Come creare un budget per una piccola impresa

Un budget ben organizzato per la tua piccola impresa ti aiuta a capire meglio i costi e le spese e ti dà una mano a prevedere le entrate e i profitti della tua attività.

Mettere a fuoco il quadro finanziario della tua attività non deve essere difficile o opprimente. Di seguito, ti guideremo attraverso ciò che devi tenere in considerazione nel tuo budget, inclusi strumenti e componenti indispensabili, una guida passo passo su come crearne uno e suggerimenti per rimanere in pista. 

Che cos'è il budget di una piccola impresa? 

Un budget per le piccole imprese è un piano dettagliato che aiuta a monitorare e comprendere le finanze della tua azienda, incluso come e dove si spendono i soldi. 

Si tratta sia di un documento che illustra la situazione attuale dell'azienda sia di una previsione futura della sua salute finanziaria. Aggiornare regolarmente il budget con informazioni pertinenti può aiutare a capire quando e come si raggiungeranno gli obiettivi a lungo termine.

Alcuni componenti essenziali di un budget aziendale includono: 

• Stime dei ricavi: quanto prevedi di guadagnare.

• Costi fissi: possono includere il denaro stanziato per l'affitto (ad esempio, un negozio fisico), la manutenzione annuale o mensile del sito web o i materiali per i prodotti che vendi.

• Costi variabili: se hai dei dipendenti, i loro stipendi rientrano nei costi variabili.

• Flusso di cassa: tutti i flussi di denaro in entrata e in uscita dalla tua attività.

• Profitto: quanto intendi avere come avanzo dopo aver calcolato le entrate meno le spese.

Perché un budget è importante?

La definizione di un budget consente di avere una visione chiara del denaro che confluisce nell'azienda e di quello che ne esce sotto forma di spese. Esaminando costantemente il budget, si potranno prendere decisioni finanziarie più informate. Ad esempio, potresti notare cali di profitto in periodi specifici dell'anno. Puoi fare qualche modifica ridistribuendo il numero di dipendenti previsto o la quantità di scorte da tenere in magazzino in quel momento, per rimanere in linea con i tuoi obiettivi finanziari.

Metodi e strumenti comuni di budget

Esistono diversi metodi per la definizione del budget da considerare per la tua attività. La scelta dipende in gran parte da quale si sente più a proprio agio per te e dalle informazioni che devi vedere giorno per giorno. 

1. Budget flessibile

Un budget flessibile si adatta ai volumi di vendita o alle attività della tua azienda. Ad esempio, potresti dover pagare gli stipendi al personale part-time e destinare a tale scopo una parte del budget. Tuttavia, la tua attività potrebbe ottenere più vendite in determinati periodi, quindi dovrai assumere più personale per gestire il volume nei periodi di maggiore affluenza e ridurlo in quelli più lenti. Ciò significherebbe mantenere flessibile il budget del personale mensilmente o stagionalmente.

Un budget flessibile è il più adattabile dei metodi di budgeting e ti consentirà di rimanere più aperto se le tue entrate non sono coerenti o ci sono altre modifiche alle tue operazioni quotidiane.

2. Budgeting della proposta di valore

Un budget basato sul valore si concentra sul monitoraggio e sull'investimento nelle spese che contribuiscono al valore dell'azienda. Se vuoi dare a ogni spesa uno scopo strategico e massimizzare il valore che offri ai clienti, prova il budget delle proposte di valore. 

Per un budget della proposta di valore, l'obiettivo è concentrarsi sulle spese che contribuiscono realmente al valore offerto ai clienti, come ad esempio i materiali specifici che ti differenziano dalla concorrenza, ed eliminare i costi superflui. Ad esempio, una pasticceria potrebbe decidere di investire di più in ingredienti di alta qualità e nel personale, piuttosto che in confezioni con il proprio marchio. Questo perché i primi due elementi hanno un impatto maggiore sul valore percepito dai clienti.

3. Budgeting basato sulle attività

Un budget basato sulle attività analizza tutte le attività della tua azienda per prevederne i costi e raggiungere i tuoi obiettivi. Le attività specifiche dipendono dal tuo tipo di business e da ciò che vendi, ma in generale possono includere la gestione dei resi, la vendita dei prodotti e la loro creazione.

Questo metodo prende in considerazione ogni attività aziendale per capire dove vanno a finire i soldi e quali efficienze si possono trovare per ridurre i costi. Ad esempio, un consulente potrebbe notare che sta spendendo di più per le attività di marketing rispetto all'anno scorso e prendere in considerazione modi per ridurre la spesa.

Strumenti per i budget delle piccole imprese

Avrai bisogno di alcuni strumenti e software specifici per gestire il budget. Alcuni degli elementi essenziali includono:

• Software di contabilità: aiuta a tenere traccia di tutti i dettagli del budget in un unico posto

• Software di fatturazione: richiesta di pagamenti da clienti o fornitori

• Elaborazione dei pagamenti: elaborazione dei pagamenti da clienti o partner 

• Strumenti di analisi: analizzare il budget e il successo delle attività di marketing o vendita

6 passaggi per creare un budget aziendale

Di seguito vengono fornite alcune indicazioni generali su cosa includere nel budget della tua piccola impresa e su come questo potrà aiutarti a migliorare il tuo benessere finanziario complessivo. Prendi in considerazione gli obiettivi specifici, i prodotti o i servizi e le esigenze durante la creazione della versione.

1. Stabilisci gli obiettivi finanziari 

I tuoi obiettivi aziendali a breve e lungo termine si rifletteranno nel tuo budget. Gli obiettivi finanziari variano a seconda del titolare dell'azienda e delle sue esigenze, ma in genere gli obiettivi possono riguardare:

• Aumentare il margine di profitto 

• Crescere in un’azienda con sede fisica 

• Ridurre le spese specifiche 

Qualunque siano i tuoi obiettivi, tienili in un posto accessibile in modo che, quando crei il tuo budget e lo analizzi nel tempo, sarai in grado di vedere se sei ancora sulla buona strada. 

