Come creare una stima del progetto per un cliente

Ci sono molti fornitori di servizi in tutti i settori che lavorano a progetto con i clienti. Al di là delle strategie specifiche del progetto, i clienti vorranno sempre una stima dei costi del progetto prima di accettare ufficialmente di lavorare con te. 

Il preventivo di un progetto per un cliente è esattamente questo: una stima dei costi associati al tuo lavoro, inclusi materiali, tempo e altre risorse. Se si rispetta un budget specifico, in genere i clienti rimangono soddisfatti e sono propensi a tornare se hanno ancora bisogno di aiuto in futuro. Inoltre, un buon preventivo può diventare ripetibile, come un modello o una formula, e ti garantirà un profitto sul tuo lavoro. 

Continua a leggere per sapere cos'è il costo di un progetto per un cliente, come si differenzia da un budget tradizionale e per una guida dettagliata che ti aiuterà a generare una stima dei costi del tuo progetto. 

Che cos'è la stima dei costi di un progetto? 

Una stima dei costi di un progetto consiste in ciò che un'azienda fornisce ai potenziali clienti per riassumere ciò che consegnerà in un progetto, nonché il costo totale di tale lavoro. A seconda dei tuoi servizi, il preventivo potrebbe basarsi sulla durata del lavoro, sul tipo di pacchetto, sui materiali necessari o su altri fattori simili.

Il preventivo di un progetto deve essere un documento dettagliato che includa dettagli quali: 

• Manodopera o fornitori aggiuntivi

• Costi dei materiali

• Tasse o commissioni 

La stima del progetto è importante perché aiuta a definire le aspettative del cliente su ciò che consegnerai, quando e quanto costerà. Può essere un fattore determinante per l'assunzione e una risorsa importante che il cliente potrà inserire nel suo budget complessivo. 

Qual è la differenza tra stima del costo di un progetto e budget?

La differenza principale tra una stima del progetto e un budget consiste nel fatto che la prima è fissa e il secondo no. I budget sono cifre fisse approvate da tutti i soggetti coinvolti nell'accordo di progetto. Le stime dei progetti, invece, sono più flessibili e fungono da esercizio di previsione per il cliente. Possono essere modificati al rialzo o al ribasso e potrebbero non essere inclusi quando insorgono problemi come richieste progettuali fuori portata o un aumento dei prezzi dei materiali. 

Ad esempio, un fotografo di matrimoni potrebbe inviare un preventivo a un cliente. Dal momento in cui il fotografo e il cliente sottoscrivono un contratto, sono vincolati a un budget che può essere modificato solo in circostanze particolari, come ad esempio aggiunte dell'ultimo minuto al calendario delle riprese.

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Quali sono i tipi di stime dei costi di un progetto? 

Esistono tre diversi tipi di stime che puoi utilizzare con i tuoi clienti per definire la portata complessiva del lavoro da svolgere. Si tratta di una stima di massima, di una stima del budget e di una dichiarazione di lavoro.

1. Stima di massima

Questo tipo di stima si basa su un'ipotesi generale di costi. Un buon modello per una stima approssimativa è quello di utilizzare un progetto simile realizzato in passato come guida. Ad esempio, un graphic designer probabilmente ha un'idea di quanto tempo o sforzo richiederà un progetto di design di un sito web, quindi può applicare questa stima alla maggior parte delle sue richieste di design di siti web come punto di partenza. 

2. Stima del budget

Una stima del budget, detta anche stima parametrica, si basa su dati o informazioni relative al progetto stesso e consente di generarne una lettura più accurata insieme ai costi associati. Ad esempio, un interior designer potrebbe essere in grado di fare una stima del budget in base al numero di stanze, allo stile preferito e alla fascia di prezzo prevista per le opere d'arte e gli arredi dal suo cliente.

3. Dichiarazione di lavoro (SOW)

Il SOW è la stima più dettagliata del costo del progetto. Si tratta di ciò su cui il cliente baserà il suo budget e di solito deve essere firmato insieme a un contratto. I SOW riportano ciò che ci si aspetta che tu fornisca, quando e i costi associati. I SOW possono anche includere ulteriori voci di bilancio per le emergenze o per le attività fuori portata che si verificano nel corso del progetto. 

