Come creare delle proposte di progetto per i clienti

La finalizzazione di un contratto con un grande cliente è uno degli obiettivi principali di un modello di business freelance. È il culmine di tutto il tuo duro lavoro, tempo e impegno nonché un'occasione per concentrarti su ciò che ti appassiona di più. 

Ma per aggiudicarti l'incarico, dovrai riuscire a comunicare efficacemente a un potenziale cliente perché sei la persona perfetta per quel lavoro e come intendi offrirgli il prodotto finale che gli hai illustrato. Le proposte di progetto ti aiutano a presentare ai futuri clienti una chiara tabella di marcia sul motivo esatto per cui i tuoi servizi possono aiutarli e su come intendi raggiungere questo obiettivo. 

Che cos'è una proposta di progetto?

Sebbene tu possa sapere con certezza di essere la scelta giusta per l'incarico, dovrai dimostrare ai potenziali clienti il perché. La tua proposta li aiuterà a farsi un'idea chiara di ciò che offrirai loro e di come intendi riuscirci, che si tratti di un servizio fotografico per un evento, di un progetto di interior design o di un piano di coaching. In un certo senso, si tratta di uno strumento che punta a far leva sull'aspetto emotivo di un potenziale cliente quanto di un documento commerciale.

Esistono alcune categorie di proposte di progetto.

• Sollecitate: si tratta di proposte che vengono inviate in risposta a una richiesta, o RFP, da parte di un'azienda o di un individuo che chiede delle offerte a dei professionisti qualificati. Questo tipo di proposta è competitivo e richiede una ricerca approfondita e una stesura persuasiva.

• Non sollecitate: queste proposte vengono inviate senza una richiesta di offerta. In questo caso, non sono in diretta concorrenza con altre organizzazioni, ma richiedono comunque una stesura persuasiva data la limitata conoscenza delle esigenze del potenziale cliente. 

• Informali: un potenziale cliente invia una richiesta informale di proposta, ad esempio attraverso un modulo di contatto. Queste proposte possono essere più interpretative a causa della loro natura informale e spesso familiare. 

• Di rinnovo: queste proposte vengono inviate a clienti esistenti nel tentativo di estendere i servizi che hanno sottoscritto con te. In questo caso, il focus consiste nell'enfatizzare i risultati passati e persuadere il cliente che è possibile generare altri risultati per il futuro.

• Di continuazione: vengono inviate a un cliente come promemoria dell'inizio del progetto. Si tratta generalmente di semplici aggiornamenti su un progetto concordato, piuttosto che di una presentazione persuasiva.

• Supplementari: servono a informare i committenti che il progetto è pronto a partire e a chiedere loro eventuali risorse necessarie. 

Ai fini di questo articolo, ci concentreremo sulla struttura di una proposta di progetto sollecitata. In questo contesto, possiamo immaginarla come una sintesi richiesta da un potenziale cliente, un individuo che cerca dei servizi simili ai tuoi o una grande azienda che chiede delle offerte per un grande progetto. 

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I componenti comuni di una proposta efficace 

Nel corso del tempo, riuscirai a identificare sempre più facilmente i dettagli da includere nelle tue proposte. Per iniziare, usa questo elenco di elementi chiave come lista di controllo per creare una proposta facile da ricordare, informativa e persuasiva per un potenziale cliente.

• Pagina di copertina: può trattarsi di una pagina intera o di una breve sezione di intestazione. Dovrebbe includere il nome del tuo marchio, il nome del cliente o del progetto, la data e i tuoi recapiti. Come le altre parti della tua proposta, il design dovrebbe allineato al tuo branding. 

• Panoramica: questa sezione segue la pagina di copertina iniziale e funge da riassunto del progetto e della sua portata. Puoi utilizzare un breve paragrafo, all'incirca da due a quattro frasi, dove dovrai identificare il problema del cliente e il piano che intendi adottare per risolverlo. 

• Informazioni su di te ed esperienza pertinente: metti in evidenza la tua attività e sottolinea le esperienze precedenti pertinenti. Spiega perché sei la persona giusta per l'attività proposta e inizia a costruire un senso di fiducia nei tuoi confronti. Puoi anche considerarla come un'opportunità per entrare in contatto con il tuo cliente a livello personale. 