2. Separa le finanze aziendali da quelle personali  

Potresti trovare utile creare un account aziendale completamente separato e un sistema di monitoraggio per queste spese. Mantenere le finanze aziendali e personali indipendenti l'una dall'altra non solo rende più facile monitorare la salute finanziaria e la crescita dell'attività, ma semplifica anche le parti amministrative del budget. Ad esempio, ci sono alcune implicazioni fiscali, come le detrazioni, che sono applicabili solo alla tua attività. 

Questo contribuisce anche a evitare di confondere i budget o le spese personali con i risparmi o i costi aziendali. 

3. Identifica e totalizza tutti i flussi di ricavi

Inizia definendo da dove provengono le tue vendite su base mensile. Tieni in considerazione tutte le fonti di reddito della tua azienda per il mese in questione. 

I tuoi flussi di entrate possono includere: 

• Vendite online 

• Vendite in conto deposito (se vendi i tuoi prodotti tramite un altro rivenditore)

• Vendite in fiera o mercato

• Tariffe o consulenze basate su progetti

• Abbonamenti o iscrizioni

• Sponsorizzazioni o partnership

Una volta che hai tenuto conto di tutti i flussi di reddito, sommali per ottenere le tue entrate mensili. 

Guarda indietro da sei a 12 mesi per avere un quadro più completo delle tendenze per ogni flusso di entrate. Cerca le tendenze relative alle spese o ai momenti in cui le vendite di solito aumentano o rimangono stabili. Potrai vedere quali fonti di reddito sono coerenti e quali sono più variabili. 

4. Calcola i costi fissi 

Il tuo prossimo passo è calcolare le spese, che si suddividono in due tipologie di costi: fissi e variabili. Inizia identificando i costi fissi. 

I tuoi costi fissi sono spese ricorrenti. Questi possono essere qualsiasi cosa che deve essere pagata settimanalmente, mensilmente o annualmente. Alcuni dei tuoi costi fissi possono includere: 

• Affitto

• Costi di hosting del sito web o del nome di dominio

• Assicurazione

• Materiali e forniture per i tuoi prodotti

• Personale part-time o full-time

Anche consultare i dati storici può essere d'aiuto. Ricorda, però, che questi costi potrebbero variare nel tempo per diversi motivi, ad esempio a causa dell'inflazione, i dazi o l'aumento delle tasse.  

5. Calcola i costi variabili 

Avrai inevitabilmente spese che non sono così prevedibili come i tuoi costi fissi. Questi sono chiamati costi variabili, importi che variano di mese in mese, e possono includere spese discrezionali. Alcuni dei tuoi costi variabili possono includere: 

• Materiali speciali per prodotti a tiratura limitata

• Compensi pagati a consulenti o freelance 

• Spese di viaggio

• Costi di spedizione e consegna

Le spese discrezionali possono essere ridotte o eliminate dal budget, se necessario. Tendono a non essere essenziali per l'azienda. Ad esempio, l'hosting di un sito web per la tua attività è essenziale, ma un designer di siti web professionale potrebbe non esserlo.  

6. Crea un fondo di emergenza

Tutte le aziende avranno giorni buoni e giorni cattivi. È importante avere un fondo di emergenza per i giorni difficili. Considera di mettere da parte fino a sei mesi di spese nel tuo fondo di emergenza.

Un fondo di emergenza funge da rete di sicurezza per la tua azienda. Nel caso in cui non sia possibile pagare un costo specifico (ad esempio, salari o materiali per i tuoi prodotti) a causa di profitti inferiori o vendite inferiori a quelle previste, puoi attingere al fondo per assicurarti di pagare le spese in tempo e per intero. 

Puoi utilizzare questo fondo anche per spese impreviste, come ad esempio dazi doganali, o per opportunità commerciali e di marketing a tempo limitato. Puoi creare un bucket o un conto separato nel tuo business banking. In Squarespace Payments, puoi anche mettere da parte una parte dei tuoi guadagni nel tuo account per questo scopo e accedervi in pochi minuti con Versamenti immediati.

Assicurati di ricostituire il tuo fondo di emergenza se dovessi aver bisogno di utilizzarlo.  

Come rispettare il budget

Rimanere in linea con un budget aziendale può essere difficile. A volte ci sono costi e problemi imprevisti che devi affrontare per mantenere l'attività in funzione. 

Ma quando le cose vanno secondo i piani, ci sono alcuni modi per assicurarsi di rimanere ben entro il budget. 

• Torna ai tuoi obiettivi: probabilmente cambierai i tuoi obiettivi nel tempo man mano che cresci. Ma dare priorità ai tuoi obiettivi finanziari ti aiuterà a monitorare il budget in modo coerente.

• Monitora le spese: tieni traccia delle tue spese. Se hai dei dipendenti, ti stai chiedendo se stai mettendo al lavoro più persone del necessario? Puoi ridurre i costi dei materiali senza sacrificare la qualità del prodotto? Ci saranno sempre diversi modi per risparmiare e rispettare il budget, bisogna solo sapere dove trovare questi risparmi. 

• Osservare e aggiustare: il modo migliore per rimanere in linea con il budget è controllare costantemente i costi, le spese, i ricavi e i profitti. Fai attenzione ai trend e chiediti se ti stanno aiutando a raggiungere i tuoi obiettivi finanziari o se li stanno ostacolando. Poi, apporta le modifiche necessarie o insisti sulle procedure che funzionano.