Come avviare un'agenzia di viaggi

Se sei il tipo di viaggiatore che si concentra su ogni dettaglio di un viaggio, allora hai già la maggior parte di ciò che serve per avviare un'attività di viaggio. E mentre cerchi come avviare un'agenzia di viaggi, scoprirai che la barriera d'ingresso è piuttosto bassa. I costi di avvio delle agenzie di viaggio tendono a essere ragionevoli, non è necessario un titolo di studio e pochi stati richiedono di registrare la propria attività. Tutto ciò che serve per diventare un agente di viaggio indipendente è accettare il primo cliente.

Tuttavia, potresti essere confuso sul modo migliore di strutturare la tua attività. Inoltre, dovrai assicurarti di riscuotere le commissioni corrette sulle tue vendite. Non preoccuparti, questa guida ti spiega passo dopo passo come aprire un'agenzia di viaggi. 

Se sei un aspirante proprietario di agenzia di viaggi, un consulente di viaggio indipendente o un professionista del settore già affermato che desidera espandere la propria attività o formalizzare le operazioni, scoprirai aspetti come la comprensione del mercato, la scelta di una nicchia, la registrazione dell’attività e la creazione di un ottimo sito web.

Cos'è un'agenzia di viaggi?

Il concetto di agenzia di viaggi è cambiato parecchio negli ultimi decenni. Travelocity, la prima agenzia di viaggi online, ha aperto le attività nel 1996. Altre agenzie di viaggi online come Expedia e Priceline sono presto entrate nel mercato e il numero di agenzie di viaggi fisiche è diminuito del 61%, passando da 34.000 sedi a sole 13.000 sedi.

Ma le agenzie di viaggio indipendenti non sono mai scomparse del tutto. Molti viaggiatori preferiscono comunque lavorare con un esperto che possa offrire consigli sui voli migliori, suggerire diverse destinazioni e gestire eventuali problemi lungo il percorso. 

Le agenzie di viaggio di oggi non si limitano a sopravvivere. In effetti, per molti aspetti significativi, le agenzie di viaggio stanno tornando in auge.

Tipi di agenzie di viaggio

Le agenzie di viaggio di oggi si dividono in tre categorie:

• Agenzie tradizionali: sono le più vicine al concetto originale di agenzia di viaggi fisica, solitamente con sede in un negozio in un quartiere urbano o suburbano. Spesso operano come filiali in franchising di aziende ben conosciute, e sono negozi tuttofare che offrono una vasta gamma di servizi. 

• Consulenti di viaggio indipendenti: molte agenzie di viaggio moderne si sono ribattezzate come consulenti di viaggio indipendenti, concentrandosi sulla creazione di pacchetti personalizzati per i clienti. Piuttosto che aprire negozi fisici, spesso lavorano da casa per mantenere bassi i costi di gestione.

• Consulenti di viaggi di nicchia: la parola chiave qui è “nicchia”, che indica la specializzazione. Queste agenzie boutique si concentrano su un tipo di viaggio, come safari in Africa, escursioni nelle Ande o avventure subacquee nella Grande Barriera Corallina. Potrebbero anche pianificare tipi specifici di viaggi come matrimoni o riunioni di famiglia.

Tipologie di servizi

Quasi tutte le agenzie di viaggio offrono servizi di base come la pianificazione del viaggio, la prenotazione di trasporti e alloggi e l'accesso a pacchetti vacanza molto popolari. Ma molte agenzie, in particolare i consulenti di viaggio indipendenti e i consulenti di nicchia, offrono una gamma molto più ampia di opzioni.

• Progettazione dell'itinerario: molti agenti creano itinerari giornalieri dettagliati per i viaggiatori che non vogliono lasciare nulla al caso.

• Viaggi con più destinazioni o a lunga distanza: più un viaggio si complica, più i viaggiatori si affidano ad agenti di viaggio con una vasta esperienza.

• Gestione della logistica: quando i viaggiatori arrivano da più località, gli agenti possono coordinare gli arrivi e sincronizzare i trasporti locali.

• Accesso ai vantaggi: gli agenti di viaggio possono sbloccare vantaggi non disponibili online, come il miglioramento della camera, l'imbarco prioritario e le prenotazioni presso ristoranti rinomati.

• Risoluzione dei problemi durante il viaggio: le cose vanno storte anche nei viaggi meglio pianificati e molti agenti di viaggio offrono supporto 24/7 ai loro clienti.

Modelli di ricavi

Un tempo, gli agenti di viaggio venivano retribuiti dalle compagnie aeree, dagli hotel, dalle compagnie di crociera, dalle agenzie di viaggio e da altre società del settore. Ma i modelli di ricavi sono cambiati nel corso degli anni.

