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Dichiarazione dei redditi per le piccole imprese: prepararsi per gli adempimenti fiscali negli Stati Uniti

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Il periodo delle imposte può sembrare un momento scoraggiante per i proprietari di piccole imprese. Essendo io stesso proprietario di un'azienda, capisco quanto sia difficile gestire le operazioni, perseguire la crescita e garantire la conformità alle normative fiscali, il tutto contemporaneamente. Sono Shahar Plinner, CEO e cofondatore di Formations, una piattaforma di gestione finanziaria pensata per i liberi professionisti e i proprietari di piccole imprese.

La buona notizia consiste nel fatto che, con il giusto approccio, puoi rendere il lavoro di dichiarazione dei redditi meno stressante e addirittura trasformarlo in un'opportunità per comprendere meglio le tue finanze aziendali.

Ecco alcuni suggerimenti e considerazioni essenziali che ti aiuteranno a prepararti con sicurezza agli adempimenti fiscali negli Stati Uniti.

Nota: questo contenuto è stato creato in collaborazione con Formations. Offre una panoramica educativa sugli adempimenti fiscali negli Stati Uniti e non deve essere considerato come una consulenza finanziaria o legale. Ti consigliamo di rivolgerti a un professionista fiscale per avere una guida personalizzata.

Considerazioni chiave per la dichiarazione dei redditi per le piccole imprese

Conoscere alcuni dettagli importanti sulla tua attività e sulle tue finanze ti aiuterà a capire cosa ti viene richiesto e quando. Oltre a conoscere il tipo di attività e i requisiti per la compilazione della dichiarazione, assicurati di tenere traccia delle scadenze importanti, delle detrazioni e delle modifiche alla legge fiscale nella tua zona.

1. Informati sul tipo di attività e sui requisiti per la presentazione della dichiarazione

Il primo passo per una corretta compilazione della dichiarazione dei redditi è la comprensione della struttura della tua azienda e dei suoi obblighi fiscali. Se sei una ditta individuale, una S.r.l., una società di persone o una S-Corp, ogni tipo di entità/elezione fiscale ha requisiti e scadenze specifiche.

Imprese individuali e S.r.l. a socio unico

  • Chi: individui che hanno appena iniziato, che gestiscono attività a basso rischio o che cercano un onere amministrativo minimo

  • Requisiti per la presentazione: presentare l'Allegato C insieme alla dichiarazione dei redditi (Modulo 1040).

  • Considerazioni chiave: pagherai l'imposta sul lavoro autonomo (che copre la previdenza sociale e Medicare) su tutti i guadagni netti.

S.r.l. e società di persone con più soci

  • Chi: aziende con due o più proprietari che vogliono condividere profitti e responsabilità senza formare una società

  • Requisiti per la presentazione: presentare il Modulo 1065 (U.S. Return of Partnership Income), con il reddito netto trasferito ai soci tramite l'Allegato K-1.

  • Considerazioni chiave: ogni partner riporta la propria quota di reddito, deduzioni e crediti della società di persone sulla propria dichiarazione dei redditi.

S-Corporations (S-Corps)

  • Chi: professionisti autonomi a tempo pieno o proprietari di piccole imprese che cercano di ridurre le tasse sul lavoro autonomo, distribuire i profitti in modo strategico e operare con una struttura aziendale formale

  • Requisiti per la presentazione: presentare il Modulo 1120-S (U.S. Income Tax Return for an S Corporation). Distribuire i proventi e le perdite agli azionisti tramite l'Allegato K-1.

  • Considerazioni chiave: i proprietari devono riconoscersi un “salario ragionevole” (soggetto alle imposte sui salari) e possono percepire un reddito aggiuntivo sotto forma di distribuzioni, che non sono soggette all'imposta sul lavoro autonomo.

C-Corporations (C-Corps)

  • Chi: aziende più grandi o startup finanziate da venture capital che cercano di reinvestire i profitti o di sfruttare l'aliquota dell'imposta sulle società del 21%

  • Requisiti per la presentazione: presentare il Modulo 1120 (U.S. Corporation Income Tax Return).

  • Considerazioni chiave: a differenza delle S-Corp, le C-Corp devono affrontare una doppia imposizione, una volta a livello aziendale e di nuovo quando i profitti vengono distribuiti agli azionisti sotto forma di dividendi o salari.

Essere chiari sul proprio tipo di attività garantisce il rispetto delle scadenze corrette e l'utilizzo dei moduli appropriati.

2. Comprendere le tempistiche di pagamento

A differenza dei dipendenti tradizionali, a cui vengono trattenute le tasse dalla busta paga, i proprietari di piccole imprese sono spesso responsabili di pagamenti fiscali trimestrali stimati. Questi pagamenti coprono l'imposta sul reddito e l'imposta sul lavoro autonomo, che include i contributi alla previdenza sociale e a Medicare.

