai sentirti obbligato a infrangere i tuoi confini di equilibrio tra lavoro e vita privata. 

Un altro modo semplice per gestire il tuo tempo con i clienti è stabilire quando è possibile programmare le chiamate con te. Ad esempio, supponiamo che tu sia quel freelance che fa solo telefonate nel pomeriggio. Puoi utilizzare uno strumento di pianificazione online come Acuity Scheduling per stabilire la tua disponibilità agli incontri solo negli orari a te più congeniali, ad esempio dalle 13:00 alle 16:00, dal lunedì al mercoledì, e l'app di pianificazione mostrerà ai clienti solo quelle fasce orarie come opzioni di pianificazione. In questo modo, non dovrai preoccuparti dei clienti che fissano inaspettatamente le chiamate con te durante la tua pausa di concentrazione o la tua quotidianità. 

L'utilizzo di uno strumento di pianificazione online come questo contribuisce anche a normalizzare l'esperienza di pianificazione online per i clienti. Gestire le chiamate dei clienti diventa molto più facile quando vengono abituati a programmare le chiamate solo tramite il tuo strumento di pianificazione online, tramite un link che invii direttamente a loro o tramite lo strumento di pianificazione integrato nel tuo sito web freelance. Con Acuity Scheduling, puoi anche impostare degli intervalli tra le chiamate durante le tue ore disponibili, in modo da non ritrovarti con un lungo blocco di chiamate in serie. Questa funzione consente di ridurre automaticamente il tempo tra una chiamata e l'altra di 5-10 minuti, in modo da permetterti di riposarti, idratarti e prepararti per la chiamata successiva.

Costruire un programma che funzioni per te e che tenga sotto controllo il burnout è possibile grazie a una combinazione di tutte queste tecniche di gestione del tempo da freelance. Se siete alle prime armi con il freelance, consulta la nostra guida completa su come diventare freelance.