• Commissioni: la maggior parte del reddito di un agente di viaggio è ancora generato dalle commissioni. Le compagnie aeree hanno in gran parte eliminato le tariffe per le agenzie di viaggio, ma hotel e resort, agenzie turistiche e persino compagnie assicurative di viaggio pagano ancora commissioni.

• Spese di pianificazione: alcune agenzie di viaggio applicano delle commissioni di pianificazione per compensare il tempo dedicato alla ricerca e alla prenotazione di una vacanza. Queste commissioni vengono spesso pagate in anticipo e funzionano come un deposito.

• Pacchetti di servizi: sempre più agenzie di viaggio offrono diversi livelli di servizio. Questi vanno dai livelli base per prenotare un volo o un hotel a livelli premium per creare itinerari complessi o fornire servizi di concierge.

Comprendere il panorama delle agenzie di viaggio

Nonostante le molteplici sfide – la continua popolarità delle piattaforme di prenotazione online, l'aumento dei costi dei trasporti e una ripresa del mercato dei viaggi più lenta del previsto dopo la pandemia – le opportunità per gli agenti di viaggio sono aumentate negli ultimi anni. Infatti, LinkedIn ha recentemente classificato gli agenti di viaggio tra le 25 professioni in più rapida crescita nel paese. 

Molti esperti del settore ritengono che ciò sia dovuto al fatto che i viaggiatori di oggi sono stanchi di organizzare i propri viaggi. La quantità enorme di recensioni di clienti, testimonianze di influencer e classifiche dei "migliori" con cui si imbattono mentre cercano informazioni per un viaggio imminente rende più difficile, anziché più facile, prendere decisioni. I dati di Expedia mostrano che, in media, i viaggiatori consultano 141 pagine di contenuti relativi ai viaggi nei 45 giorni precedenti la prenotazione di un viaggio. Molti viaggiatori stanno ora cercando di affidare questo compito a terzi.

Desiderano inoltre ricevere assistenza quando si presenteranno gli inevitabili problemi. Se una guida turistica non si presenta o se un volo viene cancellato all'ultimo momento, vogliono qualcuno reperibile che possa risolvere il problema immediatamente. 

Per tutto questo, molti viaggiatori, soprattutto i più giovani, non sono più disposti a lasciare le cose a un algoritmo. Secondo il Los Angeles Times, i viaggiatori Millennial e della Generazione Z si rivolgono sempre più agli agenti di viaggio. Hanno iniziato a rendersi conto che se vogliono un'esperienza unica, un'avventura fuori dai sentieri battuti o semplicemente l'offerta migliore, hanno bisogno dell'aiuto di un professionista esperto. 

Un'industria in crescita

Secondo gli esperti, sembra esserci un ampio margine di crescita nel settore dei viaggi. Il Wall Street Journal ha riportato che il numero totale delle agenzie di viaggio è aumentato del 63% tra il 2024 e il 2025.

Gran parte di questa crescita sembra essere alimentata da agenzie di viaggio più piccole. Le persone con esperienza in amministrazione, vendite e servizio clienti sono quelle che più spesso fanno ricerche su come diventare un agente di viaggio. Dicono di essere attratti da questo settore perché offre maggiore flessibilità e opportunità di crescita. 

Come già accennato, la soglia di accesso non è mai stata così bassa. Di solito non è necessario recarsi in ufficio, il che rende questo settore perfetto per chi vuole o ha bisogno di lavorare da casa. 

Inoltre, il boom delle piattaforme di viaggio incentrate sulla tecnologia, come Fora Travel e Travel Planners International, è stato di grande aiuto per chi è nuovo nel settore, perché ha semplificato l'accesso agli strumenti necessari allo svolgimento del lavoro. Queste agenzie ospitanti offrono accesso a corsi di formazione e materiale promozionale. Cosa ancora più importante, consentono agli agenti che pagano una quota annuale di accedere alle proprie credenziali presso l'Associazione internazionale del trasporto aereo. Ciò consente agli agenti di riscuotere le commissioni.

Identifica il tuo segmento di mercato

Una delle prime cose che dovresti fare quando stai elaborando idee per un'attività di viaggio è decidere il mercato di nicchia. Potrebbe trattarsi di un tipo di viaggio, come riunioni di famiglia, viaggi d'avventura o matrimoni di destinazione. Quello che stai vendendo non è solo un viaggio, ma la tua competenza.

La tua nicchia potrebbe essere definita in questi modi:

Destinazione: potresti concentrarti su parchi nazionali, regioni vinicole o crociere fluviali. Limitando le offerte a una destinazione o a un gruppo di destinazioni specifico, stai enfatizzando l’esperienza specifica per quell’area o argomento. 