Scadenze trimestrali per il pagamento delle imposte

Segna sul calendario queste date importanti per i pagamenti trimestrali. Se la scadenza coincide con un fine settimana o un giorno festivo, avrai tempo fino al giorno lavorativo successivo.

  • 15 aprile

  • 15 giugno

  • 15 settembre

  • 15 gennaio (dell'anno successivo)

Suggerimento: per evitare sanzioni per pagamento insufficiente, cerca di pagare almeno il 90% del tuo debito fiscale previsto per l'anno o il 110% del debito fiscale dell'anno precedente.

Scadenze annuali per la dichiarazione dei redditi

Oltre ai pagamenti trimestrali, ecco le scadenze fiscali annuali critiche per i proprietari di piccole imprese:

  • 15 marzo: imposte sulle imprese per le entità pass-through come le S-Corps (Modulo 1120-S) e le partnership (Modulo 1065).

  • 15 aprile: imposte sul reddito per le persone fisiche (Modulo 1040), Allegato C per le imprese individuali e le S.r.l. unipersonali e Modulo 1120 per le C-Corp.

Scadenze delle proroghe 

La presentazione di una proroga può fornire un ulteriore margine di manovra per garantire l'accuratezza e raccogliere tutti i documenti necessari. Può anche facilitare il flusso di cassa e supportare la pianificazione della pensione: puoi versare i contributi per l'anno precedente con le entrate dell'anno in corso, il cui finanziamento può provenire dalle entrate generate nell'anno successivo.

  • Proroga per le imposte sulle imprese: estende la scadenza al 15 settembre per le S-Corps, le Partnerships e le C-Corps (Modulo 1120).

  • Proroga per le imposte personali: estende la scadenza al 15 ottobre per i singoli dichiaranti, inclusi i proprietari individuali e le S.r.l. unipersonali.

Tuttavia, a prescindere dalla proroga per la presentazione dei documenti, i pagamenti delle tasse devono essere effettuati entro le scadenze annuali previste.

3. Sfruttare le detrazioni

Le detrazioni fiscali sono uno dei vantaggi della gestione di un'impresa. Esse possono ridurre il tuo reddito imponibile, abbassando così il carico fiscale complessivo. Alcune deduzioni comuni sono:

  • Spese per l'home office: una parte dell'affitto, delle utenze o dei costi di manutenzione della casa se lavori da casa

  • Pranzi di lavoro: pasti con clienti o partner commerciali, con alcune restrizioni

  • Costi di avviamento: costi iniziali per avviare l'attività, fino a $5.000 nel primo anno

  • Servizi professionali: spese contabili, legali o di consulenza

  • Miglia aziendali: la tariffa chilometrica standard per l'uso aziendale del veicolo o per le spese effettive come benzina, assicurazione e manutenzione

  • Ammortamento bonus: ammortamento accelerato per i beni aziendali qualificati, come attrezzature o macchinari, che consente di dedurre una parte maggiore del costo nel primo anno di utilizzo

Conserva registri e ricevute dettagliati per convalidare le tue detrazioni in caso di controllo.

4. Informati sulle modifiche alla normativa fiscale

Le leggi fiscali evolvono continuamente e anche piccoli cambiamenti, come l'aggiornamento della tariffa chilometrica standard o le detrazioni per i pasti aziendali, possono avere un impatto sulle tue dichiarazioni. Tieni il passo controllando regolarmente fonti affidabili come il sito web dell'Internal Revenue Service degli Stati Uniti e collaborando con un professionista fiscale per assicurarti di sfruttare le ultime opportunità e di rimanere in regola.

Anche in questo caso può essere utile confrontarsi con altri proprietari di piccole imprese. La tua rete può supportarsi a vicenda con aggiornamenti o risorse consigliate.

Procedure ottimali per una preparazione fiscale senza intoppi

Mantenere l'organizzazione durante l'anno può ridurre il carico di lavoro necessario ogni volta che devi presentare i documenti fiscali. Prenditi un'ora a settimana alterna per occuparti di questi compiti fiscali e contabili. 

1. Organizza i tuoi documenti

Crea un sistema di archiviazione chiaro e organizzato per i documenti importanti. Può essere digitale o fisico, ma assicurati che i tuoi documenti siano completi, qualunque sia il sistema di archiviazione scelto.

  • Documenti relativi alle entrate: fatture, ricevute di vendita, contratti ed estratti conto bancari

  • Documenti di spesa: ricevute, assegni annullati, estratti conto delle carte di credito e registri dettagliati per le spese deducibili come il chilometraggio o i viaggi

  • Moduli fiscali: 1099 (per i redditi dai clienti), W-2 (se hai dipendenti) e K-1 (per le società di persone o le S-Corp)

  • Registri delle buste paga: se hai dipendenti o sei il proprietario di una S-Corp, includi i rapporti sulle buste paga, W-2 emessi ai dipendenti e il modulo 941 (dichiarazioni dei redditi trimestrali sui salari).