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Guida dettagliata al calcolo dei costi di un progetto 

La stima dei costi di un progetto dipende dal cliente, dal progetto e dalla tua attività specifica. Tuttavia, questi sette passaggi possono aiutarti a iniziare se non hai mai generato una stima del progetto per un cliente. 

1. Definire i ruoli e le responsabilità del team

Includi informazioni su chi sei, di cosa si occupa la tua azienda e chi fa parte del team per il progetto di un cliente. I clienti vogliono sapere quanto spenderanno, ma sarebbe utile anche presentarti, spiegare come lavori e qual è il tuo processo di gestione del progetto. Questo ti aiuterà a creare un rapporto di fiducia con il cliente a prescindere dalle cifre, il che ti aiuterà a ottenere il lavoro.  

2. Scrivere un riassunto del progetto 

In alcuni casi, i clienti forniscono una panoramica dettagliata del loro progetto e delle loro aspettative, mentre in altri casi si limitano a darne un'idea generale. È importante che tu capisca cosa dovrai fornire per soddisfare il cliente. Scrivi una sintesi del progetto che includa le esigenze del cliente, le caratteristiche essenziali per il successo e il modo in cui lo otterrai. 

Aggiungi una descrizione dettagliata di tutto ciò che accadrà nella tempistica del progetto (come le prime bozze, le revisioni e le scadenze finali), un elenco dei deliverable e qualsiasi informazione rilevante sul processo o sulla gestione del progetto. 

3. Scoprire il progetto

Procurati quante più informazioni possibili sul progetto da includere nel preventivo finale per il cliente. A tale scopo, puoi consultare i progetti passati per comprendere meglio le procedure e la gestione del tempo. Se lavori con clienti aziendali, potresti raccogliere informazioni sugli stakeholder e sui leader che in ultima istanza approveranno il completamento del progetto, sui deliverable necessari e sui tempi di lancio previsti. 

Quanto più conosci l'ambito del progetto stesso, tanto meglio sarà la tua stima dello stesso. 

4. Calcolare i costi per le attività e la manodopera

Di solito non tutti i progetti coinvolgono più di una persona. Se stai scrivendo un preventivo personale a titolo di illustratore freelance, ad esempio, tale preventivo sarà in gran parte un prezzo stimato del tuo tempo e delle tue risorse. Tuttavia, se gestisci una piccola agenzia con due o tre illustratori che lavorano tutti allo stesso progetto, dovrai includere informazioni sulla loro disponibilità e sul costo della loro partecipazione al progetto.

Si tratta di un approccio flessibile che dipende dalle risorse di cui hai bisogno per completare il progetto, ma non deve essere complicato. Elenca tutti i materiali che dovrai acquistare per completare il lavoro, le persone che parteciperanno, i loro compiti associati e il prezzo della manodopera del tuo team per dare ai clienti un'idea di cosa aspettarsi. 

Consulta la nostra guida per impostare le tue tariffe

5. Includere eventuali costi aggiuntivi

È importante inserire nel preventivo un po' di margine o di denaro per gli imprevisti. Una volta che il preventivo diventa un budget, è probabile che non ci sia margine di manovra se si verifica un'emergenza o se qualcosa costa più di quanto stimato del progetto. Aggiungi una certa percentuale (ad esempio 10-25%) come voce separata nella stima del progetto, in modo che il cliente possa inserirla nel suo budget con la certezza che, in un mondo perfetto, non dovrà utilizzarla. 

Specifica cosa potrebbe causare un aumento del budget, ad esempio ulteriori cicli di revisioni, richieste in ritardo o altre modifiche all'ambito dei tuoi servizi.

6. Calcolare il costo totale del progetto

Una volta che avrai descritto dettagliatamente il progetto, chi ci lavorerà, quanto costerà la manodopera e i materiali, e avrai indicato una cifra cuscinetto per i costi aggiuntivi o nascosti, potrai calcolarne il costo totale. Non dimenticare di aggiungere eventuali tasse o spese di pagamento aggiuntive che potresti dover addebitare. 

7. Generare la tempistica del progetto

Puoi scriverlo nel riepilogo o dedicargli una sezione a parte, ma è fondamentale che il tuo cliente sappia, dopo aver letto la stima dei costi di un progetto, quali saranno le tempistiche per completare il progetto. Inserisci quanti più dettagli possibili sulle fasi specifiche, su chi deve firmare per passare alla fase successiva e sulla data di consegna finale prevista del progetto.