Stile di viaggio: pensa ai ritiri benessere, all'ecoturismo o ai viaggi d'avventura. Chi preferisce un certo tipo di viaggio è disposto a pagare un sovrapprezzo per un agente di viaggio in grado di consigliargli un viaggio indimenticabile.

Dati demografici: includono viaggiatori LGBTQ, gruppi composti solo da donne e viaggiatori solitari. Le agenzie di viaggio tradizionali non sempre hanno le conoscenze necessarie per prenotare viaggi mirati a gruppi specifici.

Gestire le basi del business

Quando inizi a elaborare il tuo business plan per l'agenzia di viaggi, dovrai tenere subito in considerazione alcuni aspetti. 

Creare un business plan

Se la stesura di un business plan ti sembra un compito arduo, non preoccuparti. La lunghezza non conta, purché ti dia un'idea chiara della direzione che vuoi far prendere alla tua agenzia di viaggi. Copri tutti gli aspetti: il tuo mercato di nicchia, i servizi che fornirai, il target di riferimento, il modello di prezzi, i costi previsti e come intendi trovare i primi clienti. 

I costi di avvio sono probabilmente minimi, il che fa parte del fascino di un'agenzia di viaggi. Se lavori da casa, potresti iniziare con l'attrezzatura che già possiedi. Alcuni dei costi più consistenti da non dimenticare sono i diritti di licenza, l’assicurazione di responsabilità e i costi associati alla costituzione. Assicurati di considerare le tariffe applicate da un'agenzia ospitante che fornisce le credenziali necessarie per ottenere le commissioni. 

Dopo aver calcolato tutte le spese, determina quanto devi guadagnare ogni mese per coprire i costi e pagarti uno stipendio. 

Scegliere una struttura aziendale

Esistono molti modi diversi per strutturare la tua agenzia di viaggi appena fondata: alcuni molto semplici, altri estremamente complessi, ma queste tre tipologie rappresentano quasi la totalità di quelle che vengono aperte ogni anno negli USA. (Nota, le categorie seguenti non si applicano ai venditori internazionali, che hanno esigenze aziendali proprie.)  

Impresa individuale

Non c'è da stupirsi che la forma giuridica più diffusa sia quella più semplice da costituire e da gestire. L'impresa individuale è quella che viene definita una "entità trasparente". Ciò significa che qualsiasi profitto o perdita viene "trasferito" a te e li dichiari nella tua dichiarazione dei redditi personale. 

Impresa collettiva

Quando entri in affari con un collega, stai formando quella che si chiama una società di persone. Una società di persone è leggermente più complicata di un'impresa individuale, poiché è necessario inviare un modulo con i dettagli dei suoi profitti e perdite all'IRS. Ma per molti altri aspetti la struttura è simile.

SRL

Quando la tua agenzia di viaggi è un po' più consolidata, valuta la possibilità di creare una società a responsabilità limitata. Questo tipo di struttura aziendale ibrida combina la tassazione per trasparenza semplificata di un’impresa individuale con la protezione del patrimonio personale offerta dall’incorporazione. 

Altre strutture aziendali

Con la crescita della tua attività di pianificazione di viaggi, il modo in cui inizialmente strutturavi le cose potrebbe non essere più adatto alle tue esigenze. Assicurati di esaminare i diversi tipi di strutture aziendali disponibili.

Registrazione del nome dell'azienda 

Scegliere il nome giusto per l'azienda è fondamentale quando si avvia un'agenzia di viaggi. Assicurati che sia breve, semplice e facile da ricordare. Se possibile, indica la nicchia di mercato a cui ti rivolgi.

Se operi con un nome diverso dal tuo, dovrai registrarti come DBA ("doing business as") nel tuo stato o contea. Se sei ancora in fase di ideazione per il nome giusto, il generatore di nomi aziendali gratuito basato sull'intelligenza artificiale di Squarespace rappresenta un ottimo punto di partenza.

Organizzare le licenze e i permessi

La buona notizia è che il governo federale non rilascia licenze per agenzie di viaggio. Solo cinque stati (California, Florida, Hawaii, Washington e Iowa) hanno leggi che richiedono la registrazione come “venditore di viaggi” presso un'agenzia statale. Ciascuno ha requisiti diversi, quindi fai le tue ricerche.

Se ti unisci a un'agenzia ospitante come Fora Travel, di solito si occupa della registrazione SOT e delle eventuali spese associate. Di nuovo, fai ricerche in anticipo.

Imposta i prezzi

Per i nuovi arrivati nel settore dei consulenti di viaggio, le commissioni costituiranno la maggior parte del loro reddito. Come regola generale, gli agenti guadagnano dal 10% al 15% del costo totale per la maggior parte delle camere d'albergo e dei tour. I tour specializzati e gli hotel di lusso possono pagare 20% o più.