• Obiettivi e approccio: puoi approfondire questi elementi più nel dettaglio rispetto alla panoramica iniziale, suddividendo il progetto più ampio in passaggi o fasi di più facile comprensione. Oppure usa questo spazio per riassumere il modo in cui lavori con i clienti e coinvolgerli nel tuo processo.

• Azioni e tempistiche: guida il cliente attraverso le varie fasi del processo e delinea tutti i risultati che intendi raggiungere. In genere bastano tre o cinque passaggi (ma è comunque un dato variabile) in cui indicherai le date specifiche per gli obiettivi chiave, così da dare al cliente un'idea indicativa del tempo necessario per ogni passaggio.

• Budget e risultati: puoi inserirli in una pagina separata o nei passaggi precedenti, a seconda del formato della proposta, del tipo di servizio, delle esigenze del cliente e di altri fattori. Delinea un budget stimato per il tuo progetto in cui sia riportato il costo di materiali, personale e strumenti. 

• Pagamento e termini: descrivi i metodi di pagamento accettati e i termini di servizio. Includi le scadenze di pagamento, le politiche di cancellazione o rimborso e altri dettagli che ti aiuteranno a definire le aspettative tra te e il tuo cliente.

• Passaggi successivi: puoi utilizzare una sezione conclusiva per rispondere alle domande più comuni e spiegare al cliente come procedere per avvalersi dei tuoi servizi. È una buona sezione in cui inserire nuovamente i recapiti a cui contattarti in caso di domande.

Procedure consigliate per le proposte di progetto

La funzione di una proposta per un cliente consiste nel creare un senso di connessione e fiducia in te e nel tuo lavoro al fine di ottenere un'opportunità di business. Dovrai apparire professionale, disponibile ed esperto in modo che i potenziali clienti non vedano l'ora di lavorare con te. Tenere a mente alcune procedure consigliate può esserti utile per elaborare una proposta ad alto impatto.

• Personalizzala: fai delle ricerche sul tuo cliente e ponigli delle domande, se necessario, per adattare la tua proposta al suo risultato ideale. Questo approccio è molto utile per entrare in contatto con il cliente e dimostrargli che comprendi le sue esigenze a un livello più profondo. 

• Usa le immagini: inserire delle foto dei lavori precedenti e delle simulazioni delle tue idee può aiutare il tuo cliente a farsi un'idea chiara dei risultati che potrai offrirgli e generare entusiasmo.

• Spiega nel dettaglio e in modo chiaro: meglio riuscirai a comunicare come si svolgerà il progetto, più facilmente il cliente si fiderà di te e di ciò che gli proponi.

• Anticipa le esigenze: cerca di affrontare preventivamente domande o dubbi. Le ricerche svolte in precedenza, insieme all'esperienza, possono aiutarti a identificare possibili risvolti.

• Includi le idee del cliente: se hai ricevuto i dettagli del progetto dal tuo cliente tramite il modulo di incarico o un incontro iniziale, evidenzia come hai incorporato le sue priorità e il suo punto di vista.

• Aspetti non negoziabili: identifica quali elementi di un progetto o di un accordo non sono negoziabili per te. Ad esempio, se hai la necessità di condividere pubblicamente le foto del tuo lavoro o non intendi negoziare la tua tariffa, stabiliscilo in anticipo. Mettere a fuoco gli aspetti imprescindibili potrà aiutarti a definire le aspettative e a comunicarle in modo professionale. 

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Modello di proposta di progetto

Utilizza il modello seguente per iniziare a costruire le tue proposte di progetto. Questo esempio riguarda la progettazione grafica, ma può essere facilmente modificato in base al tuo prodotto o servizio.

Pagina di copertina

[Nome del tuo marchio o della tua attività]
[Nome del progetto o del cliente]
[Data]
[I tuoi recapiti]

Panoramica

Forniremo a [nome dell'azienda del cliente] un innovativo kit di marketing. Il [marchio/obiettivo/prodotto] verrà promosso attraverso un'espansione della presenza sui social media.