Esempio di stima dei costi di un progetto 

Per questa stima dei costi di un progetto, torniamo all'esempio dell'illustratore. Un cliente chiede a un illustratore e designer di creare 12 immagini per l'intestazione del suo prossimo progetto, una serie di blog che verrà lanciata in primavera. Il cliente avrà bisogno anche di 12 immagini per il corpo del testo e di sei immagini corrispondenti per i social media e gli annunci a pagamento. 

Sintesi del progetto

Progetta e crea risorse visive statiche originali per una serie di blog che verrà lanciata in primavera 2025. Le risorse includono 12 banner di grandi dimensioni e/o immagini per l'intestazione, 12 immagini per il corpo del testo e sei risorse per i social media, compresi gli annunci a pagamento.  

Numero totale di risorse immagine necessarie per il progetto: 30

Costo 

Compenso per il designer: 75 € all'ora
Ore previste per tipo di risorsa: 

• Intestazione: 8 ore

• Corpo del testo: 5 ore 

• Social media/annuncio a pagamento: 2 ore

Ore totali per tutte le risorse: 180 ore 
Costo per i materiali: N/A
COSTO TOTALE DEL PROGETTO: 13.500 €

timeline 

Lancio del progetto nella primavera del 2025. Le risorse visive saranno finalizzate un mese prima del lancio. Le immagini per il progetto del blog dovrebbero essere completate entro 10 settimane, incluso il tempo riservato alla revisione delle risorse. Le risorse saranno consegnate settimanalmente ogni venerdì tenendo conto del tempo a disposizione per il feedback. I dettagli sul programma di feedback sono illustrati di seguito. 

Prodotti da consegnare

Totale immagini: 30 
Tipo di file: PNG

Dettagli amministrativi 

Nella tempistica del progetto è previsto del tempo aggiuntivo per tenere conto dei feedback e delle revisioni. I dettagli del feedback includono:

• Massimo due cicli di feedback. L'immagine sarà considerata definitiva dopo la seconda revisione.

• Le immagini vengono consegnate settimanalmente ogni venerdì con feedback richiesto il martedì successivo per essere implementate entro il giovedì.

• Una volta che le risorse sono state approvate dalle parti interessate, il designer invierà i file PNG finali. 

Richieste fuori ambito: in considerazione della natura di questo progetto, le richieste fuori ambito (comprese le immagini aggiuntive) devono essere presentate almeno due settimane prima della prima bozza prevista. Le richieste fuori ambito saranno decise caso per caso. 

Procedure ottimali per la creazione di una stima del progetto

La stima dei costi di un progetto diventerà la base di ogni progetto che un potenziale cliente ti sottoporrà. Sebbene sia importante seguire la nostra guida dettagliata per presentare un preventivo solido al tuo cliente, tieni conto di questi suggerimenti e trucchi per sfruttare al meglio il tuo preventivo e per farlo funzionare al meglio.  

• Fai domande. Assicurati di aver compreso gli obiettivi del progetto, le parti coinvolte e altri dettagli chiave prima di redigere il preventivo. Fare domande sul progetto dimostra il tuo interesse per il lavoro e per realizzarlo nel miglior modo possibile. 

• Informa in modo dettagliato.Essere dettagliati sul progetto, come fatturare, con chi parlare e come, e qualsiasi altro aspetto del progetto, dimostra al tuo cliente che hai intenzione di lavorare seriamente e aiuta entrambi a non sforare il budget. 

• Cerca di non dare per scontato nulla. Dare per scontato quello che pensi che un cliente voglia vedere o di cui ha bisogno non può funzionare a lungo termine. È meglio ottenere informazioni concrete sul progetto, sulle esigenze e sulle scadenze per perfezionare la relativa stima. 

• Prendi in considerazione l'integrazione di una gestione formale del cambiamento. È possibile inserire un processo formale di gestione delle modifiche nella proposta finale del progetto. In questo modo puoi gestire le richieste tardive o che esulano dall'ambito previsto, definendo i giorni di preavviso, il budget e altre linee guida per le modifiche inaspettate al progetto.