Invia proposte di progetto, preventivi e contratti su Squarespace

Se vendi servizi ai clienti o gestisci progetti in corso, documenti professionali come proposte, preventivi e contratti, fanno parte della definizione del tuo rapporto di lavoro e del tuo compenso.

I documenti inviati ai clienti sono una delle prime interazioni che questi hanno con la tua azienda. È importante che siano professionali, dettagliati e che esprimano il tuo marchio, in modo da poter trasformare i contatti in clienti paganti e guadagnare la loro fiducia con accordi chiari. Su Squarespace puoi creare e gestire documenti per i clienti che rispecchiano lo stile del tuo sito web, con modelli di proposta di progetto, modelli di preventivo e contratti.

Stabilire il tipo di documento desiderato

Avrai bisogno di documenti diversi in diverse fasi del tuo rapporto con un cliente. 

• Proposte: offrono ai clienti una panoramica di alto livello della tua attività e dei tuoi servizi. Questa introduzione è la tua prima opportunità per proteggere l'attività di qualcuno. 

• Stime: un preventivo illustra i servizi che fornirai per un progetto e i costi associati. 

• Contratti: questo documento illustra i termini di servizio e ufficializza le aspettative e le scadenze del progetto.

Creare documenti per i clienti su Squarespace

Per inviare documenti ai tuoi clienti su Squarespace, dovrai creare un progetto. Il progetto è un elemento centrale per tenere traccia dei documenti, delle fatture, delle informazioni sui clienti e delle fasi salienti del progetto. Puoi creare un documento dalla dashboard di qualsiasi progetto.

Crea un documento con uno dei modelli disponibili e sostituisci il contenuto per adattarlo alla tua attività. Una volta scelto il tipo di documento che desideri creare, puoi personalizzare il layout, i tipi di carattere e i colori. Crea un design personalizzato o applica gli stili del sito esistenti per abbinarli all'aspetto del tuo sito web.

Creare una proposta di progetto

La tua proposta di progetto è un'occasione per vendere i tuoi servizi a un potenziale cliente e convincerlo a lavorare con te. È un'opportunità per presentare la tua attività e i tuoi servizi. 

Prendi in considerazione l'idea di includere:

• Un'intestazione personalizzata con il nome del cliente per una maggiore personalizzazione

• Una breve descrizione della tua attività

• Pacchetti di servizi tra cui scegliere con i relativi costi

• Passaggi successivi 

• Testimonianze dei clienti precedenti

• Immagini dei lavori precedenti

• FAQ

• L'accettazione di una proposta

Quando crei una proposta, pensa alle principali priorità o ai problemi del tuo cliente e a come puoi risolverli. Metti in risalto questi servizi e i vantaggi in modo che il cliente si senta compreso e si renda conto dell'importanza di lavorare con te. Ad esempio, le immagini dei tuoi lavori precedenti potrebbero illustrare i progetti di clienti passati con obiettivi simili. 

L'inclusione di una fase di accettazione è facoltativa. Se la includi e viene accettata, costituisce un accordo formale. Se l'accettazione della proposta fa parte del tuo flusso di lavoro, assicurati di spiegare chiaramente ai clienti cosa stanno accettando in questa fase.

Creare un preventivo del progetto

Un preventivo è un documento che riporta i servizi inclusi in un progetto e il costo di ciascun servizio. In questo modo il tuo cliente avrà un resoconto più dettagliato dei tuoi prezzi.  

Un preventivo del progetto dovrebbe includere:

• Un'intestazione personalizzata con il nome del cliente o il nome del progetto

• Dettagli del pacchetto di servizi

• Ripartizione dei costi del pacchetto selezionato

• Componenti aggiuntivi offerti

• Fasi successive per il cliente

• FAQ

• Un'accettazione del preventivo

Ti consigliamo di includere una fase di accettazione nel tuo preventivo, in modo da avere una traccia dei servizi specifici e dei prezzi che hai concordato con i tuoi clienti in questa fase. Alcuni imprenditori combinano i dettagli della proposta e del preventivo in un unico documento, in modo che un cliente possa considerare insieme la sua proposta e la ripartizione dei prezzi.

Leggi la guida completa alla creazione di una stima dei costi di un progetto

Generare e gestire i contratti con i clienti

Di solito, il contratto è l'ultimo atto che dà il via a un progetto per un cliente. Nel contratto vengono definiti i dettagli dei tuoi servizi e i termini dell'accordo. Il contratto prevede un linguaggio giuridico sulla responsabilità e le linee guida per la risoluzione del contratto.

Ti consigliamo di rivolgerti a un professionista o a un servizio legale per avere una consulenza sulle caratteristiche che dovrebbe avere il tuo contratto. Alcune informazioni comunemente riportate nei contratti sono:

• Dettagli della tempistica e dei costi del progetto

• Termini dell'accordo, compresi i servizi promessi

• Pagamento, rimborso o termini di cancellazione

• L'accettazione del contratto

Dopo che avrai inviato un documento al tuo cliente, potrai seguirne lo stato. Entrambi riceverete notifiche via e-mail quando il documento viene inviato e accettato e potrete vedere il suo stato nella dashboard del progetto.

Scopri altri strumenti per la gestione dei clienti e dei servizi offerti

Vantaggi della gestione dei documenti dei clienti su Squarespace

Creare e gestire i contratti con i clienti nel tuo account Squarespace può aiutarti a centralizzare le attività amministrative in un'unica piattaforma e a mantenere i documenti in linea con il tuo branding aziendale. In questo modo potrai lavorare più velocemente e non dovrai passare da uno strumento all'altro o andare alla ricerca di documenti. 

I modelli di documenti per i clienti di Squarespace consentono di:

• Abbinare gli stili del tuo sito. Abbinare lo stile che hai già creato sul tuo sito web ti aiuta ad adottare rapidamente un aspetto professionale e coerente. 

• Personalizzare le tue comunicazioni. Quando invii un documento a un cliente, puoi personalizzarlo e inviare un'e-mail direttamente dal tuo account.

• Semplificare il tuo flusso di lavoro. Hai la possibilità di duplicare i documenti per una personalizzazione più rapida.

Dopo aver inviato un documento, puoi gestire il resto del progetto dalla tua dashboard. Considera la possibilità di inviare una fattura per incassare un acconto o un pagamento completo o di creare le prossime tappe del progetto per tenere sotto controllo le date importanti.

Nota: i documenti sono disponibili nei piani Business, Commerce Base e Commerce Avanzato.