Le commissioni sono più alte su prodotti come le assicurazioni di viaggio. Spesso possono arrivare fino al 25% o al 30%. 

Più della metà di tutte le agenzie di viaggio ora addebita anche commissioni di pianificazione. Questi onorari, solitamente pagati all'inizio del processo di pianificazione, compensano gli agenti per il loro tempo e la loro esperienza. Possono essere tariffe fisse basate sul tipo di viaggio, oppure tariffe a scaglioni che includono più servizi a livelli superiori. 

Non è mai troppo presto per iniziare a pensare a come gestire il denaro. Squarespace Payments ti consente di accettare pagamenti con carte di credito, tenere traccia delle transazioni, emettere rimborsi e gestire i versamenti, tutto in un unico posto. Per i clienti che non acquistano direttamente tramite il tuo sito web, i link di pagamento ti consentono di inviare un link per il pagamento via e-mail o SMS, così possono pagarti online.

Costruire il proprio marchio e la propria presenza online

Creare una forte identità visiva

Il tuo brand è la tua prima impressione. Un'identità visiva raffinata e coerente segnala ai potenziali clienti che dovrebbero prendere in considerazione la tua azienda per aiutarli con le loro esigenze di viaggio. Scegli una palette di colori e una tipografia che comunichi la tua nicchia di mercato. Ad esempio, le sfumature di verde potrebbero riflettere il tuo approccio ecologico ai viaggi.

Non dimenticare di creare un logo che possa essere utilizzato su tutte le piattaforme. Il creatore di loghi gratuito di Squarespace ti aiuta a creare un logo nitido e professionale, anche se non hai alcuna esperienza nel design. Puoi scaricarlo in formati che funzionano sul tuo sito web, profili social e materiali stampati.

Crea il tuo sito web

Il tuo sito web è spesso il primo luogo in cui i clienti incontrano la tua attività. Deve essere chiaro, professionale e di facile consultazione, soprattutto su smartphone, dato che molte persone ti cercheranno tramite dispositivo mobile. Blueprint AI può generare layout di siti web su misura per il tuo tipo di attività, offrendoti una solida base su cui costruire. 

Il primo passaggio da compiere è registrare il tuo dominio web. Puoi utilizzare il generatore di nomi di dominio gratuito di Squarespace per scoprire le opzioni adatte al nome della tua attività. A questo punto, assicurati che il tuo sito web abbia tutte le funzionalità necessarie per interagire con i clienti. 

Considera l'utilizzo di Acuity Scheduling per automatizzare gli appuntamenti con i clienti e inviare loro utili promemoria. Per i termini di cancellazione, il generatore gratuito di politiche di cancellazione di Squarespace aiuta a ridurre le conversazioni spiacevoli quando un cliente ha bisogno di cambiare i propri piani.

Una volta che hai il tuo sito web, creare contenuti non deve essere per forza noioso. Gli strumenti di scrittura basati sull'intelligenza artificiale ti aiutano a redigere bozze di descrizioni dei servizi e pagine Chi siamo che potrai poi adattare al tuo stile personale.

Creare un'esperienza cliente forte

Semplifica le prenotazioni online

La chiave per vendere con successo i propri servizi è rendere il più semplice possibile per i clienti compiere il passo successivo. Uno strumento di programmazione come Acuity Scheduling, che si integra direttamente con Squarespace, consente loro di controllare la tua disponibilità e di prenotare una consulenza con te quando preferiscono. 

Raggiungi il tuo target di riferimento

Non tutti i visitatori del tuo sito web sono pronti a prenotare il viaggio dei loro sogni. Creare una newsletter via e-mail ti dà l'opportunità di restare in contatto con clienti passati e di cercarne di nuovi. Mantieni la tua agenzia di viaggi al centro dell'attenzione pubblicando articoli su destinazioni irresistibili, consigli di viaggio che possano interessare il tuo pubblico e i punti salienti dei viaggi dei tuoi clienti più recenti. 

Premia la fedeltà

I viaggiatori entusiasti del loro ultimo viaggio sono la tua migliore fonte di referral. Un semplice biglietto di ringraziamento, un'e-mail per dare seguito al servizio o un incentivo per chi porta nuovi clienti possono aiutarti a trasformare un cliente occasionale in qualcuno che torna da te sempre più spesso. Considera di offrire uno sconto fedeltà ai clienti abituali.

Metti tutto insieme

Costruire un'agenzia di viaggi significa essere sempre in evoluzione. Continua a guardare al futuro, concentrandoti sulla sostenibilità a lungo termine e sulle strategie innovative per far crescere la tua attività. Con una nicchia chiaramente definita, una presenza online professionale e contenuti con una voce autentica, sei sulla buona strada per costruire un'agenzia di viaggi che sia gratificante da gestire e apprezzata dai tuoi clienti.