Prendi in considerazione l'utilizzo di un software di contabilità basato sul cloud per semplificare la gestione dei registri e assicurarti che tutto sia facilmente accessibile. In questo modo risparmierai tempo durante la preparazione delle tasse e sarai pronto in caso di controlli.

2. Traccia e categorizza le spese

Le spese non sono tutte uguali; classificarle correttamente è essenziale per richiedere le detrazioni. Le categorie più comuni sono: pubblicità, viaggi, forniture per ufficio e utenze. Se le categorie vengono gestite in modo coerente durante l'anno, si può risparmiare tempo durante la preparazione della dichiarazione dei redditi.

Assicurati di registrare accuratamente le spese nel corso dell'anno e di mantenere coerenti le categorie di detrazione.

3. Separa le finanze aziendali da quelle personali

Se utilizzi un conto personale per le transazioni commerciali, sarebbe opportuno aprire un conto bancario dedicato all'azienda. Questo facilita la tracciabilità delle spese e crea una chiara distinzione che semplifica la compilazione della dichiarazione dei redditi e riduce il rischio di errori o di potenziali controlli.

Dove cercare assistenza

La compilazione della dichiarazione dei redditi può sembrare scoraggiante, ma non è necessario affrontarla da soli. Infatti, in aggiunta alla collaborazione con un professionista del settore fiscale, potrebbero rivelarsi utili anche le risorse messe a disposizione dal tuo governo o da gruppi di piccole imprese. I suggerimenti che seguono si concentrano sulle risorse statunitensi, ma un supporto simile può essere disponibile anche in Italia.

1. Aiuto professionale

Un commercialista o un consulente fiscale possono fare molto di più che garantire la tua conformità. Possono anche scoprire opportunità di risparmio di cui potresti non essere a conoscenza e aiutarti a prendere decisioni strategiche per la tua azienda.

Noi di Formations siamo specializzati nel seguire i liberi professionisti per ottimizzare le loro imposte, snellire i processi finanziari e massimizzare i risparmi. Che si tratti di strutturare la tua attività come una S-Corp o di tenere sotto controllo i pagamenti trimestrali delle tasse, il nostro team di esperti finanziari può semplificare gli adempimenti fiscali e garantirti un'ottima gestione.

2. Servizio di assistenza al contribuente (TAS)

Il Servizio di assistenza al contribuente è una risorsa gratuita e indipendente all'interno dell'IRS che aiuta i contribuenti a districarsi tra le complesse questioni fiscali. Se stai affrontando problemi come ritardi nei rimborsi, problemi con gli audit o difficoltà a risolvere le controversie sui pagamenti, il servizio può esserti di aiuto.

Come accedere al Servizio di assistenza al contribuente:

  • Visita il sito web del Taxpayer Advocate Service per avere maggiori informazioni e individuare l'ufficio TAS più vicino.

  • Chiama il numero verde: 1-877-777-4778.

3. Amministrazione delle piccole imprese (SBA)

L'Amministrazione delle piccole imprese (SBA) è una risorsa fantastica per i liberi professionisti e i proprietari di piccole imprese, che offre un'ampia gamma di strumenti e supporto per la preparazione della dichiarazione dei redditi e la gestione generale dell'attività.

Risorse chiave dell'ASB:

  • Consulenza aziendale gratuita: attraverso la sua rete di Small Business Development Center (SBDC), mentori SCORE e Women's Business Center, puoi accedere a una consulenza personalizzata, tra cui l'orientamento fiscale.

  • Workshop e formazione: l'SBA ospita regolarmente webinar ed eventi locali su argomenti come la contabilità, le strategie fiscali e la pianificazione finanziaria.

  • Accesso al capitale: scopri le opzioni di finanziamento come i prestiti alle piccole imprese, che possono aiutare con il flusso di cassa durante la stagione fiscale.

Acquisire fiducia per i prossimi adempimenti fiscali

Il periodo della dichiarazione dei redditi non deve essere scoraggiante. Per la maggior parte delle famiglie, si tratta in media di mettere insieme da 10 per 12 documenti chiave: W-2, 1099, estratti conto ipotecari e ricevute di detrazioni. Anche con esigenze più complesse, come i rapporti K-1 o FBAR, un piano chiaro rende il processo sorprendentemente rapido.

Inizia ad elencare i documenti di cui hai bisogno, spuntali uno ad uno e condividili con il tuo commercialista. Non si tratta solo di rispettare una scadenza: è un'occasione per fare chiarezza sulle tue finanze e per prepararti a un successo a lungo termine. Fai in modo che questa stagione fiscale ti faccia sentire sicuro, organizzato e pronto a crescere.

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