Informazioni su di me e sulla mia esperienza

Sono un graphic designer e marketing strategist professionista e ho progettato materiali di marketing per centinaia di aziende. Alcuni progetti che rispecchiano meglio la mia visione per questo caso specifico includono:

[Presentare 2–4 progetti con link]

• La tua certificazione e formazione

• Esempi di progetti simili

• Testimonianze dei clienti

Sono inoltre disponibili alcune testimonianze di clienti recenti:
[Includere 2–3 testimonianze di clienti precedenti]

Obiettivi e approccio

Apporterò delle modifiche ai tuoi social media e alla tua presenza online per metterti in contatto con clienti vecchi e nuovi. Insieme ci occuperemo di:

• Definire un nuovo logo accattivante per la tua attività

• Rinnovare i tuoi account sui social media

• Creare contenuti regolari e programmi di pubblicazione per i canali social

Azioni e cronologia

Fase 1: progettazione iniziale

Una volta discussi gli aspetti estetici e la storia da comunicare, mi dedicherò alla prima bozza del tuo nuovo logo. Ti invierò la prima serie di immagini entro [specificare la data o l'intervallo di tempo].

Ti presenterò anche un piano di marketing per i tuoi canali di social media e un potenziale ciclo di pubblicazione dei contenuti.

Fase 2: prima revisione importante

Lavoreremo insieme per apportare tutte le modifiche necessarie al tuo sito in modo che corrispondano alla prospettiva desiderata. Ti invierò un documento da utilizzare per annotare eventuali modifiche da apportare alla prima bozza. Potrai inviare le tue modifiche entro [specificare la data o l'intervallo di tempo] e le completerò entro [specificare la data o l'intervallo di tempo].

Fase 3: seconda revisione minore

Lavoreremo insieme per adattare e personalizzare il tuo logo e il tuo piano per i social. Ti invierò un documento dove potrai annotare le modifiche entro [specificare la data o l'intervallo di tempo]. Implementerò il tuo feedback entro [specificare la data o l'intervallo di tempo]. 

Fase 4: piano di lancio 

È il momento di pianificare il lancio dell'attività di marketing e rebranding. Finalizzeremo il pagamento e l'intera proprietà verrà ceduta al momento della ricezione. 

Budget e risultati finali

Nel corso dell'intero processo, consegnerò quanto segue entro il termine concordato di sei mesi: 

• Nuovo logo: $X

• Verifica di social media marketing: $X

• Riprogettazione del marchio: $X

• Servizi SEO: $X

• [Risultato aggiuntivo se necessario]: $X

• Assistenza post-lancio: $X/ora

Pagamento e termini

Di seguito è riportata una descrizione dei miei termini.

• Struttura di pagamento: deposito anticipato del 50%. Pagamento finale dovuto [X giorni] prima del lancio. Pagamento tramite [il tuo strumento], assegno o bonifico bancario (nessun pagamento con carta di credito) [in base alle tue preferenze].

• Le risorse necessarie per la progettazione artistica e la creazione dei contenuti non sono incluse nei prezzi sopra indicati. Tali somme saranno a carico del cliente, che disporrà dei relativi diritti di utilizzo.

• Per eventuali lavori aggiuntivi nell'ambito del progetto, si applicherà una tariffa di $X all'ora (ad esempio, oltre il numero di revisioni descritte).

• Eventuali nuovi elementi non descritti in questa sede saranno oggetto di una nuova stima man mano che si presenteranno.

• In caso di annullamento del progetto dopo l'inizio dei lavori, il cliente sarà tenuto a versare il corrispettivo per il lavoro completato.

• Aspettative: il cliente riceverà una risposta entro [X] giorni lavorativi dall'invio dell'e-mail. L'implementazione è prevista entro [X] giorni lavorativi dalla conferma.   

• Recapiti telefonici: le chiamate e i messaggi di testo devono essere utilizzati solo per le emergenze. Poiché tali canali sono per uso personale e professionale, si prega di utilizzare la posta elettronica a meno che la situazione non richieda un'attenzione immediata.   

• Orari di apertura: gli orari di apertura sono dal lunedì al venerdì dalle 8:00 alle 6:00 EST e su appuntamento.

Passaggi successivi

Resto a completa disposizione per qualsiasi domanda riguardo a questa proposta. Puoi contattarmi via e-mail [specificare i dettagli]. Una volta approvata, si prega di firmare la proposta. Dopodiché, ti comunicherò i primi passi, che includono il versamento di un acconto e un modulo da compilare per la disponibilità, e per raccogliere informazioni sulle preferenze di carattere estetico. Non vedo l'ora di lavorare a questo progetto!

Preparati a scrivere una proposta efficace per i tuoi clienti